2023.11.29

RPAツールとは？導入メリットや選び方、中小企業向けおすすめRPAについて解説

概要

テレワークの推進や人手不足の解消のため、RPAツールの導入を進めている企業が増えてきています。RPAツールの市場も成長が著しく、多くのツールが乱立している状態ですので、「どのツールを選べば良いか分からない」「そもそも、自社に合うのだろうか？」といった疑問をもつ担当者の方も多いのではないでしょうか。
今回は、自社に合ったRPAツールを選定するために、RPAツールの基本的な情報と、導入メリット、選定のためのポイントについてご紹介いたします。

RPAツールとは？

RPAツールのRPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、定型業務やデータ入力といったルーティンで行われている業務をロボットによって自動化し、業務効率化を図れるできるツールのことです。
ロボットというと工場での作業などを自動化するものというイメージが強いですが、RPAは主にオフィスでのパソコン作業を自動化するものです。

業務の自動化をできるツールとして似たものはマクロがあげられますが、マクロはエクセルやワード等のマイクロソフト製品のアプリケーション内で自動化できるもので、RPAは複数のシステム・アプリケーションをまたいで作業をする業務を自動化できる部分が強みとなっています。

国内のシェア率は上がってきている

以前では、RPAを導入する企業は大手企業や中規模企業などがメインでしたが、近年では中小企業などでも導入しやすくなっています。
その理由として、低価格で運用できるRPAや、専門知識がなくても使用できるRPAなどが登場したということが挙げられます。
そのため、中小企業やはじめて導入を考えている方でも比較的導入しやすくなり、さらには2021年に政府が創設した「DX投資促進税制」の制度や「IT導入補助金」が後押しし、今後のRPA導入はさらに加速することが予想されるでしょう。
また、MM総研の調査によると年商50億円以上の大企業のRPA導入率は2022年には50％に上ることを予想しています。中小企業では導入率は10％と少ないですが、RPAの認知や事例が増えれば、中小企業でもRPAの導入率は大きく伸びる可能性があります。
参考：RPA導入企業が活用を本格化、AI-OCR導入も約2割

RPAツールが注目されている背景

低価格なRPAや専門的な技術が不要で運用できるRPAなど、多種多様なRPAが登場したことで以前よりも導入がしやすくなったと伝えましたが、RPAが注目されている理由はほかにもあります。
注目されている背景として、

新型コロナウイルス感染症の影響により、ワークスタイルが変化したこと
人手不足の深刻化
働き方改革の推進
政府によるデジタル化の推進

などが挙げられます。
人手不足の深刻化・働き方改革の推進により「少ない時間・少ない人数で効率的に働く」ことが重要になってきています。
RPAを導入し、繰り返し行われる単純作業を行っている人に対して、人にしかできない本質的な業務に集中してもらうべく、代替手段の1つとしてRPAは注目されているのです。

RPAの導入効果

では、RPAツールを導入することで具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここではRPAの主な導入効果について解説いたします。

生産性が向上する

単純作業をRPAに任せることによって、人が作業するよりも早く、正確に業務を行うことが可能になります。単純作業の負担を減らすことで、人は空いた時間で、これまでやりたくても時間がなくてできなかった新しい企画の検討や、人による判断が必要な作業など、人間にしかできない「考えて生み出す」業務に専念することができます。
また、RPAの導入時に現在の業務フローやプロセスの見直しを行うことによって、無駄な作業に気づいたり、効率のよい方法が見つかったりと、業務全体の生産性向上につながることもあるでしょう。

労働環境が改善され、人件費削減につながる

単純作業や繰り返しのルーティン作業をRPAツールで自動化することによって、業務時間の短縮につながり、残業を減らすことができます。
RPAは業務時間外や休日でも稼働させておくことができるので、休日出勤や時間外の人件費やアウトソーシング費用を削減することが可能です。
また、少子高齢化に伴い予測される将来的な人手不足にも対応できるでしょう。

ヒューマンエラーの防止になる

人間による手入力などで作業をしている場合には、ヒューマンエラーを完全に無くすことはできません。入力ミスや金額の間違い、入力規則の間違いなどで大きなミスにつながることもあるでしょう。そのため、複数人でミスのチェックやフォローをしている企業も少なくありません。
RPAツールを利用すれば、人間によるミスでの損失を未然に防ぐことが可能です。複数人でのチェックも不要になるため、人間の作業工数も大幅に削減できます。

テレワークの推進につながる

現在、コロナ禍や働き方改革によりテレワークの推進を進めている企業は少なくありません。
しかし、社内のパソコンでしか作業できない業務のために、出社しなければならず、テレワークが進まないという場面もあるでしょう。
RPAツールで自動化することによってオフィスに人が居なくても業務を遂行することが可能になりますので、テレワークの推進にもつながります。

属人性の回避

特定の業務を同じ人が繰り返し行っていた場合、業務が属人化してしまい、その人が辞めてしまったり、長期間休んでしまうと業務を続けることができない、というような状態に陥ってしまいます。
RPAツールで業務を自動化することで、担当者の出社に関わらず、業務を遂行することが可能です。また、退職や転職、異動などによる業務のイチからの把握や、引き継ぎの手間も起こらず、自動化した内容に沿って業務を行えるため、情報・ナレッジの流出防止にもなるでしょう。

本来やるべき重要な仕事への時間が生まれる

ツールを導入し業務を自動化することによって、「自分の業務が無くなってしまうのではないか」「仕事を取られてしまう」と考える方も多いでしょう。
ですが、RPAツールを導入することによって、全ての業務が無くなる訳ではありません。人間にしかできない判断が必要な業務や、コミュニケーション能力が必要な営業活動、新しい企画立案などの業務は自動化することは不可能です。
頭を使わずにできる単純作業を減らすことによって、本来やるべきコア業務に時間を費やすことができますので、仕事の質を向上させ、残業や単純作業による社員の精神的負担も削減できるでしょう。

RPAツールでできることとできないこと

RPAツールは、残念ながら全ての業務を自動化することはできません。
RPAツールで自動化することができることとできないことを知ったうえで、ツール導入を検討することで、導入時に「稼働がなかなか進まない」といった問題を未然に防ぐことができます。
ここでは、RPAツールでできること・できないことをご紹介いたします。
詳しい内容はこちらの記事でも解説していますので、併せてご確認ください。

RPAで出来ること｜どんな業務を自動化できるのか

RPAツールでできること

RPAツールで自動化できる作業は以下のような作業です。

作業手順が単純で判断を伴わない作業
一定のルールが決められている作業
決まったサイクルで行う作業
期限や時間の制約がある作業
同じ作業を繰り返す反復作業
処理件数が多い作業

これらは一例ですが、基本的には「判断を伴わない」「繰り返し行われる」「ルールが決まっている」作業をRPAは得意としています。

RPAツールでできないこと

一方で、RPAでは自動化できない、自動化しにくい作業は以下のような作業です。

手順が複雑な作業
判断を伴う作業
ルール化されていない作業
作業が発生する日時が不定期な作業
自ら考えて新しいものを創造する作業

このような作業は、RPAでは自動化できない、もしくは自動化をしても導入するための労力がかかってしまう、エラーが頻発してしまい作業効率が落ちてしまうなどの失敗につながります。
RPAを導入する際には、RPAが得意な作業と苦手な作業を切り分けて、どこなら自動化できるのか、どの作業を人が行わなければならないのかを確認しながら進めていきましょう。
また、全ての作業を自動化するのではなく、部分的にRPAに任せるという「半自動化」という考え方を持つことも重要です。

RPAツールのデメリットとその対策

では、RPAツールを導入する際のデメリットとその解決策をご紹介いたします。
RPAツールのデメリットは、以下の4つです。

イレギュラーには対応できない
運用の準備に時間がかかる
修正・メンテナンスに時間がかかる
属人化のリスクがある

RPAツールはシナリオに従って動くため、データが1つ間違っていても、ミスに気付くことや臨機応変に動くことはできません。そのため、イレギュラーな対応が多い業務は自動化するのが難しいのがデメリットです。
対策としては、なるべくイレギュラーが起こらない業務から自動化していくか、ミスがあった時にRPAに知らせてもらい、イレギュラー対応は人間が行う……のように、完全な自動化ではなく協力して業務を進める方が良いでしょう。

また、RPAは導入から運用するまでに、要件定義やシナリオ作成などで時間がかかります。運用を始めた後も、修正やメンテナンスに時間がかかることもあります。
早めに導入を進めたい・修正やメンテナンスに時間をかけたくない場合は、ベンダーからのサポートが充実していて、Q&Aやシナリオの例などがすぐに確認できるものを選ぶと良いでしょう。

RPAを導入した際、ある一定の人しかRPAの操作方法やシナリオを知らない、という運用の仕方では、業務の属人化を招いてしまいます。
担当者が異動したり、退職してしまうと、RPAのメンテナンスが出来ず、運用ができないという事態になってしまいますので、担当者が誰になっても運用が続けられるよう、現場の社員にRPAの知識をつけてもらうことが必要になります。

アシロボでは、現場の方でも使いやすい操作方法で、担当者向けのセミナーや操作説明会を無料で行っています。
全く知識のない方でも7時間程度でRPAを習得できます。担当者が変わる際にも引継ぎがしやすいのがアシロボの特徴の一つです。

RPAツールのタイプと特徴・価格相場

RPAツールには、

デスクトップ型
サーバー型
クラウド型

の3種類があります。それぞれ特徴と価格も異なりますので、どれが自社に合っているのか確認しつつ、導入することをおすすめします。
ここでは、RPAツールのタイプ別の特徴と価格相場について解説いたします。

デスクトップ型

デスクトップ型は、RPAツールをパソコンにインストールするタイプのものです。個別のPCで複数のシステムを連携させることが可能で、特に中小企業での導入や、まずは小さく始めてみる場合におすすめのタイプです。
価格も他のタイプであるサーバー型、クラウド型と比べて安価であることが多いのも特徴の1つです。

	初期費用	ランニングコスト
デスクトップ型の価格相場 ※参考価格	0円～50万円程度	月額5万円～

サーバー型

サーバー型はその名の通りRPAツールをサーバーにインストールするタイプです。
サーバー型は大規模で大量のデータを処理する場合に適したもので、部署間をまたぐ作業や複数のパソコンで同時に動かす作業を自動化させる場合におすすめです。
一方でサーバーの購入費用や構築費、初期設定などでコストや時間がかかってしまうのがデメリットとしてあげられます。

	初期費用	ランニングコスト
サーバー型の価格相場 ※参考価格	10万円～数千万円になることも	月額30万円～120万円

クラウド型

クラウド型はインターネットを経由して利用するタイプのRPAです。
導入の時間やコストがあまりかからないことやRPAを稼働させている間に他のパソコン作業をすることができるのがメリットです。
インターネットに接続する必要があるため、セキュリティに不安があることと、対象業務がWeb上、クラウド上の操作のみに限定されてしまうことがデメリットとしてあげられます。

	初期費用	ランニングコスト
サーバー型の価格相場 ※参考価格	30万円～50万円	月額10万円～

RPAツールの選び方

RPAツールは近年、多くのサービスが乱立しており、どのように選べば良いか分からないという方も多いはずです。
企業の規模や業務内容によって適したRPAツールを選択することで、無駄なコストを削減したり、導入の失敗を防ぐことができます。
ここでは、RPAツールの選び方について紹介いたします。

また、RPAツールの選び方については、こちらの記事でも解説していますので、併せてご確認ください。
RPAツールの比較方法7選。メリット・選び方と主要ツール比較表

種類で選ぶ

前項でお伝えしましたが、RPAツールにはデスクトップ型・サーバー型・クラウド型の3つの種類に分けることができます。
自動化させたい作業の内容や、規模にあわせてRPAの種類を選ぶと良いでしょう。

RPAの種類	おすすめの方の特徴
デスクトップ型	小規模な自動化から始めたい方比較的複雑でない作業を自動化したい方コストを抑えたい方
サーバー型	大規模な組織での作業を自動化させたい方サーバー上での環境構築ができる方複数のパソコンで大量の作業を同時に自動化させたい方
クラウド型	Webブラウザ上の作業を自動化させたい方企業規模が中小規模の方個人の端末で自動化を行いたい方

対象業務やシステム連携で選ぶ

RPAで自動化する作業が「社内システムと連携する必要があるか」「情報システム部や他の部との連携が不要で、現場のみで完結できる作業か」などもRPAツールを選ぶ上で重要な検討材料です。
例えば、社内システムと連携し大規模な組織で作業を自動化させる場合、サーバー型を選んで置くことで社内特有の細かいカスタマイズや調整が柔軟に行えます。
一方で、自動化したい作業が比較的簡単で1つの部署のみでの作業である場合には、デスクトップ型を選んでおくことで導入コストを減らすことが可能です。

メンテナンスのしやすさやサポート体制で選ぶ

RPAの導入をしたいが、IT人材が社内にいない、という場合も多くあります。そのような企業がRPAツールを導入する場合には、メンテナンスのしやすさやサポート体制が充実しているかを重視してツール選定を進めていきましょう。
ベンダーによってはオンラインサポートや導入時の研修などが有料となっている場合も多いため、社内にIT人材がいないと稼働までにかなりの時間とコストがかかってしまいます。
そのため、研修やサポートが充実しているかどうか、サポートは無料か有料かなどは事前に確認しておきたいポイントです。

規模に合った価格で選ぶ

RPAツールはベンダーによって価格が異なります。前項で紹介したタイプによっても初期費用やランニングコストが変わってきますので、RPAツールの機能と価格とのバランスを考えて選ぶことが大切です。

導入部署で選ぶ

導入する業務はもちろん、どの部署で利用するかもRPAツールを導入する上で確認しておきたいポイントです。
導入部署の作業が固定でなく、お客様に合わせて頻繁にやり方を変えたり、改善を行っている場合などは、現場部門で変更作業がしやすいデスクトップ型かクラウド型がおすすめです。
職種・部署別のRPAツールの導入事例は以下の記事でも解説していますので、ツール選定の材料として確認してください。

RPAツールを導入する手順

では、実際にRPAを導入する手順についてご紹介いたします。
導入手順は以下の7ステップです。

導入したい部署、業務を選択する
部署業務にあった、導入を検討したいRPAを選ぶ
自働化したい業務を1～2個選ぶ
シナリオを作り、使い勝手やサポートを確認する
RPA担当チームを決めて小さく導入する
他にどんな業務で使えそうかを洗い出してみる
社内で周知をする

以下で詳しく解説していきます。

導入したい部署、業務を選択する

RPAを導入したい部署やどういう業務を自動化したいのかを決めます。会社全体として、大規模に導入を実施したいのか、まずは部署単位でスモールスタートで始めるのか。
また、部署単位で導入する場合は、どんな業務を自動化したいのかも、目処を立てておきます。

導入を検討したいRPAを選ぶ

まず、前項でお伝えした「RPAツールの選び方」を参考に、導入を検討したいRPAツールを選定していきましょう。
ベンダーによっては、期間限定で体験版を利用できるものもありますので、見積もりの段階で実際に操作を体験し、操作テストをすることをおすすめします。
アシロボでも、製品版と同様の機能を1か月間無料でご使用いただけます。

アシロボ体験版お申込み

自働化したい業務を1～2個選ぶ

導入した際に、自動化させたい業務を1個～2個程度選定しましょう。
自動化したい業務が全て洗い出されるのを待っていると、導入から稼働開始までの時間が長くかかってしまいます。検討はしたが優先順位が下がってしまったり、業務の洗い出しだけで疲弊してしまい、途中で頓挫してしまったなどの失敗例があります。
RPAで操作したいシステムやアプリケーションをリストアップし、主要な業務が自動化できそうかを確認することを目的に業務を1個～2個選定し、実際に動かしてみることをおすすめします。
導入後は、RPAの効果測定の結果を考慮しながら、徐々に自動化する業務を増やしていくと良いでしょう。

シナリオを作り使い勝手やサポートを確認する

実際に環境を構築し、トライアルなどで試験運用をしましょう。RPAツールの使いやすさや操作が分からなくなってしまった時やエラーが出てしまった時のサポートも確認しておくと良いでしょう。
この段階では、効果や結果よりも、実際の使いやすさ、サポートの充実さに比重を置いて試験運用していくことをおすすめします。
また、最初は「全てを自動で動かすこと」や「うまく動かないために諦める」ということはせず、RPAで対処できない部分は人がサポートする、他の方法を試してみるなど、諦めずに何度も動かしていくことが大切です。

対象部門を決めて小さく導入する

RPAの選定が終わり、導入が決まったら、まずは対象部門を決めて小さく導入を始めましょう。
パソコンの用意やツールのインストールなど、必要な環境を準備し、対象部門への説明や研修を行ったうえで、業務の自動化をスタートさせます。

どんな業務で使えそうか他に洗い出してみる

業務を自動化して効果を測定できたら、改善点や他業務でも活用できないか業務の洗い出しをしてみましょう。
導入後も定期的に効果測定を行い、改善点を修正する、他業務でも活用できるようにRPA業務の幅を拡大していくなど、「上手く動いているので放っておく」のではなく、PDCAを常に回していくことが重要です。

社内で周知をする

自動化できた業務はRPAの実際の動きを動画で撮るなどして、社内で紹介をしていくのがおすすめです。自動化と言われてもイメージがつかなかった部署も、普段自分たちが目にしているシステムを自動で動かしている状態を見ることで、RPA化したい業務の想起ができます。
そうすることで、他業務でもRPAの活用を考えるきっかけとなり、会社全体でのデジタル化も進めることができるでしょう。
また、シナリオ作成担当者のモチベーションアップにもつながります。

アシロボは中小企業におすすめの低価格RPAです

ここまで、RPAツールに関する情報をお伝えいたしました。
「アシロボ」は、中小企業と大企業の現場部門での利用におすすめの低価格のデスクトップ型RPAツールです。ここでは、アシロボの魅力や機能についてご紹介いたします。

業界最安値クラスの低価格

アシロボの料金は月額5万円と、RPAツールの中でも業界最安値クラスです。
1契約で2台のパソコンを動かすことができますので、時給34円で2名の派遣スタッフを入社させるイメージで導入ができます。
中小企業や大企業の1つの部署の作業の自動化であれば、1契約で充分カバー可能です。

導入後のサポートも充実。追加費用もなし

RPAツールを利用していくにあたって、大切なのはベンダーからのサポートです。サポートが不十分だと、ネットで情報を検索して自力で解決するか、有料のサポートで料金を支払って設定してもらうということになり、時間とコストがかかります。
アシロボでは、

導入サポート
操作説明会
アフターフォロー
契約更新料
バージョンアップ費用
Q＆Aサイト

などに追加料金はかかりません。全て無料で利用することができます。

自治体にもご利用いただいている万全のセキュリティ

アシロボは、使いやすさと低価格なのはもちろん、セキュリティ面でも評価され、自治体や官公庁、大手上場企業でも導入実績があるRPAツールです。

秒単位でのログ取得が可能
権限管理設定機能
オフライン利用が可能
バックドアなし
プログラムのトレーサビリティを実施

など、万全のセキュリティ体制で安心してご利用いただけます。

業務フロー図が不要ですぐに利用できる

一般的なRPAツールで必要な業務フロー図が、アシロボでは必要ありません。
人間がしている操作をパネルで並べるだけの、人に業務を引き継ぐようなOJT方式でシナリオ作成が完了します。そのため、高いプログラミング知識を必要とせず、直感的に設定を行うことが可能です。

担当者が無料で育成できる

RPAのシナリオ作成には、プログラミングの基礎的な知識があると導入から運用までの過程をスムーズに行えます。
ですが、社内にプログラミング知識のある社員がいない、という企業も多いでしょう。
アシロボでは、導入前に実現可能か確認できる「導入前相談」、プログラミングについて全くわからない方でもRPAのシナリオ作成ができるまでの「操作説明会」を無料で用意しております。
そのため、知識ゼロからのスタートでも、7時間半でシナリオ作成ができるまでに社員を育成することができます。RPA導入担当者の皆様は、担当者を操作説明会に送りこみ、あとは成長を待つだけです。

RPAツールアシロボの導入事例

ここでは、実際にアシロボをご利用いただいている企業様の導入事例について紹介いたします。
さまざまな業種・業界で利用されていますので、是非RPAツール選定の参考にしてください。

こちらの記事でも解説していますので、併せてご確認ください。

アシロボで完全テレワークを実現

送風機等の製造、各種インフラ、電機機器メンテナンス、設計開発などエンジニアリングソリューションビジネスのリーディングカンパニーである株式会社オンセック様の事例です。
オンセック様では、2020年の緊急事態宣言発令を機に、アシロボを活用して完全テレワークを実現されました。
どうしても出社が必要な仕事に、お客様や仕入先様から送信されるFAX処理がありました。

複合機で受信するFAX情報をデータで取りこむ
予めスケジュール設定した時間にアシロボが動いてFAXデータをPDFファイルに変更
所定のファイルサーバーに保存する

このような中継作業でアシロボが活躍。お客様や仕入先様への業務フローの変更も無くアシロボに任せられたお陰で、出社の必要性が大幅に減りスムーズにテレワークへの移行を可能にされました。

詳しいインタビューはこちらから
アシロボで完全テレワークを実現／オンセック様｜導入企業インタビュー

RPA導入で業務の見直しを実現

「名古屋マリオットアソシアホテル」など6つのホテルを展開する株式会社ジェイアール東海ホテルズ様。アシロボの操作性と価格の安さなどから、導入を決めていただきました。
2021年に導入していただいてから、6つのホテルで合計約200本のシナリオ（2022年8月現在）が稼働しています。
導入をする際に業務の洗い出しを実施したところ、複数の人が同じような業務をしていることが発覚し、業務の見直しにもつながりました。
導入後は毎日の業務が圧縮され、労働生産性も向上したようです。

詳しいインタビューはこちらから
面倒なことはアシロボで解決！諦めずにやってみることが大事／ジェイアール東海ホテルズ様｜導入企業インタビュー

RPAツールに関するよくある質問

ここでは、RPAツールに関するよくある質問に関してお応えいたします。

VBA（マクロ）との違いは？

RPAとVBA、マクロの違いは、自動化できる範囲です。
ExcelマクロはExcel上での作業のみを自動化できます。VBAを使用した場合には、Officeアプリの範囲内で作業自動化が可能です。
一方、RPAツールはOfficeアプリはもちろん、それ以外のアプリケーションとの連携が可能です。

AI（人工知能）との違いは？

RPAとは、業務を自動化するシステムそのものを指しています。
一方で、AIとは「人工知能」と呼ばれ、データに基づいて判断や作業の振り分けなどを自ら判断して実行します。
人工知能といわれているだけあり、人間の頭脳のように判断することが得意ですが、AI単体で何かの業務を任せるということは基本的にはありません。
AIは、システムやデバイスなどに組み込まれることで真価を発揮します。
人間で例えるのであれば、AIは脳の代わりで、RPAは作業を行う腕の代わりとなるイメージです。

無料で利用可能なものはある？

RPAツールの中には無料で使用できるものもあります。
ですが、利用条件や利用制限が設けられていることが多いため、本来の機能を充分に使うことができないことを念頭に置いておかなければなりません。
また、サポートが得られないことも多いので、疑問点があったりエラーが起こってしまうと解決までに時間がかかってしまいます。また、研修は有料であることも多く、結局お金がかかってしまった、ということも少なくありません。

こちらの記事では詳細を記載しているので、併せてご確認ください。
RPAツールは無料で充分？メリット・デメリットとフリーソフトのご紹介