繰り返し作業の自動化にはRPAがおすすめ｜メリットや事例、成功のポイント

繰り返し作業を自動化する方法

業務の繰り返し作業を自動化させる方法はいくつか存在しています。マクロを組んだり、RPAを導入するといった方法が代表的です。自動化する仕組み、と漠然と認識している人も多いのですが、これらは全く別の仕組みとなっています。

それぞれの仕組みを理解することで、より効果的な自動化方法を選ぶことができるので、まずは知ることから始めると良いでしょう。

マクロを使用する

マクロは必要に応じて複数の操作を自動で行う仕組みのことで、一般的にExcel上の操作を自動で行うものを言います。広い意味ではExcel以外のものを指すこともありますが、マクロと言えばExcelを想像しておけば間違いないでしょう。

マクロを組み込むためにはプログラミングを行う必要がありますが、スキル次第ではかなり複雑な動作もさせることが可能です。

ただ、ExcelのマクロであればExcel上の動作しかできないといった制限もあるため、Excel以外での繰り返し作業が多い場合は効果が薄くなります。

RPAツールを使用する

RPAも繰り返し作業を自動化できる仕組みです。こちらは複数のシステムを横断して利用でき、事前に実装した動きを自動的に行ってくれます。

RPAもプログラミング知識があればそれなりに複雑な動作もさせることが可能ですが、一般的に人気なのはノーコードで簡単に実装できるRPAツールです。自社の独自システムなどにも対応できるため自動化できる範囲は広いです。

企業で定型業務や繰り返し作業を自動化するメリット

企業の定型業務を自動化することにはさまざまなメリットがあります。実際に導入するかどうかはメリットをしっかり把握したうえでなければ適切な判断はできないため、現在の業務にどのような影響がありそうか考えながら以下をご覧ください。

人手不足の解消

まず業務の繰り返し作業を自動化することで、そこに取られていた時間を大幅に短縮できます。元々の作業量にもよりますが、自動化することで従来と同じ作業量をより少ない人数でこなすことが可能になります。

人手不足が解消できる可能性もありますし、場合によっては手が空いた分だけ新たな事業に取り組める可能性も出てきます。

少子高齢化社会において人手不足は深刻化していく可能性が高いので、自動化することは大きなメリットとなり得るでしょう。

ミスの防止や品質保証

繰り返し作業を自動化することでミスを減らすことができます。どうしても手作業で何度も同じようなことを繰り返していると集中力が続かずにミスが発生しがちです。

人が作業をするとき、ミスを0にするのはほぼ不可能と言ってもよいため、そこを自動化することでミスが大幅に減ることに繋がります。ミスが減ることにより、仕事の品質の向上にもつながるでしょう。

社員のモチベーション向上

単純な繰り返し作業はどうしてもモチベーションを維持するのが難しいものです。同じことを繰り返していると人は飽きが来ますし、モチベーションが下がれば業務全体にも影響してきます。

作業を自動化することで、社員が繰り返し作業をせずに済むため全体的にモチベーションの維持がしやすい環境を作れます。自動化することでモチベーション低下を防ぐだけでなく、やりがいのある仕事に注力することもできるようになります。社員のモチベーションが上がれば業績も上がりやすくなるでしょう。

コア業務に注力できる

業務の中には重要度が低く誰でもできるものと、より重要度の高いコア業務が存在します。

繰り返し作業は誰にでもできる仕事である一方で、必ず行う必要があります。業績を上げるという意味では、繰り返し作業をなんとか効率化して、コア業務に注力したいところです。

そこで繰り返し業務を自動化することで、社員のリソースの大部分をコア業務に向ける事ができるようになります。

繰り返し業務を人の手で行う必要が無くなること、それ以上に別の業務に時間を使える事が企業としては大きなメリットと言えるでしょう。

働き方改革の推進

これまで繰り返し作業に時間を取られた結果、どうしても残業をするという機会も多かったのではないでしょうか。業務の一部を自動化することで、繰り返し作業にかかっていた時間分が浮くため残業を減らすことができます。

会社としても残業代を減らすことができますが、働いている側としても残業を繰り返すような生活から脱却することができます。

近年は働き方改革が叫ばれていますので、そういった方面への配慮としてもRPAなどの導入で業務を自動化するのは時流に合っていると言えます。

繰り返し作業の自動化に向いているRPAとは

業務の自動化を考えた場合、特に繰り返し作業が多い場合はRPAでの自動化が向いています。自動化の仕組みにはいくつかの種類がありますが、その中でもRPAを選ぶのには理由があります。

基本的に繰り返し作業はシンプルな作業が非常に多い傾向にあります。RPAはシンプルな作業を簡単な設定で自動化することができる仕組みであるため、導入も比較的簡単です。

人間の経験や判断が必要は作業はRPAに向かないので、そういった部分を自動化したい場合は別の方法を模索するのが良いでしょう。

RPAで繰り返し作業を自動化させた事例

もっと具体的にRPAを活用して繰り返し作業を自動化した事例をいくつか紹介します。似たような繰り返し作業が現在の業務にあるのであれば、その部分を自動化した場合どうなるかは想像しやすいでしょう。では、以下にてまとめていきます。

システムに登録されている大量のデータを修正する作業

まず紹介する事例は、とある自治体の管理するデータの修正業務です。自治体で管理しているデータですから、その数は数万件と非常に膨大でした。

システム自体を改修するとなれば時間も費用も大きくかかることになるため、それと比較すれば人による手作業の方が良いという判断でしたが、RPAを導入して自動化することで更に時間を短縮しコストも安くすることが可能となりました。

手作業とは異なり自動化をすることで、24時間稼働も可能となるため、作業を短期間で終えることができます。入力されているデータを決まり通りに1件1件修正する作業だったため、自動化がとても簡単に行うことができた事例です。

画像データのサイズ変更や名前変更作業

次に紹介するのは大量の画像データのリサイズ作業とリネーム作業、ウェブへのアップロード作業についてです。自社で扱っている商品に関連する画像データが大量にある状態で、それらを活用するためにルールにしたがってサイズを変更したりファイル名を変更する必要がありました。

画像編集ソフトのバッチ処理機能で一括で同じような変更をすることは可能ですが、RPAで自動化する場合にはバッチ処理よりも柔軟に対応することができ、更にウェブへのアップロードまで自動化できます。

扱う画像データの数がおおければ単純に時間もかかりますし、何よりミスが出てくる可能性も高まります。このケースでは、RPAで自動化する内容をシナリオとして実装するのに1時間もあれば十分ですが、手動で繰り返し作業を行うのであれば何時間もかかるような作業であるため、全体をみて大幅な時間短縮が可能となりました。

RPA導入の注意点や成功のポイント

RPAを導入すれば業務の繰り返し作業を自動化してさまざまなメリットを享受することができます。しかし、いくつかの注意点を抑えておかなければ思ったように効果が出ない可能性もあります。

RPA導入を成功させるためには、どのような部分に注意していれば良いのでしょうか。ここからは、RPA導入の注意点や成功のポイントを紹介していきます。

RPAでできることとできないことを把握する

RPAは、業務の全てを自動化できるツールではありません。自動化できるもの、自動化できないもの、それぞれ存在しています。

基本的に単純な繰り返し作業は自動化することができますが、複雑な処理やデータ分析など人間が考えながら行う作業は苦手としています。人が判断しなければならない部分は自動化することが難しいので、どうしても人が作業せざるを得ない場面はあります。

自社の業務の、どの部分が自動化できるのかを想像してから導入を検討することで、RPAの導入に成功する可能性を高めることができるでしょう。

スモールスタートで始める

はじめから業務の大部分を自動化するのは時間がかかってしまい、その間に別の優先事項があったり、業務内容が変わったりして、なかなか自動化が進みません。繰り返し作業を自動化するのは非常に良いことなのですが、RPAを導入し始めた段階でいきなり大部分を自動化した場合、何らかの理由でトラブルが起きた場合に致命的なダメージになる可能性もあります。

まずは、スモールスタートして、現場が効率化のメリットを体感しながら、かつ、トラブルが起きても人が対応してリカバリーできる範囲で実績を積んでいきましょう。

操作が簡単なRPAを選ぶ

RPAと一言でまとめられる事が多いのですが、実際にはサービスによって細かい違いがあります。

特に重視すべきなのは操作が理解しやすいかどうかという点です。大企業であればエンジニアを用意して難しい操作のツールでも使いこなすことができますが、中小企業では導入時の学習コストが高いと導入そのものが難しくなってしまいます。

操作が簡単なRPAであれば導入も簡単ですし、人員の入れ替えがあっても誰でもすぐに対応できるようになります。

繰り返し作業の自動化ならアシロボにお任せください

繰り返し作業の自動化なら、アシロボRPAにお任せください。特に中小企業にとっては非常に導入しやすいRPAツールであり、繰り返し作業を自動化したい場合には最適です。

これからRPA導入を検討する場合には、ぜひ一度アシロボにご相談ください。。

操作が簡単で部署単位で管理可能

アシロボの特徴として、まず操作の簡単さが挙げられます。直感的にわかりやすいUIであるため、プログラミングがわかる専門のエンジニアが居なくても活用できます。

人員確保が難しい部署単位などの小規模な範囲でもすぐに扱えるようになるでしょう。簡単に使用できて、管理も苦でないというのは非常に重要なポイントになってきます。

無料の操作説明会で短期間での習得が可能

アシロボでは操作の説明会を行っています。マクロの作成経験がある方であれば、数時間の学習で習得できるようになります。

パソコン自体が苦手という人ではもう少し学習に期間がかかるかもしれませんが、操作説明会は何度でも受講が可能ですし、テクニカルサポートや個別相談会のサポートもあるので安心です。。

短期間で習得できるというのは、導入までの期間を短くできるだけでなく、今後社員が入れ替わったとしてもすぐにRPA人材を育成できるというメリットももあります。

シナリオのサンプルやFAQも充実

アシロボではシナリオのサンプルも充実しています。シナリオはRPAがどのような動作をするか設定したもので、これを基に自動的に処理していきます。サンプルが多ければそれだけ自社の業務に当てはめて利用しやすくなるでしょう。

このような細かい部分まで充実しているRPAツールのため、特に業務の自動化の経験がまだない会社にお勧めです。

まとめ

ここまでRPA導入によってどのようなメリットが得られるかという点や、繰り返し作業自動化の事例などを紹介してきました。

どのような部分を自動化するべきか、自動化をするとどう変わっていくのかは会社によって異なる部分も多いです。実際に導入するかどうかはよく考えて、コストに見合うだけのメリットがありそうだと感じたら一度スモールスタートで導入してみると良いでしょう。

アシロボは、操作が簡単なRPAです。シナリオや事例も豊富にあり、無料での操作説明会も開いております。RPAに迷ったら、ぜひ一度アシロボにお問い合わせください。