アシロボで完全テレワークを実現／オンセック様①
送風機等の製造、各種インフラ、電機機器メンテナンス、設計開発などエンジニアリングソリューションビジネスのリーディングカンパニー株式会社オンセック様。今回は、導入企業インタビュー初の連続掲載です。前半はアシロボのシナリオ開発をされる常岡泰幸様・武田淳之介様・横山真一郎様に、後半は大西代表に語っていただきます。【2019年5月導入】
オンセック様では、コロナウイルスでの緊急事態宣言発令を機に、完全テレワーク化を実現されました。その際、アシロボは欠かせない存在だったと仰っています。テレワーク実現に向け、どういった活用をされたのでしょうか。
3拠点のオフィスワークを集約
私どもは、今まで東京オフィスへ出社するメンバーでした。コロナウイルスの影響で様々な事態が懸念される中、社長から「間違いなく感染が広がる」とテレワークへの準備指示があり切替えを急ぎました。しかし、どうしても書類処理の為の出社が必要で、3月は交代でオフィスへ出ていました。
ただ、東京都から非常事態宣言が出たタイミングには、既にオフィス出社が必要な業務はアシロボ作業に切替えが出来ていたので、東京本社・大阪支社を暫定的にテレワーク体制へ移行しました。その後、特に困ることが発生しなかった事もあり、経営陣からも働く場所はどこでも可能との判断が下り、5月末には東京・大阪・広島にあった3拠点を広島拠点とテレワークに集約する事ができました。
テレワーク移行時のアシロボの使い方
どうしても出社が必要な仕事に、お客様や仕入先様から送信されるFAX処理がありました。見積書や注文書がFAXで届き、紙で返信する業務です。それをテレワークでも対応できるように、まずは紙ベースの書類を電子データに変える事から進めました。具体的には、複合機で受信するFAX情報をデータで取り込み、次に予めスケジュール設定した時間にアシロボが動いてFAXデータをPDFファイルに変更、所定のファイルサーバーに保存する。こうした中継作業でアシロボが活躍しました。さらに、見積書・注文請書をお客様へのFAX送信もやってくれています。この場合は、サーバー上に送信するデータを保存し、決められた時間にフォルダ内の書類データをFAX送信しています。こうした作業を運用フローの変更も無くアシロボに任せられたお陰で、出社の必要性が大幅に減りスムーズにテレワークへの移行が可能になりました。
既に月100時間は確実に動いています。
当社がアシロボを導入するきっかけとなった業務で、以前から動いているシナリオに、複数システムへの重複入力があります。製造側グループ会社の大西電機工業のシステムと当社システムが存在するのですが、どうしても両システムに同じ情報が必要で、データの二重打ちの手間が発生していました。しかし、アシロボ導入後は、注文内容を人が一方のシステムに入力し、その後、アシロボがもう一方のシステムに入力する形で、毎日スケジュール通りに転記作業をしてくれています。稼働時間は、1日約4時間×営業日数分なので、月間100時間は確実に動いています。入力業務もFAXの送受信業務も単純作業なので、溜まれば溜まった分だけ時間のかかる業務です。本当に単純なことの繰り返し作業なので、アシロボがやってくれ助かっています。他にも、各社員の出張などの申請書類をエクセルへ転記する作業では、グループウェアで申請を行うのですが、そのデータを出力し整理する総務の仕事をやってくれています。今では何かとアシロボがしてくれ時間の有効活用に繋がっています。
他にも、突発的な業務用に作成したシナリオは用が済み消してしまっていますが、それでも定期的にスケジュール設定で動くもの以外に、手動実行のもの、稀にしか動かさないもの、長期間動かさないものを含めると20本は超えるシナリオが存在しています。今では反復作業があるなと思えば、すぐにシナリオを作っているような状況です。
RPA化は、さほど大変ではない。
オンセック横山様もともと複合機でのFAX送受信や、ファイルサーバーでの書類保存、VPNでどこからでも繋げられる環境が整っていたので、RPA導入も今回のテレワーク移行も、どうしても解決できない一部以外は、社内業務フローを大きく変える必要もなく、人に合わせた動作のままにシナリオを作成してきたので、それほど大変な事ではありませんでした。
シナリオ作成は、われわれ3名が各々自由に作っていて中には情報系の学校出身者もいますが、システム系の職に就いた事もなく、特に深い知識を持っていた訳ではありません。アシロボは、今やっている作業をそのままコマンド（ボタン）で入力するだけなので、専門知識を持っていなければシナリオが組めないといった事は、まず無いですね。
社内の反応は？
社内での反応は、やはり事務員さんの業務をアシロボで行うようになり、すごく負担が減りました。例えば、何か事務員さんが入力ミスをしてしまうと、ミスした分のお客様とのやり取りが発生するので手間が出ますよね。でも、アシロボなら誤入力も無くなりますし、そもそも打ち込んでくれるので、非常に楽になったと思います。仕事量のイメージは、半分が事務員さん、もう半分が営業業務です。
システム開発費削減にアシロボ
近々、別プロジェクトでもアシロボを活用する予定です。内容としては、製品販売時にFAXで行う見積書や注文書のやり取りをデジタル化したいと考えています。一連の流れで、極力人間が介さないシステムを開発する中、検証段階ではあるものの全作業のシステム完結を目指すと開発費も膨大になるので、開発部分の機能を限定的にシンプル仕様にし、足りない作業連携部分はアシロボに任せる、これによってコストを抑えられると思っています。
最終的には、納品書・請求書、印刷、封入作業、送付までデジタル化できれば、大幅に手間と時間を削減できると思っています。そうなると今まで使っていたFAX送受信用のシナリオは今ほど稼働しなくなりますが、新たな仕事でもアシロボは活躍してくれると思います。業界の商習慣でまだまだ紙が多く、何社かは切替時にNGが出ると思いますが、そこは、きちんとご説明し両社の為に何とか切替えていただければと思っています。
導入検討企業の方へ「楽しく簡単に組めると思います」
導入当初は、アシロボも今のように動作コマンドが充実していなかったですね。今はワンステップで済む事も、いくつものステップを踏む必要があったり、ああでも無いこうでも無いと頭をひねっていた記憶があります。コマンド（ボタン）も随分多くなり、特に格段に処理スピードがアップするエクセル特化コマンドが増え非常に助かっています。
導入を検討している方も、まずは使ってみると結構楽しく簡単に組めると思います。RPAといえば、プログラミング言語を勉強しなければならない先入観があるかも知れません。しかし、アシロボは人間の動きをそのままコマンドで並べるだけなので、とりあえず体験版で動かしてみて「なんかできた」となると思います。習うより慣れろですね。私たちもシナリオを組んでみて、色々とトライ&エラーの繰り返しをしていますしね。
本日はありがとうございました。電機機器業界のリーディングカンパニーとしてDX化、業界きっての働き方改革を推し進められていらっしゃるオンセック様で、テレワークに一役買ったお話を伺え嬉しく思っております。これからも様々なシーンでお力になれれば幸いです。
インタビューご協力企業：株式会社オンセック様（東京都港区海岸1丁目2-20 汐留ビルディング3階）
送風機等の製造、各種インフラ、電機機器のメンテナンス、設計開発までを総合的に提供するエンジニアリングソリューションビジネスを展開するリーディングカンパニー。
