アシロボで業務フローを見直し！月125時間の削減に成功／建設ドットウェブ様

2022.09.01

石川県に本社を置く建設業向け原価管理ソフトウェアの専門メーカーである株式会社建設ドットウェブ様。ニッチな業界でトップを走るソフトウェアメーカーでアシロボが活躍しています。今回は、同社DX推進センター（現在は戦略企画センター）の宮本様とカスタマーサクセス本部の山田様にお話を伺いました。
【2021年10月導入】

手作業での入力作業が課題だった

弊社では建設業向け原価管理ソフトの『どっと原価NEO』や『どっと原価NEOクラウド』の販売を行っています。同じソフトでもグレードが3パターンあり、販売先のほとんどがエンドユーザーではなく、販売パートナーである代理店であることが特徴です。

当然ながら、お客様ごとに注文書のフォーマットも違います。FAXで送られてきた注文書を、手作業で受注管理システムへ入力していました。この業務を作業員3名体制で行っていましたが、毎日時間もかかるし、ミスが多いなど、この作業が課題となっていたのです。

ソフトウェアDVDを送付したり、お客様のパソコンにインストールしにいったり、書類を発行するだけだったりと出荷形態も複雑です。それを全て手作業で受注処理していたため、「それはミスもするよね」という状態でした。

そこでRPAの導入を検討することになったのですが、最初はアシロボではなく、他社製品を検討していました。そんなとき、協力企業より「安くて使いやすいRPAがある」と聞いて、アシロボを知ることになります。2021年6月のセミナーで実際に話を聞いて、デモしてもらったところ「社内でも使えそう」と思い、導入を決めました。

作業の自動化で月間125時間の削減に成功

アシロボを導入してからは、真っ先に受注処理の入力作業を自動化しました。月に36時間かかっていた業務が、アシロボにより6時間まで削減。受注処理だけで約30時間の削減ができたので、他の業務にも展開していきました。

現在では、インターネットFAXの自動送信で約8時間、保守継続の見積作成で約30時間と他の業務でも順調に業務時間の削減に成功。合計100前後のシナリオが動いており、月125時間の業務時間削減になっています。

RPAの一番良いところはミスをしないことですね。これまで手作業で発生していたミスも、アシロボを導入して少なくなりました。仮に同じ時間かかったとしてもミスが出ない方が良いです。この点はアシロボを導入したメリットです。

受注処理のように細かくて、地味に手間がかかる、難しくはないけれど時間がかかる業務が、今後自動化していく対象と考えています。今では現場からの相談を受けて、自動化を検討することも増えてきています。

社内のTeamsに自動化の実績を動画で共有

RPAの存在を知ってもらうため、社内のチャットツールTeamsに自動化した業務の概要と削減効果を投稿しています。ただ文章で書き込むのではなく、実際の作業動画を共有することで、視覚的にも分かりやすい様に工夫しました。

Teamsの投稿を見た社員からは「びっくりした」というリアクションもあります。なかなかRPAの使い勝手を知ってもらうのは難しいことなのですが、実際にRPAが動いているところを動画で見てもらうことにより、社員の中でもRPAが浸透したように感じますね。社内へ周知したことがきっかけになって、「アシロボでこんな業務が自動化できるのでは？」という声も、自然と出てくるようになりました。

RPAはただ使うのが目的ではない

社内Teamsに動画付きでRPAの実績を紹介したのには狙いがあります。RPAで業務を自動化する際は、まず業務フローの棚卸が必須と言われています。ですが、現実はどこの部署も忙しくて、そのような時間を取ることは簡単ではありません。そこで、まずはRPAに関心を持ってもらうために、Teamsで実績を共有していったのです。

RPAはただ使うのが目的ではありません。社内でデジタル化を実現するためには、業務フロー自体を変えていく必要があります。業務フローを見直して、不要な業務を洗い出すことが大切です。RPAはあくまでデジタル化の手段に過ぎないと考えています。

実際に業務フローを見直した例をお話します。弊社ではユーザーからソフトの体験版の貸出し要請があった時に、承認システムで上長の承認を受けるルールになっていました。承認されるまでに時間がかかり、ユーザーの不満に繋がるケースがあったんです。RPAでこの業務を自動化する際に、「そもそも承認は必要なのか？」という議論を行い、承認は不要との結論になりました。RPAの導入がきっかけで、業務フローが見直された例ですね。

作業は自動化できるという成功体験が大切

RPAを社内で浸透させるためには、業務フローの見直しと同時に「作業は自動化できる」という成功体験が大切です。毎日同じ仕事をしていると、その業務が当たり前になり、疑問を抱かなくなります。しかし、実際にはRPAで自動化できる業務は結構多いんですよね。

例えば、インターネットFAXです。アシロボを導入した初期にとりあえずシナリオを作ってみたところ、約8時間の時短ができました。RPAを知らない社員にとっては「こんなことも自動化できるんだ！」という事例になったと思います。

他の仕事もそうですが、まずは小さいことから成功体験を積むことが大切です。実際にアシロボを使っているメンバーからは、「この業務も自動化できない？」と提案が出てくるようになりました。
このように成功体験を積み上げていったことで、モチベーションが上がり、社内の様々な業務で自動化が進もうとしています。

アシロボはRPA初心者でも使いやすい

先ほどもお話したとおり、最初はアシロボではなく、他社のRPAを導入しようと考えていました。他社のRPAを実際に使ってみたところ、少しプログラミングの要素が多いと感じましたね。開発に携わったことがある人であれば問題ないのですが、将来的に内製しようと思うと、導入へのハードルが高かったです。

一方、アシロボはRPA初心者でも使いやすいという印象です。開発以外の担当者であっても触りやすいので、RPAを内製するにはちょうど良いツールだと思います。

お手頃な価格も導入を決めたポイントですね。また半年以降は、月単位で継続判断できるのも導入する決め手になりました。他社のRPAは高額であり、一度導入を決めると後に引けません。アシロボの場合は、RPA導入が初めての弊社でも導入できると思いましたね。

これから導入を検討する企業へのメッセージ

RPAを導入した後に大事になってくるのは、アフターサービスだと思います。アシロボのサポートは、他社より断然良いと言い切ることができます。無償でここまで対応してくれる企業は他にありません。頻繁にセミナーが開かれているため、困ったことが長期化することがありません。アシロボであれば、RPAの初心者でも安心して使えると思いますよ。

またRPAを導入する際には、1人で課題を抱えこむのはやめたほうがいいと考えています。複数の人が対応できるようにしておかなければ、担当者に何かあった時に業務が止まってしまいます。アシロボはどういう処理が行われているか分かりやすいRPAです。プログラミングに詳しくなくても、シナリオ作りができますので、ぜひ活用してみてください。

本日は、ありがとうございました。我々が大切にしているアフターサービスについて、嬉しいお言葉を頂戴しメンバー一同感激しております。今後も、アシロボが益々お役にたてるよう引き続きサポートさせていただきます。