アシロボは業務を見直すための相棒！自分自身と向き合うツール／メディカルインフォマティクス様

2023.05.10

「医療経営に創造的イノベーションを生み出す」を合言葉に、在宅医療用クラウド型電子カルテやクラウド型訪問看護記録システムなどを手がけるメディカルインフォマティクス株式会社様。医療現場のDX推進を支える同社の「相棒」としてアシロボは活躍しています。今回はデジタル事業グループの髙山様、内山様、前田様の3名にお話を伺いました。【2021年4月導入】

3～4時間かかるルーチン業務の心理的負担が軽減

私たちが所属するデジタル事業グループは在宅医療用の電子カルテ『homis』を医療機関に対して提供しており、クリニックに対する導入提案、操作説明、PCのセットアップなどの業務を行っています。

弊社では電子カルテ内のデータを決まったフォーマットの書類を下書き作成したい、データの移行作業や社内のルーチン業務を自動化したいといった課題を抱えていました。中でも毎月ルーチンで発生する経理データの取得は3～4時間かかる上に、月1回の作業のため「どうやって操作していたっけ？」と思い出しながら作業をするため、心理的負担が大きかったんです。

アシロボを導入してからは、作業が約3分に短縮できました。導入当初は1つ1つの作業を確認していましたが、ミスがないので今ではアシロボにお任せしています。作業者の心理的負担が楽になったのが大きいですね。

誰でもわかりやすいUIが導入の決め手

アシロボは直感的に操作ができ「かゆいところに手が届く」と思って、トライアルをしたくなりました。ただ、導入にあたってはアシロボを含めていくつかのRPAを比較しています。それぞれのRPAで試しに同じ作業のシナリオを作って、実際に何ができるのかを確認しました。

導入する決め手となったのは、プログラミング知識がないメンバーでも使いやすそうなUI（ユーザーインターフェイス）です。コマンドの表記がわかりやすいので、シナリオを書いたことがない人でも使えると感じました。コストもそこまで高額でなかったということも、弊社とマッチした理由だと思います。

とりあえずアシロボを動かしてシナリオを作成

アシロボを導入した当初は、とりあえず動かしてみることを意識しました。アシロボを立ち上げると左側にコマンドがあるので、なんとなく何ができるかは予測できましたね。色々とコマンドを使ってみて、できることを1つ1つ確認していきました。例えば、電子カルテのログインをやってみる。できたから、次はこの処理をやってみようという感じです。

シナリオ作成は開発チームが担当しています。普段のプログラミング知識を活用できるのと、アシロボ自体がわかりやすい画面なので、シナリオを組む時間は楽しいですね。実際に動くカタチで動作確認ができるため、不具合も調査しやすいのも良いと感じています。

電子カルテ導入時の準備作業にアシロボが大活躍

新規のクリニック様が電⼦カルテを導⼊する際に、システムの初期設定登録をする作業もカスタマーサポートチームが担当しています。アシロボの⼿を借りる前は、⼀⼈の⼈が登録作業、もう⼀⼈の⼈が確認作業、という作業体制でした。

アシロボが登録作業を担ってくれるため、確認作業に集中することができ、業務が効率的になりましたね。データ登録するシナリオを少しカスタマイズすることで、開発チームではなく、カスタマーサポートチームのメンバーのみでも対応できたのが良かった点です。

アシロボは業務整理のきっかけをくれるツール

その他にも請求書に載せるデータをサイトから抽出するという業務も、アシロボに任せています。大量のデータの中から必要なものを取得するため、画面表示にかかる時間がとても長いという課題を抱えていましたが、アシロボを活用することで、画面表示されるまでの間に別の作業を行えるようになりました。

この作業は約40クリニック分のデータを2時間程度かけてダウンロードする必要があり、手間によって心理的負担が大きくなっていたんです。作業時間の短縮も嬉しいですが、それより心理的負担を軽減できたのが良かったですね。

データ抽出後は、エクセルシートに人手で貼り付けしています。クリニックによって入れる項目があるので、手作業から離れられないのが現状です。今後は業務整理をして、1つのシナリオにできればよいですね。アシロボは業務整理のきっかけをくれるツールでもあると思います。

空いた時間でサービス自体を考える

アシロボを活用することで、これまでの業務が一時的に楽になったと感じます。ただ業務というのは、色々なところで絡み合っているので、部分的に楽になっただけでは意味がないんですよね。

一時的に楽になることはすごく良いことですが、楽できたから良しとするのではなく、業務フローを洗い直して、ブラッシュアップを続けていくことが大事だと思っています。それを続けていくと、だんだんとシステムもきれいな状態になっていきますし、色々なところで相乗効果が生まれそうです。

私たちの提供している電子カルテは24時間動いているので、緊急時の対応や体制など色々な面を強化していく必要があります。クリニックが扱いやすいサービスの提供やメンテナンス性も考慮したいですね。アシロボがそばにいてくれることで、サービス自体を考える時間もできています。

社内でアシロボ活用の場面を広げていきたい

アシロボを導入した当初に、RPAで何ができるのか、シナリオ作成時に困った時にどのようなサポートがあるのかなど社内向けに説明会を実施しました。しかし、通常の業務に忙殺されており業務整理が進まない部分もあり、まだまだアシロボが活用できる範囲はあると感じています。

他の部署の説明会や作りたいシナリオの相談会も開催いただけるようなので、それらを活用して社内での活用範囲を広げていきたいと思っています。毎週金曜日の14〜17時に「無料自習室」も解放されているとのことなので、参加してアシロボに触れる時間を意識的に作っていきたいですね。今まで人力でデータ入力をしていた業務があるので、今後はアシロボに作業を置き換えてみたい思います。

これから導入を検討する企業へのメッセージ

アシロボはシステムのことがわからない人でも見やすい作りになっています。最初はシナリオを触っても大丈夫だろうかと不安に思ったのですが、シナリオを作成する画面自体がわかりやすく難しくないので、RPA初心者にもおすすめです。実際に何も知らない状態からでも、既存シナリオの不要部分を削除したり、ログを見て不具合を修正したりできています。

ルーチンで同じような作業だけど中身のデータが違うだけという業務には、アシロボの活用がおすすめです。業務効率化できれば、その分時間が空いて他の業務に集中できます。実際に以前2時間かかっていたデータ抽出が20分でできるようになったので、ぜひ活用してほしいですね。

アシロボを使うようになって、今までを振り返る時間が多く持てました。業務フローを振り返ることは事業にも反映され、コストダウンや自身の業務、ひいては自分自身と向き合うことにもつながります。アシロボは自分と向き合う時間をくれて、本質的なことを一緒に考えてくれる良い「相棒」ですね。

本⽇のインタビューを通して、課題をどう⼯夫してみんなで解決していったかをチーム内で振り返ることができたり、もっと活⽤できるかも！と思えるヒントをいただきました。今後もアシロボの事務局さんのサポートを上⼿に活⽤させていただき、アシロボの社内活⽤の場が広がる仕組みづくりをチームとして進めていきたいと思います。とても良い時間をありがとうございました。