導入提案の答えはNO／ベニヤ様

2021.04.13

スタイリッシュで快適な生活を提案するオンラインショップ「plywood（プライウッド）」を運営する株式会社ベニヤ様。2005年創業、楽天市場、PayPayモール、Wowmaなど多モールで数々の受賞をされている人気ショップ。そんなオンラインショップの現場で、どのようにアシロボを活用されているのか、管理部部の前畑様にお話を伺いました。【2018年8月導入】

導入提案の答えはNO

もともとPRAの存在は知っていましたが、基本的に人が運用をしていく事が当たり前で、当時は導入する発想すらなく、今後もそうだと思っていました。

以前から知り合いだったアシロボの営業担当さんから、「アシロボ」をリリースしたと聞いた事がきっかけで、改めて興味を持ちました。当初はβ版だったこともあり、なかなか実態が見えず、想像が付かなかったのですが、無料体験版で徐々に稼働イメージが湧きました。営業担当さんが、通販事業のフローや業務内容に精通されている方なので、実際にどのようなシーンや業務で活用できるのか、実務レベルで色々とアイデアをいただき、これなら使ってみたい！と、この時点で既に導入したいと感じていました。

しかし、弊社のネット通販サービスでは「人のぬくもり」を大切にしており、業務の一部をシステム化することで温かみが無くなるのでは、、、といった懸念の声が上がりました。また、RPA導入によって、いま人がやっている作業を奪ってしまうのではとの見方もありました。正直、導入までにはかなり難航しました。当時、アシロボは導入事例も少なく、社内説得に時間を要しましたが、実際にシナリオ（動作指示書）を動かしていくと同時に、懸念の声と一つ一つ向き合い社内説得を続けました。

例えば、アシロボは人の作業を奪うのではなく、業務効率化が進むことで、空いた時間を有効活用し、新しいことを生み出せる事。また神経を使うルーティンワークや、人的ミスを軽減する事も説得材料として大きかったです。最終的には、オンラインショップを熟知している営業担当さんがいる安心感が大きく、「やってみるか！」と無事決裁がおりました。今後、導入される企業は、今や事例や稼働イメージも沢山あるので、もっとスムーズに決裁までいきそうですね。

オンラインショップの要、365日稼働の受注取込み

現在、日々稼働しているシナリオは約6本。基本的に、早朝、日中、深夜と一日中稼働し続けています。主に楽天市場やPayPayモールなど、多モールの受注取込みスケジュールを組み、休日も含め365日稼働しています。

具体的には、社内の基幹システム（通販する蔵）と、ショッピングモールの管理画面を直接操作し、受注管理、在庫管理、発注管理でスケジュールを組んでいます。また、細かなExcel作業やイレギュラーな受注取込みの入力作業も行っています。今まで、イレギュラーな注文は、朝出社後に1件ずつ取込み入力をしていましたが、その作業だけで2〜3時間はかかっていました。ここをアシロボ運用に切り替えられた事は、スタッフ負担を大きく改善できた一例だと思います。

休日・夜間労働をRPA化

早朝にアシロボが受注データの取込みを済ませてくれる事で、スタッフの出勤後すぐに作業が出来るようになりました。またオンラインショップ運営で、どうしても発生する休日・深夜作業をアシロボが担うことで、時間外労働を軽減できた点も大きな成果です。日中も、決まった時間に行うルーティンワークをアシロボが肩代わりし、判断が必要な時点で人の判断を待ち、確認したらまた動き出す、人とRPAのハイブリッドで稼働させています。実際、アシロボはほぼ休まず状態です。人だったら「無茶な働き方させないで下さい」と不満に繋がるところ、文句も言わず頑張ってくれています（笑）

アシロボからSkypeで「今日も暑いですね～」？！
シナリオ作成は、今のところ私が一人で行っています。意識している事は、ガチガチに作らず“遊び”を設けること。楽しくないと、味気のないアシロボになってしまうので、ここは大切にしています。

例えば、アシロボにスカイプのアカウントを持たせ、メッセージを送らせています。内容は、受注取込みや在庫更新など、ルーティン業務の報告関連なのですが、そこに人気（ひとけ）をプラスしています。「今日も暑いですね〜。在庫更新しました！」といった感じです。

決まりきったテンプレートでの報告だと受け手側も飽き、関心も薄れるので、定期的にメッセージの内容を変えています。「アシロボ君がこんなこと言い始めた！」と、スタッフに変化を楽しんで貰えたらと思って。ささやかな事ですが、ちょっとハッピーで楽しい部分がないといけないと思うので、ここは続けていきたいです。

システム知識はゼロでも感覚でOK。

元々、私自身にシステムの知識はほぼありませんでした。アシロボは、感覚で作れる部分が大きいので、知識がなくても作りやすいですね。また、実際に作ってみると、想定外の方へいったり、作業が止まったりと思うように動かない事も。そんな失敗の積み重ねがある事で、上手く稼働した時には、ちょっと飛び跳ねて喜んだり、試行錯誤の過程も楽しんでいます。私のシナリオ作成方法は、まずは自分自身が普段している業務手順そのままに、感覚でシナリオを書き稼働させることが多く、そこから無駄なフローや追加作業を微調整しています。将来的には、他スタッフにも携わってもらい、広い視野でアウトプットできればと思っています。

コストパフォーマンスは非常に高いです。

基本的に、一日の稼働は述べ6時間程度。これだけで最低限アルバイトさん一人分くらいの稼働をしています。他にも、作業に追われる圧迫感からの開放や、ミスに対するプレッシャーが和らぐといった心理面での負担軽減も大きいです。また、入力間違いや受注取込み漏れなど、ヒューマンエラーに対するリスクヘッジの役割もありますので、コストパフォーマンスとしては非常に高いです。（笑）今後もできるだけスタッフの手を空け、その分、他の業務に費やせるようにしていきたいと思います。

スタッフの負担軽減のために働いてもらいます。

「ここに時間がかかっているな」「これを出勤前に終えられていたらいいな」と、対象業務はまだまだあります。特に弊社は社内完結より、お客様やメーカーなど外へ発信する事が多く、事前にアシロボがお膳立てしてくれていると、スタッフ出勤後にすぐに仕事に取りかかれるので、今後も自分が熟知している業務をどんどんRPA化する予定です。

オンラインショップ運営の業務では、どうしても夜間作業が発生する為、人の負担を増やすのではなく、アシロボだけに負担してもらう、そんな時間外労働部分での稼働も増やしたいと思っています。実際、どんなにハードワークでも、付いてきてくれる唯一のスタッフなので、今後も切磋琢磨し、新たなシナリオに反映させていきたいと思っています。切磋琢磨と言っても、相手が人じゃなくRPAというのが今の時代っぽいですが、それだけに、今ではアシロボは良きパートナーでもあり、自分自身でもあるので、自己鍛錬でありながら、互いに成長していければと妙な感覚です。

もはや、無くてはならない存在に

導入企業インタビュー】ベニヤ様1秒くらいの休みしかない程、ぎっちぎちにフル稼働させてみたいです。「頑張っている君の姿が美しい！」と思うくらいに。もうアシロボを愛し始めている感覚ですね。（笑）アシロボと出会わなければ、RPAをやる気も無かったのに、今となっては、使えなくなった時に大変さを実感しそうな程、精神的、肉体的にも、かなり負担軽減してもらい助かっているので、もはや、無くてはならない存在です。

アルバイトを増やす感覚

コロナ禍では、既にアシロボの稼働が日常化していたので、特に新たに対応した事はありませんでした。それだけ浸透しています。逆に考えると、もしリモートワークになった時にアシロボがいなかったら大変でしたね。

リモートワークに移行した頃に、遠隔で新たに携帯からの受注取込みシナリオを作成しました。そのシナリオが無ければ、一人が2〜3時間費やす作業だったので、アルバイトを増やす感覚で作業キャパシティを増やせる感覚です。もしかすると、リモートワークや急遽対応しなければいけない時に、一番効果を発揮できるのかも知れません。シナリオ作成は、瞬時にはできませんが、1日あれば十分アシロボへ移行できるので、自分の仕事を取られるといった当初の懸念もなく、自分の力を高め、サポートしてくれる存在なので、上手く使いこなす事が重要ですね。

導入を検討される企業へのメッセージ

「やらないって事はないだろう！！」それくらい毛嫌いせずにやった方が良いと思います。とっつき辛いと思わず、まずはやってみると案外やれるものです。躊躇せずに、お値段もバリューな感じなので、ぜひ、お試し感覚で始めると、ずっと一生そばにいるかも知れませんよ。

本当に、操作性がよく効果は絶大。アシロボは常にシステム改善、バージョンアップするので、時代に取り残される事もなく、常に付いて来てくれる感じです。そろそろDX化で遅れを取らないようにといった感覚もあると思うので、少しでも人とRPAの労働ハイブリッド化が進められるように、絶対にやっておいて損はないと思います。

本日は、ありがとうございました。非常に愛の溢れるコメントにうれしくなりました。今後も、どんなハードワークであっても黙々と頑張るアシロボとして、お役に立てれば幸いです。

インタビューご協力企業：株式会社ベニヤ様（東京都千代田区神田小川町2-12-14 　晴花ビル5F）