生産性向上の取り組み事例｜成功のポイントやRPAを活用した事例を紹介
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概要
今後人口が減っていく日本では、経済の維持のために生産性を向上させて競争力を高めていく必要があります。そこで今回は中小企業における生産性向上の事例、助成金を活用した生産性向上の事例、RPA導入で生産性向上につながった事例について詳しく紹介します。
生産性とは？業務効率化との違い
生産性とは企業が投じた労働力や資本などのリソースに対し、どれくらいの成果（生産量・付加価値）を得られたのか表した比率のことです。
- 生産性＝得られた成果（生産量または付加価値額）÷企業が投じたリソース（労働力や資本など）
例えば、何らかの製品を製造する場合には作業員の人数や労働時間、必要な設備・建物の合計額（資本ストック量）などがリソースです。これを使って計算すれば業務が効果的に行われたのかを判断する材料にできます。
一方で、付加価値額を成果として見る場合には、製品を売却して得られた売上高から、原材料費や仕入れ額などのコストを差し引きます。これにより企業活動によってどれくらいの価値の上乗せができたのか、という観点で生産性を論じることが可能です。
なお、生産性と共に語られる業務効率化とは生産性向上のために工夫することです。生産性は企業が投じたリソースが低い、もしくは得られる成果が増えれば高くなります。そのため、IoTを導入するなどして業務の効率化や労働者の習熟度を高められれば、今よりも生産性を向上できます。
日本ではこれまで生産性の低さが問題といわれてきましたが、少子化などに歯止めがかからない現状では生産性向上への取り組みは社会的にも必要です。詳しくは以下を確認してみましょう。
日本の生産性の低さ
公益財団法人日本生産性本部の分析によれば、2021年度の日本の生産性は以下の表の通りです。
| 生産性のカテゴリ | 金額 | 順位（OECD加盟38ヵ国中） |
| 時間当たり労働生産性 | 49.9ドル | 27位 |
| 一人当たり労働生産性 | 81,510ドル | 29位 |
このように日本の生産性はOECD加盟国の中で低いことが見て取れます。上記についてはここ数年順位を大きく落としており、特に「時間当たり労働生産性」については、今回がこれまでの調査で最も低かったです。
生産性向上が必要な理由
日本の生産性の低さは少子高齢化が進んでいることを考えると深刻な問題といえます。産まれてくる子供の数が減り、高齢化するということは、労働人口の減少と国内市場の縮小が起こることを意味します。業種によっては労働者の確保が難しくなり、経営が傾くこともあるでしょう。
また、海外市場で勝負しようとしても今の日本の低い生産性で、さらに労働者の母数が減った状態では、競争力に差が生まれてしまいます。こうなってしまえば現状維持もままならないでしょう。そのため、現在盛んに生産性向上に取り組み、競争力を高めようとしています。
これは生産性が高ければ人口が減ったとしても、その分をカバーすることが可能になり、顧客への対応や商品開発などに時間を有効に使うことで成果をあげられるからです。そうすれば競争力を維持しながら企業は業績を伸ばし、日本は経済を維持できるでしょう。
中小企業における生産性向上の事例
ここでは、中小企業における生産性向上の事例を次の3つ紹介します。
- eラーニングを活用したそろばん塾の拡大
- 共同利用型クラウドを活用し、パートナー企業と情報共有を実現
- ITを活用し顧客データ分析やニーズ把握を実施
中小企業であってもeラーニングや共同利用型クラウドなどを活用すれば、生産性向上を成し遂げられます。それぞれの企業がどのような方法で、生産性向上の取り組みをしたのか事例から読み取っていきましょう。
以下の事例は、厚生労働省が発表している中小企業の生産性向上の事例から出典しています。
eラーニングを活用したそろばん塾の拡大
そろばんの指導・塾の運営・指導者の育成事業などをしている「いしど式」を展開する株式会社イシドでは、eラーニングを活用することで生産性向上を実現し、事業規模の拡大に成功しています。
こちらの企業では独自のカリキュラムを開発し、これをインターネットから学べるようにしました。これによりいしど式に加盟する事業者や開校を検討している人の技術力を向上させ、そろばん塾の運営を大きく効率化。
現在では国内に直営の塾とFC教室を多数展開するだけでなく、50ヵ国以上で事業を展開しています。
共同利用型クラウドを活用し、パートナー企業と情報共有を実現
物流のコンサルティングをしている愛知運送株式会社では、利便性の高い共同利用型クラウドを活用する方法により、自社と得意先、パートナー運送業者の生産性向上に取り組みました。
具体的には配送の予定や手配、入力や照会といった情報をクラウドの業務システムで管理できるサービスをリリース。なお、こちらはPCだけでなく、スマートフォンなどからも情報を共有できます。これによって、情報を共有する手間やミスを減らすことに成功し、生産性を向上させています。
ITを活用し顧客データ分析やニーズ把握を実施
サロン事業を展開する株式会社オオクシでは、売上データを可視化・分析する方法で生産性向上に取り組みました。こちらではPOSレジを活用して売り上げの数字だけではなく、来店日の間隔や担当スタッフについての情報などを詳細に可視化しました。さらに、得られた情報を分析することでスタッフの技術向上、より効果的な接客方法を模索しています。
これらの生産性向上の取り組みにより2020年の日本経営品質賞受賞など、複数の団体から高い評価を受けています。
助成金を活用して生産性向上につながった事例
ここでは、助成金を活用して生産性向上につながった事例を次の3つ紹介します。
- 原価管理・生産管理システムの導入による業務効率化
- クラウド化と給与計算システムの導入による管理業務の効率化
- 見積もりシステムの導入による業務効率の向上
昨今では、企業の生産性向上の取り組みを促進するためにさまざまな団体が助成金の支援をしています。事業規模の小さな企業がどのような方法で、生産性向上に成功したのかをみていきましょう。
こちらも、厚生労働省の事例から紹介しております。
原価管理・生産管理システムの導入による業務効率化
鳥取県で障がい者福祉事業をしている従業員数10人の企業では、助成金で原価管理・生産管理の業務を効率化しています。こちらでは障がいを持つ人たちに何らかの製品を製造してもらう就労継続支援をしていましたが、品数が増えたことで管理の手間が増大。これを解消するために助成金で原価管理・生産管理システムを導入して、それまでの管理業務を自動化しました。
この取り組みにより従業員の作業時間を75％減らす一方、障がい者とコミュニケーションを取る時間を増やして作業を効率化できました。これにより生産性向上を成し遂げ、時給を引き上げました。
クラウド化と給与計算システムの導入による管理業務の効率化
宮崎県で行政書士業をしている従業員数3人の企業では、助成金で業務の効率化とセキュリティの強化をしています。こちらでは顧客からデータを受け取り、それを手計算で入力していましたが、作業ミスの発生や手間が掛かることが問題でした。そこでデータ管理のクラウド化と給与計算システムを導入して、業務の効率化を計ろうとしました。
結果としては作業時間を30％短縮、業務を平準化することで生産性向上に成功。このほか、データの受け取りを物理的に行わなくなったため、セキュリティ面にも恩恵がありました。
見積もりシステムの導入による業務効率の向上
山形県で葬祭業をしている従業員数6人の企業では、助成金で見積システムを導入することで業務効率と成約率を向上させています。こちらでは見積もりを顧客と従業員が話し合って作成していましたが、対面する必要があったため完成まで時間が掛かり、予算と折り合いがつかなければ成約にいたりませんでした。そこで助成金でホームページ上から見積もりを作成できるシステムを導入しました。
これによって、見積もりは顧客が作成し、金額を確認した上で話し合いに移行するため成約率が向上しました。業務の負担を軽減しながら、成果を増やすという生産性向上を達成した事例です。
RPA導入で生産性向上につながった事例
RPAとは、Robotic Process Automationの略称で、事務作業などの業務を自動化できるツールです。今回はRPAの中でも、「アシロボ」を導入して生産性向上につながった事例を次の4つ紹介します。
- 北王流通の事例
- RPA導入により業務が可視化され重複している業務をなくすことに成功
- RPA化する業務を洗い出す際に本当に必要な作業かを確認
- RPAによる付加価値向上
それぞれの企業がアシロボを活用して、どのような生産性向上の取り組みをしたのか見ていきましょう。
北王流通の事例
食品物流の事業をしている北王流通では、RPAツールであるアシロボを導入し、業務手当の評価に活用しています。こちらでは生産性の見える化をするためにアシロボの導入を決め、これにより人力では残業を余儀なくされる作業を自動化しました。
結果としては目に見える数字として生産性が表されたことで、個々のドライバーのモチベーションが上がり、業務手当の評価として活用されました。また、現場からのリアクションを反映することで、企業全体としての方向性も良くなったようです。
さらに、今後は理想的な配送コースをアシロボによって登録して、より生産性を向上させることを目指しているそうです。
RPA導入により業務が可視化され重複している業務をなくすことに成功
JR東海の沿線にホテル事業を展開しているジェイアール東海ホテルズでは、業務を圧縮するためにアシロボを導入し、効率化に成功しています。こちらでは導入前にヒアリングして業務自体を見直し、非効率な作業を特定。これをアシロボで自動処理をすることで、人間が関与する業務を軽減して生産性を向上しました。
現在では200のプログラムが稼働しており、メール送信の作業や帳簿出力などをアシロボに任せています。アシロボは複数の部門で効果的に働いており、未導入の部門においても活用の検討が進んでいます。
参考：面倒なことはアシロボで解決！諦めずにやってみることが大事／ジェイアール東海ホテルズ様
RPA化する業務を洗い出す際に本当に必要な作業かを確認
建設業向けのソフトウェアメーカーの株式会社建設ドットウェブでは、RPAのアシロボの導入で業務の効率化だけでなく、業務フローの見直しもしています。こちらでは顧客からの受注を手作業で入力していた業務をアシロボで自動化することから始め、結果として月125時間を削減しました。さらに、導入前に業務フローを確認し、本当に自動化すべき作業なのか議論することで業務自体も効率化しました。
単に自動化するというのではなく、生産性をどう向上させるかに主眼をおいて業務の見直しに取り組むことで、建設ドットウェブではアシロボを有効活用できました。
参考：アシロボで業務フローを見直し！月125時間の削減に成功／建設ドットウェブ様
RPAによる付加価値向上
メカトロニクス製品の製造をしている安川電機では、アシロボを導入することで業務を効率化して付加価値を向上させています。こちらでは人事総務部の従業員満足度推進のために行っているアンケート調査の自動化にアシロボを活用しました。具体的には主に従業員からの質問・要望をメール返信する作業をアシロボにさせることで、担当者の負担軽減に成功。
さらに、アシロボを活用していく中で、自然に他の業務についても改善を進められる土壌を作り、これにより部のメンバーにRPAを扱える人材という付加価値を与えています。現在では他の部門にも導入を進めており、社内の生産性向上とRPA人材育成の拡大に邁進しています。
事例から見る生産性向上のポイント
これまでに紹介した生産性向上の事例から次のようなポイントが見て取れます。
- 業務の見える化で無駄をなくす
- 自動化による作業時間の削減
- 社内コミュニケーションの活発化
- 現場主体で行う
ここでは、それぞれについて詳しく解説していきましょう。
業務の見える化で無駄をなくす
生産性の向上には業務を見える化することが大切です。これは見える化することで業務の課題を顕在化し、効率化のための方法を模索できるからです。具体的には個人・チーム・部門でどのような業務が行われているのかを細かく確認し、無駄な作業や被っている作業がないかを探します。
そして、問題のある作業が見つかれば何らかの改善をする、またはフォームやツールなどを用いて管理を一括化できないかを検討してみましょう。
自動化による作業時間の削減
自動化できる所はRPAなどのツールを活用して作業時間を削減するのもポイントです。普段よく行うメールの返信といった事務作業などに時間を使うことは、生産性の向上を目指していく中では効率的とは言えません。そこで、RPAなどのツールで自動化し、それまで使っていた時間を別の業務に活用しましょう。
そうすれば新しいアイデアの創造や新商品の開発をするなど、より生産性を向上できる業務に注力できます。また、作業時間の削減は個々の負担を軽減できます。これは社員のモチベーションの向上に役立ち、結果として生産性向上に結びつくでしょう。
社内コミュニケーションの活発化
生産性の向上には社員同士のコミュニケーションの活発化も必要です。コミュニケーションを取りやすい環境を構築できれば、個人のモチベーション向上やチームの問題解決に役立ちます。また、部門を超えて話し合いができれば、スムーズな事業展開や新しいインスピレーションを得る機会にできます。
実際に欧米の企業などではこの点を重視してコミュニケーションが取りやすいオフィス作りをしています。そのため、フリーアドレスを採用するなどコミュニケーションが活発化するような施策をしましょう。
現場主体で行う
生産性向上は経営者が主体となるのではなく、現場主体で進めていきましょう。業務を実際に行うのは現場で働いている人たちです。どういった問題があるのか、どうすればよりよい改善ができるのかは、現場の人に検討してもらうのが効果的です。
また、経営者が指示した改善策というものは現場にとってみればただの命令です。そのため、現場以外の意見では生産性が向上する可能性があったとしても、モチベーションを高く保ちながら実行するのは難しくなります。
生産性向上の施策時によくある失敗事例
生産性向上の施策時には次のような失敗事例が良く散見されます。
- 現場の負担が増えてしまう
- 自社に合わないツールを導入してしまう
- コミュニケーションが疎かになってしまう
これらの事例についてしっかりと理解して、生産性向上する際に参考にしましょう。
現場の負担が増えてしまう
失敗事例としては生産性向上の施策で現場の負担が増えるということが挙げられます。こちらについては業務の見える化がうまくいかない、現場でなく経営層が判断をするといった問題で発生することがあります。そのため、見える化作業は時間を掛けて行い、現場主体で動いていきましょう。
また、施策を導入する前に現場への説明をしっかりしておかないと、負担がさらに増えます。こちらについてはあらかじめ施策の内容について話し合いを重ね、必要に応じてシミュレーションなどをしましょう。
自社に合わないツールを導入してしまう
本当に自社にあっているツールなのか検討しないと失敗することがあります。これはそのツールを扱うために必要な知識や経験が足りないのにもかかわらず、導入に踏み切ったときに起こります。うまく活用ができなければどんなに優秀なツールでも意味がありません。
なお、ツールによっては導入費用が高額なケースもあり、その場合は失敗のダメージがさらに大きくなります。そのため、導入を決定する前に社内で話し合いを重ね、試用などができれば一度体験した上で、さらにスモールスタートをするのが適切です。
コミュニケーションが疎かになってしまう
施策によってコミュニケーションが疎かになってしまうと、生産性の向上に失敗してしまうことがあります。仕事は個人で完結するものではなく、チームや部門といった集団で協力して進めていくものです。このとき、コミュニケーションが少なくなれば、情報共有がうまくいかなくなって生産性が低下します。
また、施策の改善をしていくことも難しくなるため、より生産性向上がうまくいかなくなります。そのため、コミュニケーションは活発に取れるような工夫をしながら進めていきましょう。
生産性向上ならRPA導入がおすすめ
日々の事務作業などの業務を自動化して生産性を向上させたいのであれば、RPA導入がおすすめです。RPAを導入すれば、人手が足りない職場の業務を自動化することができ、従業員を手助けしてくれます。また、人間ではなく機械なので、毎日24時間働き続けることが可能です。さらに、導入するRPAにも寄りますが、専門的なプログラミング知識がなかったとしても活用できるものもあります。
なお、どの製品を利用すべきなのかがわからない場合には、次の章で紹介するRPAを検討してみましょう。
アシロボは現場でも扱えるRPAです
アシロボは月5万円で使用可能であり、導入に対するハードルが低いRPAです。また、他の製品で設定する業務フロー図は不要で、現場で感覚的に活用できるため導入に対しての負担が少なくすみます。なお、導入前相談も無料で行っているので、操作の確認ややりたいことが実現できるかどうかの確認ができ、ミスマッチを防げます。
月5万円で使用可能です
アシロボは初期費用が20万円、月々5万円でパソコン2台使用可能です。１台25,000円となっており、24時間365日働かせれば時給34円。、中小企業にも活用しやすい価格設定です。
なお、アシロボは開発と実行ができるRPAでありながら、プログラミング等の専門知識の有無に関わらず利用できます。知識を持っている人であれば90分程度、知識がない人でも7時間程度で習得が可能です。アシロボは金銭面の負担が少なく、習得も容易にできるRPAなのです。
現場で使えるため負担削減につながります
他のRPAよりもプログラミングの仕組みを優しくしているのですぐ現場で活用できます。これは業務フロー図を作成しなくとも利用可能ということで、普段の業務で実際に行っている何らかの作業をする際にやっている操作を順に設定すれば活用が可能です。
例えば、「アプリを起動して、入力して、マウスを移動させる」という動作をしているのであれば、それをアシロボシステム上で登録設定していくだけで動作します。このように直感的に現場で活用できるのがアシロボの特徴です。
導入前相談も無料で行っています
アシロボが自社にあっているのか不安を感じている場合には、導入前の無料相談が利用できます。貴社が保有する業務のどのような場所を自動化するのが適切なのかを知ることができ、自社でRPAが活用できるかが分かります。なお、アシロボは導入前相談だけでなく、操作説明会・テクニカルサポート・体験版などのサービスを無料でご提供しています。
RPAの導入をご検討であれば、ぜひ一度アシロボにお問い合わせください。
まとめ
生産性とは企業が投じたリソースに対し、どれくらいの成果を得られたのかを表した比率のことです。なお、日本はOECD諸国の中で生産性が低いという問題を抱えています。生産性向上は中小企業であっても工夫次第で実現が可能であり、助成金の活用やRPAの導入で成功した事例があります。
また、事例を見ていくと生産性向上は業務の見える化で無駄をなくす、自動化で作業時間を削減するなどのポイントがあります。一方で、施策時に現場の負担を増やす、自社に合わないツールを導入するなどの行動をすると、過去の事例から見ていくと生産性向上に失敗しやすくなります。
アシロボは、月々5万円で利用できるRPAツールです。RPAの導入をご検討であれば、ぜひ一度アシロボまでご相談ください。
