RPAとは？導入のメリットや事例・導入フローをご紹介

RPAとは？

RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティックプロセスオートメーション）の略称で、直訳すると「ロボットによる業務の自動化」となります。

人間が毎日繰り返し行っている単純な作業を、機械によって自動化することができるRPAは、近年、官公庁や大手企業、中小企業を問わずさまざまな企業に取り入れられています。

では、RPAに向いている業務とは一体なんなのでしょうか。以下にて見ていきましょう。

RPAに向いている業務

RPAは、「ルールと手順」がある作業であれば、基本的にどのような作業でも自動化できると考えていいでしょう。具体的にいうと、以下のような手順でRPAは業務を行います。

1. 請求書作成システムで、該当月の請求がある案件名を表示
2. 請求書を作成する
3. 共有サーバー等の担当者ごとの指定フォルダに請求書を格納する

このような一連のルールと手順がある仕事を、RPAは得意とします。他にも、以下のような行動事例があります。

1. 勤怠管理システムで必要な情報を検索
2. 勤怠実績をダウンロード
3. 社員ごとに勤怠時間・時間外労働を算出
4. 集計表に転記

従来は人が行っていたこのような一連の業務を、RPAはシナリオ（動作指示書）として記録し、実行に移すのです。

一方で、判断が伴うものや作業ルールや手順が決まっていない業務などはRPAには向いていないため、自動化するよりも人によって作業する方が早い場合もあるでしょう。

RPAとAIの違い

RPAとAIの違いは、一言でいうと、「自分で考えることができるか否か」です。RPAは基本的に、シナリオとして設定された業務を機械的かつ忠実に実行させる、いわゆる「手」の仕事をします。一方で、AIとは、過去の蓄積されたデータをもとに学習をし、より良いと判断する選択肢を選ぶ、つまり「脳」と「目」の仕事をする、考える機能を持っているのです。

PRAの中にAIが搭載されていることもありますが、基本的には全く異なる仕組みであることを理解しておきましょう。

なぜ今RPAを導入する企業が増えている？

そんなRPAですが、近年、導入する官公庁や企業が急激に増加しています。その理由はどこにあるのでしょうか。

• 政府によるデジタル化の推進
• 働き方改革の推進
• 人手不足の深刻化
• コロナによるテレワークの増加

以下にて、詳しく内容を見ていきましょう。

政府によるデジタル化の推進

2021年にデジタル庁が創設されたように、政府は近年、日本をデジタル化させる方向に舵を切っています。2021年4月に総務省が公表した「令和3年度「地方自治体におけるAI・RPAの実証実験・導入状況等調査」」によると、令和3年度では都道府県は91%、指定都市は95％、その他の市区町村では29%がRPAの導入が完了しており、都道府県レベルの大きな自治体のほとんどがRPAを導入していることはもちろん、各省庁が先陣を切ってデジタル化を進めています。アシロボは、国土交通省（海上保安庁）、防衛省（航空自衛隊／海上自衛隊）、総務省（消防庁）、経済産業省にも導入いただいていています。

また、自治体だけではなく、民間のデジタル化推進も行っており、今後もRPAを始めとしたデジタル化はさまざまな業界で当たり前になってくるでしょう。
参考：産業界におけるデジタルトランスフォーメーションの推進

働き方改革の推進

普段の業務の中には、単純作業が多く含まれていることがあります。そのような単純作業をRPAが行うことにより、業務効率化の実現、延いては残業時間の減少につながるのです。
働き方改革の推進により、少ない時間で効率的に働くことがトレンドとなっている昨今、RPAの導入は企業にとって多くのメリットがあるのです。

人手不足の深刻化

超高齢化社会を迎えて久しい日本では、労働者の人手不足が深刻化しています。2022年に内閣府が公表した高齢社会白書によると、総人口を占める65歳以上の人口が28％を超え、働き盛りの人々は減少の一途を辿っています。
出典：令和4年版高齢社会白書（内閣府）

そんな日本社会において、RPAは労働生産性の向上につながるとして注目されています。業務の自動化を行うことにより、少ない人数でも効率的に業務を回すことが可能となります。社内のリソースを効果的に活用できるため、企業はRPAの導入に前向きなのです。

コロナによるテレワークの増加

2020年、新型コロナウイルスの世界的拡大により、急激にテレワークの普及が進みました。そこで問題となったのが、社外に持ち出せない機密事項の処理方法です。出社でしかできない業務をどうやって遠隔地から行うのか、そこで注目されたのがRPAです。

社内に設置してあるPCでRPAを起動させ、社内PCでしか動かせないシステムでの業務を行ってもらうことで、社員の出社の必要性がなくなります。RPAが全ての業務を行うことが難しくても、出社日数を減らすことが可能になり、テレワークの推進に繋がります。

 

RPA導入のメリット

近年導入が増えているRPAですが、その導入メリットはどのようなものがあるのでしょうか。

• 業務効率化
• コスト削減につながる
• ヒューマンエラーの防止
• 業務ノウハウの属人化の防止

以下にて、詳しい内容を見ていきましょう。

業務効率化

RPAを導入することのメリットのひとつは、業務効率が上がることです。
ロボットは人間と違い、疲れることやミスをすることはありません。フローが定められている作業であれば、人間が行うよりも作業を正確かつスピーディーに実行することができるので、業務効率化につながるでしょう。
そして、人間は別の知的生産作業だけに注力することができます。

コスト削減につながる

RPAにより業務内容が減少することにより、残業代などの人件費が削減できるメリットもあります。
繁忙期や月末月初等、時期によって作業ボリュームが増えていた作業や、複数人で行っている作業も、少ない人数で対応することができますので、アウトソーシング費用や無駄な人件費を削減することができます。
対象業務が増えた場合にはロボットを増やすだけで24時間365日稼働することができますので、教育コストや採用のコストもかかりません。

ヒューマンエラーの防止

RPAのメリットの一つとして、ヒューマンエラーを起こさないことが挙げられます。人間が業務を行うと、どうしてもその時の体調や集中力の低下など、さまざまな理由により、漏れ・ミスが発生してしまうものです。一方、RPAは組み込まれたシナリオに即して起動をするため、大きなトラブルがない限りミスを起こすことはありません。

業務ノウハウの属人化の防止

属人化とは、一つの業務を一人の人しかできない状態に陥ることをいいます。例えば、Ａさんが請求書作成の業務を専任で行っており、Ａさん以外の人がその業務を行うことができない状況になっていたとします。この場合、Ａさんが退職してしまうと、請求書作成の業務をできる人がいなくなってしまいます。

RPAに請求書作成の業務を行ってもらえるようにしておけば、業務の属人化を防ぐことができます。また、RPA導入時に業務フローを洗い出すことによって、引継ぎの簡易化や業務フローの改善にもつながるでしょう。

RPA導入にデメリットはある？

一方で、デメリットはどんなものがあるのか、気になる方も少なくないのではないでしょうか。
主なデメリットは以下の4つです。

• 導入コストがかかる
• 突然業務が止まる可能性がある
• メンテナンスが難しく、あまり使われなくなる可能性がある
• 引継ぎが難しい可能性もある

それぞれ具体的に解説します。

導入コストがかかる

RPAを導入するうえで、コストはどうしてもかかってしまいます。
導入する際の初期費用のほか、継続的に利用するためのライセンス料、メンテナンス料など、さまざまな費用が必要です。
導入コストは決して安くはなく、企業によっては費用面で導入が難しいということも少なくありません。

そのため、「それだけの費用をかけてRPAを導入する必要があるのか」や「そのRPAは自社の目的に適しているか」、「自社の業務と連携でき、生産性を高めることはできるか」などを明確にする必要があります。
RPAの費用対効果の算出方法については、以下の記事で解説していますので、参考にしてください。
RPAの費用対効果の算出方法は？｜導入時の費用対効果の例もご紹介

突然業務が止まる可能性がある

システム障害やバグなどの問題が発生した場合、RPAの機能が停止してしまい、業務が止まってしまう可能性があります。
システム障害やバグなどの発生原因は、クラウド関連やソフトウェア関連、シナリオなど、さまざまで原因が挙げられ、突然発生することも珍しくありません。
また、サーバーに大きく負担をかけてしまうとサーバーダウンしてしまい、データが消失してしまう可能性があり、細心の注意が必要です。
対策としては、システムエラーが起こってしまった時に修正やメンテナンスを行える人員を増やしておくことが大切です。
システム部やRPA担当者だけに任せてしまうと、負担が集中し、業務再開に時間がかかってしまいます。現場でも修正やメンテナンスができる人を増やすことで、エラーが起きてもすぐに対応することができるでしょう。

メンテナンスが難しく、あまり使われなくなる可能性がある

RPAは導入したら終わりというわけではなく、導入後も定期的なメンテナンスが欠かせません。
メンテナンスを怠ってしまうと不具合や誤作動の原因となり、その結果、システム障害やバグが起こってしまいます。
しかし、実際に自社でメンテナンスしようと考えても、メンテナンスするためにはある程度のIT知識が必要です。
RPAによってはメンテナンスが難しい場合もあるため、そのうち使われなくなってしまうということもあります。
RPAを導入する際は、RPAをメンテナンスができることはもちろん、開発も行えるような専門性に長けた人材を確保し、定期的にメンテナンスを行うようにしましょう。

アシロボは、現場でも使いやすいことが特徴で、さらに操作説明会やセミナーを無料で行っています。操作説明会を受講することによって、全く知識がない方でも7時間で運用できるまでに教育することが可能です。

引継ぎが難しい可能性もある

上記で伝えたメンテナンスに加え、RPAの操作を属人化させすぎてしまうと、引継ぎが難しくなるというデメリットもあります。
たとえば、担当者が異動や転勤になった場合、その担当者以外はRPAを管理できないという状況が生まれ、一からシナリオ作成をやらなければならないなど、非常に大変になってしまいます。
そういった状況にならないためにも、日頃から技術に関する情報やシナリオの内容、変更点などを事業全体・組織全体で共有しておきましょう。
誰が担当者になっても操作ができるよう、社員を教育していくことも大切にです。

RPAを導入することで効果のある業務とは

RPAを導入することで、業務の効率化や業務生産性の向上を狙うことができる、と紹介してきました。ここからはRPAを導入すると、どのような業務で特に効果が見込めるのかを見ていきましょう。

• ルール化しやすい業務
• 繰り返しの作業が多い業務
• パソコンのみで完了する業務
• 膨大な量のデータを扱う業務
• 毎日、毎週、毎月と定期的に行っている業務

以下にて、一つずつ詳しくまとめていきます。

ルール化しやすい業務

マニュアル化されている業務、作業手順書があり、複数の人が交代でやっているなど、ルール化できる業務はRPAによって自動化が可能です。
ですが、ルール化されているといっても、状況に応じて臨機応変に対応しなければならないプロセスが入っている場合には、RPAで対応するのが難しくなってしまいます。
その場合は、作業を細分化し、判断が必要なフローについては人間が行い、その他ルールに沿ってできる作業はRPAに任せるなどの工夫が必要になるでしょう。

繰り返しの作業が多い業務

Excelやシステムに登録されているデータを別のアプリやシステムに転記をし続ける、サイトからデータをダウンロードして他のファイルに保存するなど、繰り返しの単純作業になってしまう業務も、RPAによって自動化が可能です。
集中力低下によるヒューマンエラーが起こりやすい繰り返し業務でも、RPAならミスなく迅速に作業を終えられるでしょう。

パソコンのみで完了する業務

RPAはパソコンにインストールされたアプリやソフトを自動で動かすロボットですので、基本的にパソコンのみで完了する業務を自動化することに長けています。
そのため、「紙に書かれた手書き文字を判別する」「音声データを聞き取り文章化する」などの、パソコン以外の紙媒体や電話などの機器を利用したデータ化されていない業務は行うことができません。
ただし、電話がかかってきた番号をデータとしてパソコンで見ることができれば、かかってきた番号を参照してデータベースから顧客情報を取り出しオペレーターに提示するなどの使い方は可能です。
手書き文字を判別するなどの業務がある場合には、事前にデータ化する必要があります。

膨大な量のデータを扱う業務

RPAは人間と違い24時間365日稼働することができるため、膨大な量のデータを扱う業務を自動化するのに向いています。
人間が行うと「集中力が切れてミスしてしまう」「〆切に間に合わせるために残業や朝早くから出勤する必要がある」などの課題がある業務はRPAで自動化することによって大きな効果を得られるでしょう。
例えば、何百人にも及ぶ勤怠データを基幹システムからExcelに入力し、フォルダに保存するなどといった気の遠くなるような作業でも、RPAで自動化すれば残業やヒューマンエラーを防止することが可能です。

毎日、毎週、毎月と定期的に行っている業務

「毎日朝に新規の申し込みを確認し、売上金額をExcelに記載する」「人事異動の時期に自宅から勤務地までの交通費を確認し、システムに反映させる」など、繰り返し行われる定期的な業務も、ルール化されていればRPAの導入で自動化することができます。
毎日のルーチン化した作業や時間的成約がある業務を削減することによって、業務効率化の効果を感じやすいでしょう。
ただし、ルールが毎月更新される、登録方法が定まっていないような業務は、毎月シナリオの修正が必要になり、RPA化は難しいです。

 

RPAを導入する流れ

ここまでは、RPAを導入するメリットや、RPAを導入することで効果のある業務の一例を見てきました。ここからは、RPAを導入するための流れを、簡単に見ていきましょう。RPA導入の流れは、以下の5項目に分けられます。

1. どの部署で導入したいかを決め、部署の特性を考える
2. 導入部署にあった、導入を検討したいRPAを選ぶ
3. 自働化したい業務を1～2個選ぶ
4. シナリオを作り使い勝手やサポートを確認する
5. RPA担当チーム決めて小さく導入する（スモールスタート）
6. 他にどんな業務で使えそうか洗い出してみる

RPAツールを提供しているベンダーは数多くあり、それぞれに特徴があります。どのような企業が導入しているのか、実績はどの程度か、導入のための料金はいくらかなど、複数の要因を比較検討して、トライアルしてみましょう。

RPA導入におけるポイント

ではここからは、RPAを導入する際における注意すべきポイントについて紹介していきます。

• 効果測定のための指標・目標を明確にする
• スモールスタートを進める
• 野良ロボット対策をする
• 簡単に設定ができるものを選ぶ
• 実施頻度が高いものを選ぶ

以下にて、詳しい内容をまとめていきましょう。

効果測定のための指標・目標を明確にする

RPAは、導入することにより業務の効率化を計ることができるシステムです。しかし、上手に利用できないことにより、その恩恵を受けられない場合もあります。RPAを上手く利用するためには、目標値の指標化が必須なのです。

RPA導入の目標とは、「業務効率化」「残業代などのコスト削減」「ヒューマンエラーの防止」「業務ノウハウの属人化の防止」などです。これらの項目に対して、RPA導入前の状況をまずは数値化して明確にします。そうすることで、RPAでどのような効果を得られたのかが一目で分かるようになるでしょう。例えば、導入6ヶ月以内に、リストアップした10業務をRPA化する。その後、1年以内にミス発生率を5％減らす。等、段階的に目標を定めていくのがオススメです。

スモールスタートで進める

RPAシステムは、導入しただけで全てが上手くいく訳ではありません。RPAは、シナリオ作成やエラーに対応する現場の努力の積み重ねがあってこそ力を発揮します。そのため、一番初めから大規模導入をしてしまっては、現場レベルで対応ができなくなってしまい、RPA導入の失敗につながるでしょう。

RPAを導入するのであれば、スモールスタートをおすすめします。まずは簡単で小さなことからRPAに任せ、現場の人材がRPAに慣れるのを待ってから、少しずつ本格導入していくと良いでしょう。もちろん、将来を見据え、計画を立てておくことは必要です。

野良ロボット対策をする

野良ロボットとは、管理者不在のRPAのことを指します。RPAを管理していた人が退職や異動をして、担当者がいなくなった場合に起こります。RPAの野良ロボット化は、他のRPAの挙動に負荷をかけたり、思わぬトラブルを引き起こしたりする原因となるため、避けるべき事象です。

RPAを野良ロボット化させないための対策としては、RPA担当者を複数人確保したり、チームを編成することが挙げられます。まだ、どんな作業をさせているのか記録をしておくことも重要です。
アシロボでは、コマンドにメモ機能があります。一つ一つの動作に「どのボタンをクリックしているのか」など指示している情報を細かく記すことで、野良ロボ化を防ぐことができます。

簡単に設定ができるものを選ぶ

RPAは、サービスによっては、プログラミングの知識が必要になってくるものもあります。社内に該当のスキルを持つ人材がいない、あるいは担当者に選定できない場合、プログラミングスキルを持っていない人材が担当者となることもあるでしょう。

そのような場合、より簡単にRPAの設定ができるものを選択する、もしくは人材を教育する必要があります。RPAベンダーによっては、研修に1か月〜半年程度かかるものもあり、その場合難しい知識を習得しなければなりません。
アシロボでは、プログラミング知識がなくてもたった7時間半で一定の知識が習得できるようになる操作説明会を実施しております。
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RPAの導入事例

では、ここからは、RPAの導入事例について2つ紹介していきます。

まずは経理部で導入し、他部署に拡大

全国に6つのホテルを展開する、株式会社ジェイアール東海ホテルズ様は、毎日の業務を圧縮し、労働生産性の向上させるためRPAを導入。操作性が簡単なことや、価格の安さもベンダーを選ぶ要因の一つとなったとのことです。

実際にRPAを導入する際に、「『めんどくさい』や『毎日やっている』をキーワードにして、社内で業務内容をヒアリングしました」とのこと。業務のダブりを改善する副次的効果もあったようです。
まずは経理部で導入されたRPAは、現在他部署にも拡大中。経理部内でもRPAの活動範囲を広げる試みが行われています。

詳しいインタビューはこちらから

DXで遅れをとらないよう、まずは始めてみる

オンラインショップ「plywood（プライウッド）」の運営元である、株式会社ベニヤ様は、人の温かみのあるRPA運営を行っているとのこと。たとえば、ルーティーン業務の報告に「今日も暑いですね〜」の文言を一言入れてみるなどしているそうです。

「精神的、肉体的にも、かなり負担軽減してもらい助かっているので、もはや、無くてはならない存在です」とのこと。2、3時間かかっていた朝の単純作業をRPAに任せることができていることにより、スタッフの負担が軽減されたと話します。

「そろそろDX化で遅れを取らないようにといった感覚もあると思うので、少しでも人とRPAの労働ハイブリッド化が進められるように、絶対にやっておいて損はないと思います」

詳しいインタビューはこちらから

RPAの導入ならアシロボにお任せください

RPAを導入検討しているなら、低価格で高品質な「アシロボ」にお任せください。アシロボは、ディヴォートソリューション株式会社が提供するRPAサービスです。

大手企業をはじめとして、さまざまな官公庁で採用されているアシロボは、価格、実績、システム内容の全てにおいてお客様にご満足いただけるサービスを提供しています。

低価格で導入可能な中小企業向けRPAです

アシロボは、業界最安値価格で提供を可能としているRPAです。一契約当たり、PC二台分のライセンスが付与され、価格はなんと月給5万円。「まずは、はじめてみよう」と気軽にスタートすることができるでしょう。
5万円で2台のPCが24時間自動で業務を行ってくれるので、イメージとしては、派遣社員を二名、時給34円で雇っているのと同じこととなります。

事前準備がほぼ不要。操作も簡単です

業務フロー図を必要としないことも特徴の一つです。アシロボは、今行っている作業をリストアップし、アシロボに落とし込んでいくという、人に業務を引き継ぐようなOJT形式での設定ができます。さまざまな現場で働く一人ひとりが、自分の行っている業務を思い出しながらアシロボに動作を覚えさせていくだけで稼働が可能です。
人間がしている動作をそのままパネル形式で落とし込んでいくため、プログラミング知識がない方でも、直感的に操作ができるでしょう。

追加費用なしで充実したサポートが受けられます

操作説明会など導入に関わるサポート全般、アフターフォロー、月一回あるバージョンUPに関わる手数料などは一切かかりません。契約時更新料や年会費等などもありません。
また、シナリオ作成の上限はなく、作れば作るほど割安となっていきます。シナリオ作成に迷ったら、インポートしてそのまま使える、サンプルシナリオのダウンロードも可能です。
もちろん、導入前の説明会なども定期的に行っていますし、操作説明会は何名でも何回でも無料でご参加可能です。是非ご利用ください。

まとめ

直訳すると「ロボットによる業務の自動化」となる、RPA。RPAは、人間との共同作業によってその真価を発揮します。100％RPAに頼るのではなく、RPAが特異な業務はRPAが、人間にしかできない業務は人間が行う。RPAは、「未来の手」と評されることもあります。人間がブレイン（頭脳）となり、未来の手を動かすのです。

アシロボは、低価格・高品質のRPAです。あなたの企業がRPA導入を検討しているのであれば、一度無料の操作説明会にご参加ください。また、分からないことがあれば、お気軽にお問い合わせください。