RPAによる業務自動化とは｜自動化業務の洗い出し方法や導入事例を紹介

業務自動化ツールRPAとは？

RPAとは、「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略語で、「機械による業務プロセスの自動化」のことを指します。

RPAツールを活用することで、手順が確立されているパソコンで行う単純作業を自動化することが可能です。従来は人の手で担当していた単純作業をすべてロボットが自動で行なってくれるため、ヒューマンエラーの防止や生産性向上といった効果が期待できます。

RPAツールに関しての詳しい基本情報は、こちらの記事でも紹介しています。
RPAツールとは？導入メリットや選び方、中小企業向けおすすめRPAについて解説｜RPAコラム

RPAとマクロの違い

RPAと良く混同されがちなのがExcelの業務を自動化できるExcelマクロです。
Excelのマクロは、VBAという言語を使用して自動化を行います。
マクロは自動化できる作業範囲がOffice製品のみとなっていること、細かい設定をする場合にはプログラミング知識が必要であること、大規模なデータ処理には不向きなことなどがRPAとの違いとしてあげられます。

RPAとマクロの違いについては、以下のページで詳しく解説しておりますので、併せてご確認ください。
業務を自動化するRPAとExcelのマクロ（VBA）の違いとは

RPAとAIの違い

RPAと共に、DX化の推進やデジタル活用の観点から注目されているのがAIです。
RPAは人の作業を代わりに行ってくれる手の役割をするのに対して、AIは人の代わりに考えてくれる脳や目の役割をするというようによく比較されています。

RPAはミスがあった場合や指示が間違っていた場合であっても、判断をすることができませんので、間違ったまま作業を進めてしまいます。
AIはデータを参照しながら主体的に判断を行えるため。「ミスがある」「イレギュラーな対応が必要なものがある」というのを判断できます。

現在では、AIとRPAの連携が進んでおり、AIと連携しているRPAのことを「EPA（Enhanced Process Automation）」「CA（Cognitive Automation）」と呼びます。
参考：情報通信統計データベース｜RPA（働き方改革：業務自動化による生産性向上）

RPAとAIの違いや連携については、以下の記事で詳しく解説しております。
RPAとAIの違いとは？連携によるメリットや事例をご紹介

RPAによって自動化できる業務

RPAツールは、パソコン上で実施するさまざまな単純作業を自動化してくれます。特に複雑な判断や意思決定を必要としないパターン化された業務の自動化に強いのが特徴です。
また、マクロと違って複数のアプリやシステムを横断する業務も自動化可能です。
では、具体的にどのような作業が自動化可能なのでしょうか。
RPAツールを導入することで自動化できる業務の例を紹介します。

データをまとめる

RPAツールを活用することで、その日の売上データをまとめる、といった業務を自動化することが可能です。
どのようなデータを、どこから抜き出し、どこに登録するかが決まっていて、常に条件や手順が同じであれば、RPAによって業務を効率化することができるでしょう。
具体的な事例を挙げると、

1.  経理部門の担当者がCRMなどで情報を検索する
2.  CRMから経理データをダウンロードする
3. ファイルを保存フォルダに移動させる

などの作業を自動化することができます。
毎日発生することの多い売上金額の確認を無くすことにより、担当者の精神的負担と業務時間を大幅に削減することができるでしょう。

数値が合っているか確認する

企業がデータの集計を行う際には、発注した個数と実際に入荷した個数のデータが一致しているか、といった確認作業が発生します。また、入金消込に代表されるデータ照合の作業も多いです。このような数値の照らし合わせも、RPAツールが得意とする領域です。

具体的な事例を挙げると、

1. 申請された交通費の金額を確認する
2. 交通費の最安値のルートを検索する
3. 数値が合っているか確認する
4. 合ってない場合はメール等で連絡を入れる

などの業務を自動化することができます。

機械によって自動化を行うため、集中力の低下による入力ミスなどを防ぐことが可能です。

メールを送る

多くの企業では、顧客へ向けた販促のメール配信を定期的に行なっています。また、社内向けにその日の売り上げデータを配信する、連絡事項を毎朝定刻に配信する、といった社内メールを導入している企業も多いです。

具体的な事例だと、

1. お客様からのメールを受信する
2. メールに添付されているエクセルファイルを共有サーバーに保存する
3. 共有サーバーのエクセルファイルを開いてシステムに転記する

などの業務を自動化可能です。

RPAツールを用いることで、メールの配信に関わるルーティンワークを自動化することができます。ただ単にメールの配信だけを自動化するのではなく、データの集計と連動した自動化ができるため、メール配信のために売り上げデータを人の手で打ち込む、といった工数の削減が可能です。

情報を収集する

例えばBtoC商材を取り扱っている企業のマーケティング部門において、競合の価格調査をしたい、というのはよくあるシチュエーションです。従来は人の手で実勢価格の調査を行なっており、様々なサイトを来訪して集計する、といった業務に多くの時間が割かれてきました。
RPAツールを利用することで、定期的にECサイトを訪問し、実勢価格調査を行う、といった業務を自動化することができます。

具体的な事例でいうと、

1. 求人サイトで指定のキーワードで検索
2.  検索結果をエクセルにコピーする
3.  営業リストとしてまとめる
4.  関係者にメールで送付する

などの業務を自動化可能です。

集めた情報の集計はもちろん、グラフ等の出力といったレポート作成業務まで自動化することができ、毎日の業務時間を減らすことができるでしょう。

RPAは業務のすべてを自動化できるわけではない

RPAは前述したものの他にも、ルールが決まっている業務であれば、作業時間を大きく削減することができます。

ですが、RPAでは残念ながら業務の全てを自動化することはできません。
例えば、条件分岐が多く、特殊な事項がある場合などは、条件を全てシナリオ化するのは時間がかかってしまいますし、人間が行った方が早い可能性もあります。
また、RPAは定型業務を行うものなので、営業をする、デザインを作成する、企画の立案をするというような作業は自動化できません。

複雑な意思決定を必要とするような業務を行う際には、RPAツールと人間の判断力を組み合わせた対応が求められます。RPAツールに業務のすべてを任せるのではなく、RPAツールに業務をサポートしてもらう、という方が適切な場面も多いです。
RPAにサポートしてもらって余った時間で、人間にしか行えないコア業務に注力することができるでしょう。

RPAで自動化する業務を洗い出すときの流れ

RPAツールを用いることで、ルーティン化された日常の様々な業務を削減することが可能です。それでは、実際にRPAを導入するときはどのようなステップで導入を進めればよいのでしょうか。

まずは、従業員に自動化できる業務内容をヒアリングするなどして、現場の声を吸い上げることが重要です。RPAツールで自動化する業務を洗い出す流れについて解説します。

現場で「面倒なPC作業」を募る

RPAツールを導入するにあたって最も初めに取り組むべきことは、自動化できる業務の洗い出しです。

まずは、現場に対して「手作業で行っている面倒でやりたくないPC作業」の内容をヒアリングしましょう。実際に現場で働いている社員の意見を募ることで、上層部が見えてこなかった現場の課題が浮き彫りになることもあります。また、RPAツールを効果的に活用してもらうためには、現場が持っている意見に寄り添う姿勢が欠かせません。現場からの意見をしっかりヒアリングして、面倒なPC作業をリストアップしましょう。

作業を細分化する

現場からの意見をヒアリングした後は、現場から寄せられた「自動化したいPC作業」の内容を細分化していくことが重要です。

RPAツールによって業務の自動化を実現するためには、まず業務のプロセスを何段階かに区切り、それぞれの段階ごとにアプローチしていく必要があります。
例えば、「交通費精算チェック業務をする」という業務なら、

1. 未提出者に連絡を入れる
2.  不備を確認し、不備があるものは差し戻す
3.  データを転記する
4.  全体を集計する
5.  差分を確認する
6.  対象者に連絡する

というように、個別の作業に「因数分解」できるはずです。

それぞれのプロセスについて、「現在その段階で用いているシステムは何か？」「誰が担当していて、どれほどの工数がかかっているのか？」といった要素を洗い出していきましょう。

判断を必要としない比較的難易度の低い工程を切り出す

先述したようにRPAツールが得意とする業務工程は、手順が決まりきった単純作業です。RPAツールによって自動化を行なっていく際には、人間による複雑な判断や意思決定を必要としない、難易度の低い工程から順番に自動化していきましょう。

そのためには、前のステップで細分化した業務それぞれについて、業務の難易度や判断の有無を検証していくことが必要です。

前述した「交通費精算チェック業務をする」という業務の場合、未提出者に連絡を入れるのはRPAで自動化し、不備を確認し、不備があるものを差し戻すといった判断が必要な業務は人間が行う、などのように決めていくと良いでしょう。

一気に自動化するのではなく、RPAツールの導入に適したプロセスから段階的に自動化することで、RPAツールを現場全体へスムーズに導入させることができます。

効果測定を行い、社内で事例を共有する

RPAツールを導入したあとは、RPAツールの効果について現場からフィードバックをもらうことが必要不可欠です。RPAツールを導入したあとにも現場へヒアリングを行うなど、実際にRPAツールを導入したことで得られた効果や、導入後に見えてきた課題点などを整理しましょう。

また、フィードバックを用いてさらなる業務改善を行うことも重要です。社内でRPAツール導入の事例を共有しつつ、PDCAサイクルを回す、といった流れを確立させましょう。

他部署や違う業務にも拡大していく

RPAツール導入後に現場からフィードバックを受け取ったあとは、フィードバックの内容を参考にしながら徐々にRPAツールの利用を拡大していきましょう。また、一度自動化を見送った難易度の高いプロセスについてRPAツールを運用してみる、というのも効果的です。

なお、いきなり全社でRPAツールを導入する、といった強引な施策は、現場の理解が進まず、結局浸透せずに終わってしまうことにも繋がるので、おすすめできません。RPAツールを用いた自動化は、あくまでも段階的に浸透させていくことが重要です。

RPAを利用して業務を自動化することのメリット

RPAツールの導入は、近年多くの企業が導入を進めています。
また、RPAの市場規模は年々増加しており、これからもRPAサービスは世界的に広がりが続いていくことが予想されています。

では、なぜRPAを導入する企業は増えてきているのでしょうか。RPAツールを導入して業務を自動化することのメリットを5つ、紹介します。

人手不足の解消

RPAツールを導入することの最大のメリットとして、会社の人手不足の解消、という点が挙げられます。特に、RPAツールが得意とするデータの集計作業や数値の確認作業は、人の手で行うと時間がかかる場合が多いです。
人手不足で単純作業に時間がかかってしまう、繁忙期は人材をアウトソーシングしているという場合には、RPAを導入することによって単純作業を削減し、本来行うべきコア業務に時間を充てることができ、アウトソーシング代のコスト削減にもつながります。

人手不足が深刻化しやすい中小企業などにおいては特に、RPAツールを導入するメリットが大きいといえるでしょう。

生産性の向上

RPAツールを導入して業務の自動化を行うことには、生産性の向上という面でもメリットがあります。RPAツールは人間とは異なり、労働時間の制限などがありません。処理速度が速い上に、24時間365日稼働させても文句ひとつ言わずに仕事をこなしてくれます。

人の手では対応できなかった膨大な量の業務であっても、正確にこなしてくれるのがRPAツールの強みです。RPAツールが稼働している間に人間は顧客対応や事業計画の策定といったよりクリエイティブな仕事に取り組むこともできるため、職場全体の生産性を向上させることができます。

また、RPAは休むことなく稼働することができるので、業務効率化にもつながるでしょう。

ヒューマンエラーの防止

データ集計や数値の検証といった単純作業を人の手で行う場合、どうしても作業ミスが発生してしまいます。特に長時間の作業を必要とする業務をこなす際には、どんなに優秀な人材であっても集中力が低下してしまい、ヒューマンエラーを招いてしまうものです。

一方でRPAツールは、決められた手順に従って、いつまでも単純作業を繰り返すことができます。設定さえしっかりと行えば単純ミスも発生しないため、ヒューマンエラーを防ぐことが可能で、顧客満足度の向上やトラブル対応の削減といった効果も期待できます。

残業代・人件費の削減

RPAツールを利用することで、人間が担当する業務量そのものを削減することができるため、残業代や人件費の削減という効果が期待できます。

例えば小売店でその日の売り上げデータの集計業務を1時間の残業でこなしていた場合、RPAツールでこれを自動化すれば1日1時間、年間にしておよそ200時間以上もの残業時間を削減することが可能です。これまでデータ集計といった単純作業を外注していた場合は、これらの外注費を削減することもできます。

また、業務を行うために新しい人を会社で採用・教育するよりも安く導入できることが多いため、人件費の削減にもつながるでしょう。

働き方改革につながる

RPAツールが得意とする領域は、判断や意思決定を必要としない単純作業です。しかし、データ入力やデータ収集に代表されるこのような単純作業は人間にとってやりがいを感じにくく、心理的負担が増大してしまうという面があります。

RPAツールを導入することで単順作業の時間を削減し、浮いた時間で人間はよりクリエイティブな仕事に集中することが可能です。社員の不満を軽減し、残業時間の削減といった面から、働き方改革へつなげることができます。

RPAで業務を自動化するときにありがちなトラブルとその対処法

RPAを導入することは職場にとって多くのメリットがありますが、とにかく導入すればよい、というわけではありません。正しい導入のステップを踏まずに進めてしまうと、業務の自動化に失敗してしまい、RPAツール導入にかかったコストが無駄になってしまう、といった事態になりかねません。RPAで業務を自動化するときにありがちなトラブルと、対処法について解説します。

担当している情報システム部が多忙になってしまう

RPAツールを利用した業務改革を行う際には、IT能力の高い社員が多く在籍している情報システムの部署が主体となることがほとんどです。しかし、RPAツールを導入した際の問い合わせが情報システム部に殺到した結果、情報システム部の負担が増大してしまい、うまく回らなくなってしまった、というケースが少なくありません。

このような事態を防ぐためには、現場でも利用できる操作性のものを導入すると良いでしょう。
また、担当者を教育し、現場だけでRPAを使えるようにするのも良い方法です。

部署間でノウハウを共有しながら、無理のない自動化を進めていきましょう。

メンテナンスが現場でできず、使われなくなってしまう

RPAツールによる自動化を実現する際には、定期的なメンテナンス作業が欠かせません。

「こっちを直したと思ったら次はこっちが……」「大幅に業務のルールが変わって作り直し……」など、メンテナンス作業に情報システム部が追われてしまった結果、「なかなか修正されないので人の手で作業した」「そういえば使われなくなっている……」など、せっかく導入したRPAツールが使われなくなってしまった、というケースもあります。

このような問題に対処するためには、部署内で積極的にノウハウを共有して、常にRPAツールに対する理解度の高い人材を部門ごとに確保しておくことが重要です。
また、RPAを利用できる担当者に育てることも大切です。研修を開いたり、操作説明会に参加させるなど、担当者の教育も導入と同時に進めていきましょう。

シナリオ作成が難しく自動化が進まない

RPAは、業務フローや指示を伝えるシナリオ作成がとても重要です。
シナリオが無ければRPAは動作できませんので、シナリオ作成の設計内容にミスがないか入念に検証する必要があります。

RPAには、実際作業している画面の画像を記録してシナリオを作る「画像認識」と、アプリケーションやWebページの構造を解析し、対象（オブジェクト）を検出して作業をシナリオ化する「オブジェクト認識」などがありますが、オブジェクト認識はプログラミング知識が必要なことが多く、社内で使用する人のスキルによってはシナリオ作成が難しいこともあります。
また、業務にイレギュラーが多いと、そのための分岐処理が複雑になり、シナリオ作成が難しく、シナリオ作成を行う部署に負担が集中してしまう可能性もあるでしょう。

このような場合は、小さな業務からシナリオ作成を進めることや、ベンダーのサポートを受けること、サンプルのシナリオを参考にすることなどが対策としてあげられます。
また、シナリオ作成を外注することも一つの策です。

シナリオ作成については、以下の記事で詳しく解説しています。
RPAのシナリオ作成費用相場｜シナリオ作成の課題とその解決法

アシロボで業務自動化を実現

一言でRPAツールといっても、最近は多様なベンダーの製品が乱立している状況にあり、どのツールを導入すればよいのか迷ってしまうかもしれません。また、RPAツールの中には高価なものも多く、できるだけコストを抑えてRPAツールを導入したいと考える企業担当者の方も多いのではないでしょうか。

弊社が提供している「アシロボ」は、月々5万円で２台のパソコンで利用できるRPAツールです。アシロボの機能や、導入の魅力についてご紹介します。

低価格でありながら、無料のサポートが充実

多くのRPAツールは、月々十数万円〜百万円以上のライセンス料がかかります。しかし、人手不足が深刻化している中小企業や大手企業の部門単位の導入では、高額な費用を賄えないというケースが少なくありません。

アシロボは、月額5万円で利用することが可能です。低価格ではありますが、無料のサポートが充実しています。導入前はもちろん、導入後のシナリオ作成のアドバイスやトラブルの際のサポートも無料なので、初めてでも気軽に導入できるのがアシロボの魅力です。

無料セミナーで担当者育成も可能

RPAツールを初めて導入する企業の中には、自社のエンジニアが在籍していなかったり、社員のIT能力に不安があったりと、RPAツールを本当に活用できるのか不安なことも多いはずです。

アシロボでは、初級講座、中級講座等のレベル別や、Excel講座やWEB講座といった事例別に、アシロボの活用に向けた操作説明会を毎日開催。RPA導入に役立つ講座が無料で利用できるため、自社でRPAに関する研修を実施できない、といった場合でも、RPA担当者の育成を無料で行うことができます。
アシロボなら、RPAを触ったことがない、プログラミング知識がない方でも、7時間でRPAのシナリオが作成できるまでに育成することが可能です。

自治体にもご利用いただいている万全のセキュリティ体制

RPAツールを導入するにあたって、ぜひ注意を払っておきたいポイントがセキュリティです。
アシロボはバックドアもなく、1秒ごとにログが残るため、完全管理が可能です。また、オフライン環境でもご利用いただけるため、物理的にパソコンが盗難にあわない限り、情報漏えいリスクから回避することができます。
官公庁や上場企業でも活用されている、信頼のおける万全のセキュリティ体制となっています。

アシロボで業務自動化に成功した事例

先述したように、RPAは官公庁や自治体、中小企業から大企業まで、組織を問わず様々な場所で活用されているRPAツールです。それでは、実際のビジネスの現場でアシロボを利用した自動化はどのように行われているのでしょうか。この記事の最後に、アシロボを活用した結果、業務自動化が成功した実際の事例について紹介します。

アシロボは、無くてはならない片腕！／デジタル・クリエイティブ・ネット様

撮影スタジオの運営から、バックオフィスの自動化支援まで、幅広い事業を展開しているデジタル・クリエイティブ・ネット。アシロボを抱える前は社内で発生する単純作業が多く、人手不足か深刻化していました。

そこで、デジタル・クリエイティブ・ネットではアシロボを導入して業務フローを自動化。メールチェックなどの単純作業が自動化できたことに加え、導入前には見えなかった自動化できる業務が発見されるといった効果も発揮し、現在でも週に1〜2本のペースでシナリオが増えています。
詳しいインタビューはこちらからご確認ください。
アシロボは、無くてはならない片腕！／デジタル・クリエイティブ・ネット様｜導入企業インタビュー

単純作業の疲弊業務を軽減！／安川電機様

安川電機は、産業用ロボットをはじめとしたメカトロニクス製品のリーディングカンパニーです。世界シェア上位を誇る同社ですが、これまではメール配信などの単純作業が負担となっていました。

そこで、アシロボを活用してメールの自動送信に関わる負担を軽減。さらに、ESアンケートの回答を促すリマインダーとしてもアシロボを活用しています。ExcelやPowerPointといったソフトをまたいで活用できるため、単純作業を大幅に削減する手段として重宝されています。
詳しいインタビューはこちらからご確認ください。
アシロボ活用法／安川電機様｜導入企業インタビュー

経理部門でのRPAの活躍/ジェイアール東海ホテルズ様

「名古屋マリオットアソシアホテル」など、名古屋や豊橋などに6つのホテルを展開している株式会社ジェイアール東海ホテルズ様では、経理部門でアシロボをご活用いただいております。
色々なシステムから帳票を出力して、必要な形に加工、保存してメールを送信するといった手作業で行われていた定型的な業務を自動化。

宿泊部門は出力が必要な帳票が非常に多いため、出力は全てアシロボで自動化させ、現在では6つのホテルで合計200ほどのシナリオが稼働しています。

RPAで業務効率化をはかり、労働生産性をあげて、社員や会社が幸せに慣れる働き方を目指し、現在もRPAを含めて取り組んだ結果を全社員に共有しています。

詳しいインタビューはこちらからご確認ください。
面倒なことはアシロボで解決！諦めずにやってみることが大事／ジェイアール東海ホテルズ様｜導入企業インタビュー

まとめ

RPAツールを導入することでできることや、RPAツール導入の際のステップなどについて解説しました。RPAツールを導入することには、数多くのメリットがあります。特に、これまで人間が担当してきた単純作業を自動化することで、業務の効率化はもちろん、業務時間の削減や従業員満足度の向上が期待できるというのはRPAツールならではの大きなメリットです。ぜひこの記事の内容を参考に、RPAツールを用いた自動化を促進し、職場の生産性向上を目指していきましょう。

RPAの導入を検討している方は、ぜひ一度アシロボにご相談ください。