アシロボで業務効率化が当たり前に！スモールスタートが大切／ホーチキ株式会社様
日本初の火災報知機メーカーとして日本の火災防災業界をリードするホーチキ株式会社様。ものづくりを支える間接部門の業務効率化にアシロボは活用されています。今回は町田工場の谷口工場長と生産管理課の秋山様にお話をお伺いしました。【2021年4月導入】
UIの使いやすさと直感的な操作が導入の決め手
谷口様：
2018年にたまたま見に行った展示会がアシロボと出会ったきっかけです。当時、間接業務の効率化を進めなければならないという課題があり、RPAを出展している企業のブースを7社ほど回りました。今ほどRPAが浸透しておらず、工場での導入事例も多くありませんでしたが、生産管理や購買、設計業務など、繰り返し作業では省人化できると感じましたね。
実際に各社のブースでRPAを触らせてもらった中で、アシロボの直感的な操作やUIの使いやすさに魅力を感じて、詳しく話を聞こうと思いました。その後のサポートも手厚く、ハンズオンセミナーを町田工場で開催してもらったのも良かったです。
「楽をしたいよね」が業務効率化のキーワード
谷口様：
アシロボと出会ってから実際に契約するまでの約2年間に、間接部門に対して業務の棚卸をして、業務フローを作成するようにと指示しました。業務に無駄がないかどうか確認して、RPAに置き換えられないかどうかを検討するためです。
アシロボを導入する際、「これを自動化しなさい」と具体的な指示はしていません。「楽をしたいよね」という業務効率化のキーワードで、それぞれの社員が自分の業務を自動化してくれました。小さなことから自動化していき、その実績が積み重なって、だんだんと広がっていった感じです。
まずは町田工場でアシロボを導入して、間接部門の残業時間が目に見えて減りました。その結果、本社や他の工場からもアシロボについて問い合わせが来るようになり、今では会社全体で９つの部署が使用しています。
100個近いシナリオが稼働。コツは全自動を目指さない。
秋山様：
アシロボが活きる業務とそうでない業務があるので、アシロボに任せる業務の選定に苦労しました。たくさんの時間を費やせば、自動化できる業務も多いですが、そこまでやるべき業務かどうか判断するのが難しかったです。部署内のミーティングで、1ヶ月の中で頻度が高い業務を確認し合って、自動化する業務を絞り込んでいきました。
生産管理課の社員はほぼ全員がアシロボでシナリオを組むことができます。自動化できる業務が見つかれば、都度シナリオを作っており、今では生産管理課だけで100個近いシナリオが動いています。
業務の全部を自動化できなくても、前後は人が作業して、中間の業務だけアシロボに任せるパターンも多いです。全てを自動化するとハードルが上がるため、できるところからどんどん自動化していきました。
スケジュール機能で出社時にはデータが出来上がっている状態に
秋山様：
生産管理課では製品の納期管理や生産高の集計業務を行なっており、会社の基幹システムからデータを抽出して、それをExcelで加工することが多いのですが、データを抽出する作業は全てアシロボに任せています。例えば、機種ごとの生産台数を集計する場合、機種が100種類を超えることもあり、基幹システムからデータを抽出するだけで3分以上かかるので、アシロボで自動化できて、とても助かっています。
アシロボを導入するまでは週1回しか出せなかったデータも、時間予約機能を活用して毎朝出せるようになりました。私が出社する頃にはデータが手元にある状態になっており、アシロボで自動化できて本当に良かったと思います。
谷口様：
弊社では受注生産品が多く、機種ごとの出荷依頼のチェックとリスト化に時間がかかっていました。そこで全国からメールで送られてくる出荷依頼を指定の場所に保存して、時間がきたらアシロボが見に行き、当日出荷分だけを抜き取るというシナリオを作ったんです。今では朝一で出荷リストが完成しているので、梱包部隊に配布するだけで済むようになりました。
アシロボでの業務効率化が今では当たり前に
谷口様：
アシロボを導入した当初は「繰り返しの業務がすごく楽になった」という声が色々な部署から聞こえてきましたが、今ではアシロボでの業務効率化が当たり前になっており、そのような声は良い意味で聞かなくなりました。
ものづくりの直接業務は設備導入による効率化や省人化を念頭に置いて作業しています。間接業務はやるのが当たり前になっている業務が多く、何年間も同じ業務をしているのに違和感があったんです。アシロボと出会って「必ず間接業務の改善になる！」と思い導入して、今では社員みんなが当たり前のようにアシロボを使って自動化しているので、当時の直感は間違っていなかったですね。
やらなければならない仕事は増加しているが、残業時間は減少
谷口様：
下請法やインボイスへの対応など以前よりもやらなければならない仕事は増えていると思います。もし業務効率化を進めていなければ仕事が山積みになっていたと思いますが、逆に残業時間が減っているのは、アシロボによる業務効率化が進んでいる証拠です。
今後はPDFや紙ベースの書類の電子データ化にAI-OCRの活用を検討したいですね。電子データ化できれば、アシロボの出番も増えてくると思います。現在は経理課でアシロボの導入が進んでいませんが、これは手作業で手書きの伝票を写す業務が多いからです。もしAI-OCRが活用できるのであれば、アシロボも合わせて業務自動化ができるので、すごく楽になると思いますね。
導入検討企業様へのメッセージ「まずは簡単なことから取り組むことが成功のカギ」
秋山様：
プログラミングの知識がなくてもExcelの関数が分かれば、アシロボのシナリオは組めると思います。1回シナリオが組めれば次々と組めるようになりますし、自分の仕事量も減って楽になります。
最初は慣れるのに大変かもしれませんが、毎日とにかくアシロボを触って慣れてしまえば、「ここはこうすれば良い！」という発想も生まれてくるので、まずは最初の一歩を踏み出してみましょう。
谷口様：
アシロボはUIが現代に合っており、敷居がそれほど高くないので、数あるRPAツールの中でも比較的導入しやすいと思います。月額5万円で導入できるので、費用対効果がかなり大きいですね。
弊社では200個近いシナリオが動いていますが、いきなり大きなことをやろうとせず、簡単なことから始めようという意識があって、シナリオ数が増えていきました。スモールスタートさせて成功体験を積めば、自然と「楽をしたい」という気持ちが周りに広がっていきます。
あとはアシロボを導入する準備、つまり業務の見直しがとても大切です。業務フローを作って無駄な仕事がないかどうか確認してみましょう。繰り返しの作業であれば確実にアシロボの方が人間より得意です。PC業務が多い企業様はぜひ導入してほしいですね。
本日はありがとうございました。アシロボを使って数多くの業務を自動化されており、とても嬉しく思います。AI-OCRの活用も含めて、今後も引き続きサポートさせていただきます。
