面倒なことはアシロボで解決！諦めずにやってみることが大事／ジェイアール東海ホテルズ様

2022.07.20

名古屋、高山、豊橋、静岡、新横浜に、「名古屋マリオットアソシアホテル」など6つのホテルを展開する株式会社ジェイアール東海ホテルズ様。JR東海の沿線開発の一翼を担うホテルビジネスで、アシロボはどのようにして活用されているのでしょうか。今回は、企画部経営企画Ｇの沖村様と経理部の太田様にお話を伺いました。【2021年4月導入】

導入のきっかけは2020年の展示会

アシロボを知ったのは2020年秋の展示会です。RPAの導入を検討していて、他社製品も色々見ていました。他のRPAはプログラミング用語が多く、デジタルリテラシーのレベルが高くなければ使えそうにありませんでした。アシロボは、操作性が簡便で私たちのレベルに合っており、直感的に現場で使ってみたいと思いました。他社と比較して価格がダントツで安かったのも、導入を決めた大きな要因です。

展示会のあとに、東京で開催されたハンズオンに参加しアシロボは自分たちのコンピュータースキルでも使えると確信できました。現在は6つのホテルの宿泊部門を中心に運用しています。

毎日の業務が圧縮されて労働生産性が向上

アシロボを導入する際に、まずは業務の洗い出しを実施。「めんどくさい」や「毎日やっている」をキーワードにして、社内で業務内容をヒアリングしました。すると、複数の人が同じような業務をしていることが分かりました。アシロボを導入することをきっかけに、業務のダブりを改善できるという副次的効果もありました。

経理部門では、色々なシステムから帳票を出力して、必要な形に加工、保存してメールを送信するといった定型的な業務が多くあります。現在はアシロボを使って、この業務を自動化。売上の実績や過去のデータをExcelに出力して、必要な人が見たい時にすぐに見られるようにしています。

アシロボが稼働しているのは、主に就業前、昼休み、就業後です。日中は新しいシナリオをつくったり、メンテナンスしたりしています。これまで朝出勤してすぐにしないといけなかった作業が、出勤した時には終わっている状態です。毎日の業務が圧縮されて、労働生産性が向上したと感じています。

常時200くらいのシナリオが動いている

帳票の出力は人の判断が必要なく、毎日行っている作業です。基本的にコンピュータを使っている作業は、アシロボでできるという前提で進めていきました。1日15分かかっていた作業であれば、20日間の稼働で300分＝5時間の削減になります。
宿泊部門は出力が必要な帳票が非常に多いのため。帳票の出力は全てアシロボで行います。現在は、前日の売上状況や、日中に出したい情報など、6つのホテルで合計200くらいのシナリオを動かしています。

まずは経営企画グループで1つ1つシナリオを作って、パソコン固有の設定を各地のホテルで直していきました。パソコンがすべて同じ設定ではないので、微調整をしながら、現地のスタッフにもメンテナンスをしてもらえるよう研修を行いました。

社員と会社が幸せになれる働き方を目指す

宿泊部門では、これまで宿泊客の到着リストやVIPリスト、未精算リストなどを、人が出力して加工していました。アシロボを使うと、帳票の出力は自動化できるので、人は帳票をチェックして判断するだけでよくなります。

また毎朝10分かかっていたメールの配信業務も、アシロボで対応可能です。この10分を使って、別の仕事ができるので、さらに労働生産性が向上します。

当社はRPAを含めたDXで、労働生産性を上げて、社員や会社が幸せになれる働き方を目指そうとしており、このような新しい技術の導入が離職率を低下させて、働きたい会社になることに繋がると考えています。社内で進めている改革は、RPAを含め、取り組んだ結果を全社員に見せる機会を作っています。

パソコンのスキルよりも「仕事を変えたい」気持ちが大切

現在、6つのホテルで比較的パソコンスキルが高いスタッフがアシロボを担当しています。大切なのはスキルよりも「仕事のやり方を変えたい気持ちがあるかどうか」ですね。

他のツールを導入する時も同じですが、何かを言われてからやっている人は、作業になりがちですが、「自分でシナリオを数多く作ってみて、アシロボが常に正しく稼働しているか確認できます。」自分の仕事に問題意識を持っている人、言われたことを「自分事」としてやろうとしている人が、アシロボの担当者には向いていると思います。

確かにパソコンスキルやデジタルリテラシーが高い人の方が、RPAの機能を使いこなせるかもしれません。しかし、それよりもRPAを使って「自分の仕事を良くしたい」という気持ちを持っていることの方が大事ですね。

諦めずにやってみることが大事

アシロボ導入当初は、エラーの原因がよくわかりませんでした。エラーを防ぐためにはどうしたらよいのか、都度テクニカルサポートに確認していました。エラーを直していく経験を通じて、今では「このエラーの場合は、この方法を試す」ということが分かるようになりました。

私たちが使っている業務システムのアプリケーションは、ホテル専用のものが多く、通常のショートカットキーで動かせないものも多々あります。アシロボのシナリオを作る時は、座標を使ったり、画像にしてみたり、また座標に戻してみたりと、試行錯誤を繰り返していました。1回動いたらOKではなくて、何回も動かしてみることが大事です。

シナリオ作成は、一度動かなかったらダメと判断するのではなく、人間がサポートすれば良いと考えて作っていきました。アシロボを導入するときに、100%自動で動くと思っていたら、社内での導入はなかなか進まなかったと思います。半自動化という考え方で、諦めずにやってみることが一番大事ですね。

社内での評判は？

アシロボを導入した際、社員にお披露目する機会がありました。10分のメール作業をアシロボがやってくれると伝えた時は「本当にそんなことができるの？」と半信半疑の状態でした。実際にアシロボでメールを打つところを動画で公開。人がマウスもキーボードも触っていないところを見た社員からは「おお～！」という感動の声があがっていました。

最近では、経理・宿泊部門以外でもアシロボを使ってみたいという声があります。婚礼部門でも、紙やパソコンでの業務が多いので、導入に前向きです。シナリオを作成して、動かすのにも時間がかかりますので、今後ライセンスを増やすかどうかの判断をしていきたいと思います。

経理部門では、お客様の精算に関わる業務について、これまでアシロボが入力して人間が内容をチェックしていたのですが、今後はチェック作業をアシロボでやってみるという方法にもトライしてみたいです。

これから導入を検討する企業へのメッセージ

いま業務で抱えている「面倒なこと」は大体アシロボを使えば解決できると思います。できないと思わず、諦めずにできると信じてやることが大切です。

RPAは提供企業によっては導入費用が高額であったりRPAを使う業務をあらかじめ決めておかなければいけない場合も多く、まずは業務を洗い出して、整理するところから始まるため、なかなか大変です。一方、アシロボは比較的安価なので、まずは導入してみてから1歩ずつ進めることができます。

RPAを導入すると「使いこなさないといけない」と使命感を感じるかもしれませんが、難しく考えすぎると、逆にうまくいかないこともありますので「とりあえずやってみようかな」と思うことが大切です。もしダメでも後退するわけではありません。アシロボであれば気軽に始められます。気合を入れすぎずに、気軽にやってみてはいかがでしょうか。

本日は、ありがとうございました。諦めずにやってみる。どんなお仕事にも通じる大事な考え方だなと感じました。今後も、別の部門でもアシロボが益々お役にたてるよう引き続きサポートさせていただきます。