RPAシナリオ作成のポイント。作り方や注意点を解説
概要
業務のデジタル化や業務効率化において欠かせない存在であるRPA。RPAを効果的に導入すれば、今まで人の手で担っていた業務を一気に効率化できます。
そんなRPAを導入する際に大切なのが、RPAのシナリオ作成です。ポイントをおさえたシナリオ作成はDX推進の上で極めて効果的ですが、シナリオ作成時のポイントやステップを正しく理解しないままRPA化を進めると二度手間になることも少なくありません。。この記事では、RPAのシナリオを作成する方法や、作成時の注意点などを徹底的に解説いたします。
RPAのシナリオとは?
DXの一環としてよく耳にする「RPA」ですが、そもそもRPAとはどのような特徴を持つものなのでしょうか。業務効率化に効果的なシナリオを作成するためには、RPAの仕組みやシナリオ作成について正しく理解する必要があります。RPAのシナリオ作成の手段を知る前に、まずはRPAとは何か、そしてRPAにおけるシナリオ作成とはどういったものかをおさらいしておきましょう。
RPAとは
「RPA」とは、”Robotic Process Automation”、日本語でいえば「ロボットによる工程の自動化」を指します。
一般企業においては、社内システムへのデータ入力業務や定期的なメール配信業務、日報の作成業務など、定期的に繰り返される単純作業が数多く存在します。RPAを用いれば、これらの単純作業を自動化できるのが特徴です。
RPAは、定期的に繰り返されるような単純作業を得意としています。現場にとって負担となりやすい定型業務をRPAによって自動化すれば、社員はより生産性の高いコア業務に集中できる、現場全体の人手不足が解消するといったメリットが期待できます。
RPAにおけるシナリオ作成とは
RPAにおける「シナリオ」とは、自動化したい業務のプロセスを示した手順書のようなイメージです。RPAに実行してほしい業務をシナリオという形式で明確化すれば、RPAは的確に与えられた指示をこなすことができるのです。
例えば定期的なメール配信業務を自動化する際には、以下のような情報がシナリオに組み込まれます。
- メールソフトの立ち上げ
- メールの内容の打ち込み
- 送信先のメールアドレスを入力
- 送信ボタンをクリックする
RPAはあくまでもロボットであり、与えられた通りの指示をこなす存在です。指示が曖昧なままだと、RPAは的確に処理を実行できません。シナリオを作成する際には、業務に必要なそれぞれの情報を細かく指定する必要があります。
RPAのシナリオ作成は、大きく分けて「画面操作記録型(簡易型)」と「コーディング型(開発型)」の2つに分けられます。
画面操作記録型(簡易型)のシナリオ作成
画面操作記録型のRPAとは、プログラミング能力が求められないタイプのRPAを指します。基本的にはドラッグアンドドロップなどの視覚的な操作でRPAのシナリオを作成できます。
また、実際に行っている作業を録画をしてクリックする場所を指定したりすることもできます。
社内にプログラミング知識を持っている人が居ない場合や、現場で運用ができるようにしたい場合には、簡易型のRPAを選ぶと良いでしょう。
コーディング型(開発型)のシナリオ作成
コーディング型のRPAとは、プログラミングの知識を活用したシナリオ作成が求められるタイプのRPAです。基本的なシナリオ作成はドラッグアンドドロップ等で行えるよう簡略化されている場合もありますが、より複雑なシナリオ作成を行いたい場合にはコーディングを実施する必要があります。
社内にプログラミングスキルを持った人材がいる場合や、情報システム部門のリソースをRPAへ割けるような場合にはおすすめのRPAです。
RPAのシナリオ作成の方法
先述したように、RPAを効果的に活用するためにはいかにして優れたシナリオを作成するかが極めて重要です。現場の状況にあったシナリオを作成すれば、RPAによって単純作業を大幅に削減できます。RPAのシナリオを作成する際の基本的な方法について見ていきましょう。
業務を洗い出す
RPAのシナリオ作成を行う際は、まず現場で取り組んでいる業務を洗い出しましょう。取り組んでいる業務をすべてリストアップできれば、RPAで自動化する範囲や自動化を行う順番を決定しやすくなります。
なお、RPAでシナリオを作成する際には細かな情報が必要なため、業務を洗い出す際もできるだけ細かな内容まで踏み込むようにしましょう。また、この後のステップで優先順位を決める際の参考となるため、それぞれの業務の頻度や1回の作業時間、シナリオ作成の想定難易度も盛り込むと効果的です。
また、この時点で業務に無駄な作業が入っていたり、非効率的なやり方になってしまっている場合もありますので、そもそもの業務改善になることもあるでしょう。
優先順位を決める
RPAは基本的に単純作業の自動化を得意としており、臨機応変な判断や創造性の求められるクリエイティブな業務は得意ではありません。業務を洗い出したあとは、RPAで自動化する業務の優先順位を決めましょう。
自動化する業務の優先順位を決定する際は、RPAによって自動化する際の難易度が大きな決め手となります。RPAの導入が初めての場合は、まず難易度の低い単純なものから自動化していくのがおすすめです。ただし、現場での人員の状況や業務の重要性など、難易度以外の観点も考慮する必要があります。業務の特性を総合的に考慮しながら、自動化する優先順位を決めていくとよいでしょう。
RPA化する業務の作業手順を洗い出す
RPA化する業務が決まったら、その業務をさらに深堀りしていきます。この段階では、RPAでのシナリオ作成に直結できるレベルまで細かく作業手順を洗い出すことが必要です。
例えば文章作成業務を自動化する場合、
- 文書のフォーマットはどのフォルダにあるのか
- どのソフトを使って文書を開くのか
- どんな名前でファイルを保存するか
といった段階まで踏み込んで作業手順を明確化する必要があります。シナリオ作成者に的確に業務内容を受け渡せるよう、必要な情報をもれなく盛り込みましょう。
作業手順をシナリオ作成者に説明し、実装する
自動化する業務を担当している社員とシナリオ作成担当者が異なる場合は、前のステップで作成した作業手順をシナリオ作成者に受け渡しましょう。
なお、作業手順を洗い出した段階では業務に必要な情報を完璧に盛り込んだと思っていても、思いがけない細かなポイントが抜けている場合も少なくありません。シナリオ作成者と業務担当者はこまめに連絡しあいながら、双方の認識にずれがないかどうかを定期的に確認するのがおすすめです。
テストで稼働する
シナリオ作成が終了したら、実際にRPAを用いながら作成したシナリオが正しく動くかどうかをテストしましょう。動作テストにはいくつかの種類があり、以下の4種類のテストを順番に行うのが一般的です。
- 単体テスト:シナリオ内の処理の一つ一つがうまく動作するか確認するテスト
- 結合テスト:シナリオ全体として、想定通り動作するか確認するテスト
- 本番データテスト:本番と同様のデータを用いて実施するテスト
- 耐久テスト:処理するデータ量を本番よりも増やすなどの負荷をかけ、問題が発生しないか確認するテスト
なお結合テストや本番データテストなどは、シナリオ作成者と業務担当者が共同で動作を確認するのが理想的です。
メンテナンスしながら調整する
シナリオのテストが完了したら、試験的にシナリオの運用を開始します。まずはシナリオを限定的に動かしてみながら、大きな問題がないかどうかを確かめるのが一般的です。
なお、RPAのシナリオを新たに作成する際は、多くの場合、試行錯誤を繰り返しながらシナリオをアップデートしていくことになります。実際の業務にシナリオを適用してみて気づいた改善点などを洗い出し、メンテナンスを繰り返しながら調整を重ねていきましょう。
本格運用
シナリオの最終調整が完了したら、いよいよ本格運用に入ります。作成したシナリオを現場でフル活用しながら、業務効率化を進めていきましょう。
なお、本格運用が始まった後から新たな改善点が見つかることも少なくありません。シナリオの改善点が見つかった場合は適宜シナリオ作成者にフィードバックを実施しながら、シナリオのブラッシュアップを続けていくことが大切です。
RPAのシナリオ作成時の注意点・ポイント
RPAは確かに業務効率化の上で重要なツールですが、使い方を間違えてしまうとかえって現場の負担を増大させてしまうこともしばしばです。例えばRPAが想定外の動作を繰り返した場合、現場はミスの修正と作業のやり直しという二重の負担が発生してしまいます。
RPAによる業務効率化を進めるためには、シナリオ作成時にいくつかの注意点に気をつけることが大切です。シナリオ作成時に必ず意識しておきたい注意点やポイントについて解説します。
目的を明確にしておく
RPAを活用する目的があやふやなままだと、「シナリオの修正対応に手間がかかってしまった」といったトラブルを招きかねません。RPAを活用する際には、「そもそもなぜRPAを活用するのか?」という目的を明確化する必要があります。
RPAを活用する目的としては、例えば以下のようなものが考えられます。
- 現場の負担の削減
- 人員不足の解消
- ヒューマンエラーの削減
RPAによって自動化する業務それぞれについて、何を狙いとしてRPAを導入するのかを今一度洗い出しておきましょう。
現場の担当者が主体となって進める
RPA導入時のよくある失敗事例として、「RPAの管理を情報システム部門に任せた結果、情報システム部門の負担が増大し、パンクしてしまった」というものが挙げられます。特にプログラミングスキルが求められるRPAの場合、RPAの活用に必要なスキルを現場社員が備えていないことも多く、どうしても技術系の社員に負担が集中してしまいがちです。
RPAのシナリオ作成を行う際は、できる限り現場の担当者が主体となって進めるようにしましょう。業務の注意点などを熟知している現場の担当者が主体となれば、より業務に直接活用しやすいシナリオを作成できます。
複数名でシナリオ作成をする
RPAのシナリオを作成する際は、複数名でシナリオを作成するのがおすすめです。たとえ現場を熟知した担当者が主体となってシナリオ作成を進めたとしても、いつかは業務手順の更新などに伴ってシナリオを修正する場面がでてきます。そのため、「本人以外そのシナリオを編集できない」という状況は望ましくありません。
また、複数人でシナリオ作成に取り組めば、シナリオに含まれる些細なミスや記入漏れを発見できる可能性も向上するでしょう。
まずはスモールスタートで始める
シナリオ作成時のよくある失敗事例として、「RPAをいきなり難易度の高い業務に適用した結果、RPAが全く役に立たなかった」というものがあります。RPAを導入する際には、スモールスタートを心がけるのがポイントです。
スモールスタートで小さな業務の自動化を成功させれば、シナリオ作成のノウハウを他部署や他業務へ共有できるメリットもあります。工程の少ない業務や、より単純な業務からシナリオ作成を進めるなど、まずはRPAのシナリオ作成の工程に慣れるのがおすすめです。
シナリオ作成を簡単にする方法は?
RPAによるシナリオ作成は、決して簡単なものではありません。RPAツールによっては複雑なプログラミング能力が求められる場合もあるため、RPAのシナリオ作成をできる限り簡単に進める方法を知りたいという担当者の方も多いのではないでしょうか。
いくつかのポイントをおさえることで、RPAのシナリオ作成の難易度をグッと低くすることができます。シナリオ作成を簡単にする方法について解説します。
ショートカットキーを駆使する
RPAのシナリオ作成を簡単に進める方法として、ショートカットキーで操作するというものが挙げられます。RPAのシナリオには、基本的にパソコン上で行う操作を組み込みます。ツールによってはマウスの動きをシナリオに組み込んで自動化を行うものもありますが、マウスの制御はどうしても複雑になりがちです。
ほとんどのソフトやツールには、操作を簡単にするショートカットキーが用意されています。普段はあまり用いないかもしれませんが、ショートカットキーはRPAによる制御と相性がよいです。シナリオ作成時はこれらのショートカットキーをフル活用しながら進めていくとよいでしょう。
ベンダーのサンプルを使用する
RPAツールによっては、ベンダーからサンプルとなるシナリオが提供されていることがあります。RPAのシナリオ作成が初めて、という場合は、これらのサンプルを積極的に活用するのもおすすめです。
特にどの企業、どの部署でも発生しがちな「文書作成」「メールの送信」といった業務は、サンプルのシナリオが提供されている可能性が高いです。一からシナリオを作成するのではなく、既存のサンプルシナリオを自社用にカスタマイズしていく、という方針でシナリオを作成するのもよいでしょう。
シナリオ作成を外注する
RPAが一般企業にも普及してきた現在、RPAのシナリオ作成の受託を行っている企業も数多く存在します。RPAのシナリオ作成を自社内で行うのが難しい場合、シナリオ作成を外注するのも一つの手です。
RPAのシナリオ作成を専門で行っている企業に委託すれば、質の高いシナリオを作成してもらうことができます。また、自社でいきなり作成するのが難しいような、難易度の高いシナリオや複雑なシナリオも、専門業者であれば対応してもらえる可能性が高いです。
シナリオ作成が簡単なアシロボなら現場担当者だけで運用可能
RPAツールの中にはシナリオ作成の難易度が高く、せっかく導入したのにも関わらずシナリオ作成のために多くのリソースが割かれてしまうものも少なくありません。弊社が開発しているRPAツール「アシロボ」は、現場の担当者が使いやすく、中小企業にも導入しやすいのが特徴です。この記事の最後に、アシロボの特徴をご紹介いたします。
無料説明会・セミナーが充実
RPAを導入したのにも関わらず、RPAの操作方法がよくわからず活用が頓挫してしまったり、シナリオ作成や修正を行う社員に負担が集中してしまったりというケースは少なくありません。
アシロボでは、RPAを活用するためのノウハウを提供する無料の操作説明会やセミナーを数多くご用意しております。アシロボを活用して業務の自動化に成功した事例や活用方法をご提供しているため、RPAの活用をより一層促進できます。
サポート・Q&Aが充実
RPAを活用する中で、操作やシナリオ作成について疑問点が出る場合もあるでしょう。RPAツールを活用する際の疑問点を解消するためにはベンダーへ直接問い合わせるのが最も効果的ですが、サポート窓口の対応にはベンダー間で差があります。
アシロボでは、導入時のサポートはもちろん、アシロボを活用する際によくあるQ&Aをまとめたサイトが用意されています。また、疑問点やトラブルを直接問い合わせることができるアフターフォローも充実しているのが特徴です。
シナリオ作成が簡単な画面操作記録型
アシロボは、シナリオ作成時に特別なプログラミングスキルが必要ない、画面操作記録型を採用しています。シナリオ作成時にコーディングを実施する必要がないため、現場の業務担当者が自分自身でシナリオを作成できるのが特徴です。
なお、RPAでのシナリオ作成を実施する際には、シナリオ作成を外部委託することも可能です。RPAのシナリオ作成の費用相場については、以下の記事で詳しく解説しています。
RPAのシナリオ作成費用相場|シナリオ作成の課題とその解決法
まとめ
RPAのシナリオ作成時に気をつけておきたい注意点やポイントを解説してきました。
シナリオ作成時にはRPAの独自のノウハウやプログラミング知識が求められる場合も多く、本記事で解説した注意点を頭に入れておかなければかえって現場の負担が増大してしまう、というケースも考えられます。RPAでシナリオ作成を実施する際には、ぜひ今回紹介した注意点やステップを踏まえながら、効果的なシナリオを作成するようにしましょう。