経費精算システム比較！無料トライアルありの製品は？【2024年最新】

「経費精算システムを導入したい」「どの経費精算システムにすればいいかわからない」とお悩みの方に向けておすすめの経費精算システム18選を比較・解説します。

各経費精算システムの料金や機能、無料トライアル・無料プランの有無まで紹介するので、おすすめの経費精算システムを知りたい方は参考にしてください。

経費精算システム比較表一覧

経費精算システム	会社規模	料金（税込）	無料トライアル	提供形態
Concur Expense	大企業	要問い合わせ		クラウド
楽楽精算	小規模企業 中小企業 中堅企業 大企業	33,000円〜／月		クラウド
J’sNAVI NEO	中小企業 中堅企業 大企業	33,000円〜／月 ※ユーザー数〜50名の場合		クラウド
SmartGo® Staple	小規模企業 中小企業	1,100円／名・月		クラウド
ジョブカン経費精算	小規模企業 中小企業 中堅企業 大企業	440円〜／名・月		クラウド
rakumoケイヒ	小規模企業 中小企業 中堅企業 大企業	330円〜／名・月		クラウド
チムスピ経費	中小企業 中堅企業 大企業	330円〜／名・月		クラウド
TOKIUM経費精算	小規模企業 中小企業 中堅企業 大企業	11,000円〜／月		クラウド
マネーフォワード クラウド経費	小規模企業 中小企業 中堅企業 大企業	39,336円〜／年		クラウド
ジンジャー経費	小規模企業 中小企業 中堅企業 大企業	要問い合わせ		クラウド
MOT経費精算	小規模企業 中小企業	4,378円／20ID・月		クラウド
HRMOS経費	小規模企業 中小企業 中堅企業 大企業	31,900円〜／月		クラウド
WiMS/SaaS経費精算システム	大企業	要問い合わせ		クラウド
Spendia	大企業	要問い合わせ		クラウド
MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼	中小企業 中堅企業 大企業	33,000円〜／月		クラウド
皆伝！ワークフロー	中小企業 中堅企業 大企業	要問い合わせ		クラウド プライベートクラウド オンプレミス
Staple	小規模企業 中小企業	6,600円〜／名・年		クラウド
BIZUTTO経費	小規模企業 中小企業 中堅企業 大企業	440円〜／名・月 ※ユーザー数100名の場合		クラウド

加えて、経費精算システムの選び方や、導入するメリット・デメリット、経費精算システムはどんな企業におすすめなのかも解説するため、経費精算システム選びで失敗したくない方も要チェックです。

経費精算システム比較！無料トライアルありの製品は？

本記事で比較する経費精算システムは下記の通りです。

それぞれ順に紹介していきます。

Concur Expense

対応従業員規模	大企業
初期費用	要問い合わせ
月額利用料	要問い合わせ
無料プラン	–
無料トライアル	◯
提供形態	クラウド
主な機能	OCRによる領収書や請求書のデータ化 ICカード連携 コーポレートカード連携　など
連携可能なサービス	交通系ICカード コーポレートカード アプリ決済サービス タクシー配車サービス ホテル手配サービス　など

Concur Expenseは、米SAP Concur社／株式会社コンカーが提供する経費精算システムです。

大企業向けの経費精算システムとして人気を集めており、企業のDX化を支える便利な機能を数多く搭載。紙の領収書や請求書を電子化できるほか、交通系ICカードやアプリ決済サービス、コーポレートカード、タクシー配車サービスなど、多くの外部サービスとデータ連携が可能です。

電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応済みなので、新たな法制度に沿ってスムーズな経費処理を行いたい場合にもおすすめの経費精算システムでしょう。

中堅・中小企業向けの経費精算システムをお探しの方には、同シリーズの別製品「Concur Expense Standard」がおすすめです。

楽楽精算

対応従業員規模	小規模企業 中小企業 中堅企業 大企業
初期費用	110,000円
月額利用料	33,000円〜
無料プラン	–
無料トライアル	◯
提供形態	クラウド
主な機能	OCRによる領収書のデータ化 交通費精算 出張費精算 汎用ワークフロー　など
連携可能なサービス	勘定奉行シリーズ PCAシリーズ 弥生会計 OBIC7 SAPシリーズ　など

楽楽精算は、株式会社ラクスが提供する経費精算システムです。中小企業を中心に、スタートアップや中堅企業、大企業にまで企業規模を問わず評判で、15,000社もの導入実績を誇ります。

大手税理士法人の監修のもと、最新の法改正にも対応した機能を搭載しており、電子帳簿保存法やインボイス制度に則った経費処理を可能に。スマホアプリを利用した領収書読み取りや、コーポレートカード、交通系ICカード、Amazonビジネスといった外部サービスとの連携など、経費精算を効率化する機能がそろっています。

汎用ワークフロー機能を搭載しており、自社仕様に柔軟にカスタマイズできるため、内部統制の強化にもおすすめです。

J’sNAVI NEO

対応従業員規模	中小企業 大手企業
初期費用	要問い合わせ
月額利用料	33,000円〜（ユーザー数〜50名の場合）
無料プラン	–
無料トライアル	◯
提供形態	クラウド
主な機能	OCRによる領収書の電子データ化 交通系ICカード連携 コーポレートカード連携 チケット手配 振込データ作成　など
連携可能なサービス	OBIC7 COMPANY SMILE V GRANDIT Oracle EBS　など

J’sNAVI NEOは、株式会社JTBビジネストラベルソリューションズが提供する経費精算システムです。中小企業から大手企業まで対応し、累計で800社以上の導入社数を誇ります。

経費精算の中でも出張費精算に強いのが特徴で、新幹線や飛行機、ホテルのチケット手配機能のほか、交通系ICカード連携、日当の自動計算など出張費精算向け機能が勢揃い。各社の規定に合わせてカスタマイズ可能なのもおすすめできるポイントです。

標準機能だけでも便利な経費精算システムですが、オプションを追加することによって、電子帳簿保存法にも対応できます。

SmartGo® Staple

対応従業員規模	小規模企業 中小企業
初期費用	無料
月額利用料	1,100円／名
無料プラン	–
無料トライアル	–
提供形態	クラウド
主な機能	モバイルSuicaによる交通費自動申請 プリペイドカードによる経費自動申請
連携可能なサービス	モバイルSuica Stapleカード

SmartGo® Stapleは、NTTコミュニケーションズ株式会社が提供する経費精算システムです。

経費の立て替え・返金作業が負担となっている企業におすすめの経費精算システムで、法人用プリペイドカード・StapleカードとモバイルSuicaを1つのサービスに合体。いつも通りモバイルSuicaで電車に乗るだけでデータが連携され、交通費申請が自動で行われます。その他の経費はStapleカードで支払うことにより、アプリからの簡単申請ですぐに処理可能です。

決済データはすべてアプリ上で管理され、電子帳簿保存法にも対応可能なので、ペーパーレス化を促進したい企業にもおすすめの経費精算システムです。

ジョブカン経費精算

対応従業員規模	小規模企業 中小企業 中堅企業 大企業
初期費用	無料
月額利用料	440円〜／名
無料プラン	–
無料トライアル	◯
提供形態	クラウド
主な機能	経費精算 交通費精算 外国語表示 汎用ワークフロー 振込データ作成　など
連携可能なサービス	交通系ICカード コーポレートカード Slack ChatWork Amazonビジネス　など

ジョブカン経費精算は、株式会社DONUTSが提供する経費精算システムです。シリーズ累計で25万社以上の導入実績を持つ「ジョブカン」シリーズの経費精算システムで、スタートアップから中小、中堅、大企業まで幅広い企業のニーズに対応しています。

交通系ICカードやコーポレートカードをはじめ、AmazonビジネスやGoogleアカウントなどと連携して経費申請を自動化。SlackやChatworkなどのビジネスチャットツールとも連携し、経費申請・承認の通知を受け取ることも可能です。

電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応済みであるほか、外国語表示も可能なので、外国人スタッフもスムーズに使えるでしょう。

rakumo ケイヒ

対応従業員規模	中小企業 中堅企業 大企業
初期費用	無料
月額利用料	330円〜／名
無料プラン	–
無料トライアル	◯
提供形態	クラウド
主な機能	交通費精算 経費精算 仕訳データ作成 軽減税率設定　など
連携可能なサービス	Google Workspace NAVITIME rakumoシリーズの他製品

rakumo ケイヒは、rakumo株式会社が提供する経費精算システムです。Google Workspaceと連携して使える経費精算システムで、GoogleドライブやGoogleスプレッドシートといったGoogleのサービスと柔軟に連携。社内ツールとしてGoogleサービスをよく活用する企業におすすめです。

経費精算書はワンクリックで簡単に提出できるほか、乗換案内サービス「NAVITIME」と連携した交通費精算機能も搭載しており、出張や営業の外回りが多い会社にとっても便利でしょう。

標準機能としてインボイス制度に対応しているほか、オプションの追加で電子帳簿保存法にも対応できます。

チムスピ経費

対応従業員規模	中小企業 中堅企業 大企業
初期費用	要問い合わせ
月額利用料	330円〜／名
無料プラン	–
無料トライアル	–
提供形態	クラウド
主な機能	OCRによる領収書の電子データ化 交通費精算 出張費精算 コーポレートカード連携 交通系ICカード連携
連携可能なサービス	コーポレートカード 交通系ICカード 乗換案内サービス

チムスピ経費は、株式会社チームスピリットが提供する経費精算システムです。シリーズ累計1,800社以上を誇るチムスピシリーズの1つで、中小企業をはじめ大企業にまで導入されています。

OCRによる領収書の電子データ化をはじめ、乗換案内サービスと連携した交通費精算、ICカード連携、コーポレートカード連携などに対応し、経費精算業務をまとめて効率化。経費申請の入力項目は自由に変更できるため、フォーマットをカスタマイズしたい場合にもおすすめです。

外貨精算にも対応しているので、海外への出張が多い企業にもぴったりの経費精算システムです。

TOKIUM経費精算

対応従業員規模	小規模企業 中小企業 中堅企業 大企業
初期費用	要問い合わせ
月額利用料	11,000円〜
無料プラン	–
無料トライアル	–
提供形態	クラウド
主な機能	OCRによる領収書の電子データ化 オペレーターによるデータ入力代行 原本管理
連携可能なサービス	交通系ICカード

TOKIUM経費精算は、株式会社TOKIUMが提供する経費精算システムです。TOKIUMUシリーズは累計2,000社もの導入実績を誇り、スタートアップから大企業まで業種問わず利用されています。

領収書のデータ化精度が高いのが強みで、AI-OCRによる高精度な文字認識のほか、オペレーターが領収書データの入力を代行可能。専用の回収ポストに領収書を入れておけば、領収書の電子データ化から原本管理までプロに任せられます。

JIIMA認証（電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証）を取得済みのため、電子帳簿保存法への対応も問題ありません。

マネーフォワード クラウド経費

対応従業員規模	小規模企業 中小企業 中堅企業 大企業
初期費用	要問い合わせ
年額利用料	39,336円〜
無料プラン	–
無料トライアル	◯
提供形態	クラウド
主な機能	OCRによる領収書の電子データ化 オペレーターによる入力代行 交通費精算 チャット 経費分析　など
連携可能なサービス	交通系ICカード コーポレートカード 会計ソフト Slack ChatWork　など

マネーフォワード クラウド経費は、株式会社マネーフォワードが提供する経費精算システムです。小規模企業から中小企業、IPO準備企業、大企業まで業種も問わずに導入されています。

OCRによる領収書の電子データ化に加え、オペレーターによる入力代行も提供し、高精度で領収書をデータ化。さらに、2,500以上もの外部サービスと連携して決済データを自動で取得できるため、経費申請・承認にかかる手間も大幅に削減可能です。

JIIMA認証（電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証）を獲得した経費精算システムなので、電子帳簿保存に関する最新の法改正にも対応しています。

ジンジャー経費

対応従業員規模	小規模企業 中小企業 大企業
初期費用	要問い合わせ
月額利用料	要問い合わせ
無料プラン	–
無料トライアル	–
提供形態	クラウド
主な機能	OCRによる領収書の電子データ化 規定違反の自動検出 自動仕訳 クレジットカード連携　など
連携可能なサービス	クレジットカード ジンジャーシリーズの製品

ジンジャー経費は、jinjer株式会社が提供する経費精算システムです。シリーズ累計で18,000社もの企業に導入されているジンジャーシリーズの1つとして、業種・企業規模問わず人気を集めています。

スマホアプリから簡単に経費申請・承認が可能で、OCRを活用した領収書のデータ化機能も搭載。タイムスタンプ機能を利用できるため非改ざん性に優れており、電子帳簿保存法への対応も問題ありません。

ワークフローのカスタマイズ性も高いため、システム導入前と同じ流れで申請・承認を進めたい場合もスムーズです。

MOT経費精算

対応従業員規模	小規模企業 中小企業
初期費用	34,650円
月額利用料	4,378円／20ID
無料プラン	–
無料トライアル	◯
提供形態	クラウド
主な機能	経費精算 交通費精算 交際費精算 汎用ワークフロー チャット承認
連携可能なサービス	交通系ICカード 乗換案内サービス「駅すぱあと」 会計ソフト

MOT経費精算（旧：ハイ！経費）は、株式会社バルテックが提供する経費精算システムです。利用料金が非常にリーズナブルなのが特徴で、1人あたりの月額料金は200円ほど。最低利用価格は20ID分の契約は4,378円（税込）ですが、1IDから利用でき、小規模事業者にもおすすめです。

リーズナブルながらも機能は充実しており、経費申請から承認、自動仕訳、汎用ワークフロー、支払依頼、チャット承認など便利な機能を多数搭載。電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応済みなので、証憑管理に悩まされることもありません。

HRMOS経費

対応従業員規模	小規模企業 中小企業 中堅企業 大企業
初期費用	無料
月額利用料	31,900円〜
無料プラン	–
無料トライアル	◯
提供形態	クラウド
主な機能	OCRによる領収書の電子データ化 経費精算 交通費精算 出張費精算 支払依頼　など
連携可能なサービス	交通系ICカード コーポレードカード Amazonビジネス

HRMOS経費は、イージーソフト株式会社が提供する経費精算システムです。2,000年の販売開始当初から企業規模を問わず多くの業種で導入されています。

経費精算、交通費精算、出張費精算や汎用ワークフローといった便利な機能がそろっているのはもちろん、サポート体制が充実しているのが人気のポイント。導入時から運用中にかけて専任担当者サポートし、問い合わせ回数の制限もありません。

「はじめての経費精算システムで、導入に不安がある」とお悩みの企業にもおすすめの製品です。

WiMS/SaaS経費精算システム

対応従業員規模	大企業
初期費用	要問い合わせ
月額利用料	要問い合わせ
無料プラン	–
無料トライアル	–
提供形態	クラウド
主な機能	OCRによる領収書の電子データ化 グループ企業全体の経費精算一元管理 会計システム連携 汎用ワークフロー　など
連携可能なサービス	交通系ICカード コーポレートカード 乗換案内サービス 会計システム　など

WiMS/SaaS経費精算システムは、株式会社ソリューション・アンド・テクノロジーが提供する経費精算システムです。

大企業向けの経費精算システムで、グループ会社間の経費精算を一元管理。大企業ならではの細かなワークフロー設定にも対応しており、AND承認・OR承認、条件分岐などさまざまな承認ルートにカスタマイズできます。

交通系ICカードやコーポレートカード、乗換案内サービスなどと連携できるほか、ご利用中の会計システムに合わせてデータを抽出できるなど、システム連携の柔軟性も魅力。英語や外貨による経費精算にも対応しているので、海外支店を展開する企業や、海外出張の多い企業にもおすすめです。

Spendia

対応従業員規模	大企業
初期費用	要問い合わせ
月額利用料	要問い合わせ
無料プラン	–
無料トライアル	–
提供形態	クラウド
主な機能	経費精算 不正検知 予算管理 各種予約・手配 汎用ワークフロー　など
連携可能なサービス	交通系ICカード コーポレートカード 乗換案内サービス　など

Spendiaは、TIS株式会社が提供する経費精算システムです。大企業向け・グループ経営向けの経費精算システムとして人気を集めており、有名企業から大学まで幅広く導入されています。

グループ各社の共通設定、ならびに各社の固有設定を柔軟にカスタマイズして使えるため、グループ経営ならではの複雑な経費精算も効率化可能。多言語・多通貨による経費精算にも対応しているので、グローバルに事業を展開する企業にもおすすめです。

ワークフローも自社仕様に設計できるほか、規程違反を検知するチェック機能、不正検知機能なども搭載し、内部統制の強化にも役立ちます。

MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼

対応従業員規模	中小企業 中堅企業 大企業
初期費用	50,000円
月額利用料	33,000円〜
無料プラン	–
無料トライアル	◯
提供形態	クラウド
主な機能	OCRによる証憑書類の電子データ化 経費精算 経費事前申請 支払依頼書作成 帳票作成　など
連携可能なサービス	交通系ICカード コーポレートカード 会計ソフト 電子契約システム グループウェア　など

MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼は、パナソニック ネットソリューションズ株式会社が提供する経費精算システムです。

標準機能が豊富に搭載されているのが大きな特徴で、AI-OCRによる証憑書類のデータ化や申請・承認、支払依頼書の作成、出張費や交際費などの事前申請など、便利な機能を多数搭載。ご利用の会計ソフトに合わせて仕訳データを抽出でき、データ連携も簡単に行えます。

各種電子契約システム、原価管理システム、グループウェアなど、連携可能な外部システムも幅広く用意されており、拡張性の高さも魅力です。

皆伝！ワークフロー

対応従業員規模	中小企業 中堅企業 大企業
初期費用	要問い合わせ
月額利用料	要問い合わせ
無料プラン	–
無料トライアル	–
提供形態	クラウド プライベートクラウド オンプレミス
主な機能	OCRによる領収書の電子データ化 経費精算 汎用ワークフロー データの自動仕訳 データ分析　など
連携可能なサービス	会計ソフト 交通系ICカード コーポレートカード 出張手配サービス 請求書受領システム　など

皆伝！ワークフローは、スミセイ情報システム株式会社が提供する経費精算システムです。

AI-OCRによる領収書のデータ化、コーポレートカードやICカードなどとの連携によって簡単に経費を申請・承認でき、データの自動仕訳や会計ソフトとの連携も可能。汎用ワークフロー機能で、従来通りの承認・申請ルートをそのまま電子化することもできます。

さらに、マルチテナント機能によってグループ企業の経費精算を一元管理でき、多言語や多通貨への対応も万全。グローバルに展開する企業もスムーズに利用できるでしょう。

Staple

対応従業員規模	小規模企業 中小企業
初期費用	要問い合わせ
月額利用料	6,600円〜／名
無料プラン	–
無料トライアル	◯
提供形態	クラウド
主な機能	OCRによる領収書の電子データ化 コーポレートカードとの自動連携 交通系ICカードとの自動連携　など
連携可能なサービス	コーポレートカード 交通系ICカード グループウェア ERP　など

Stapleは、クラウドキャスト株式会社が提供する経費精算システムです。追加料金は不要でStapleカード（コーポレートカード）を作成・連携でき、Stapleカードでの支払いをアプリで一元管理。決済情報をリアルタイムに自動管理し、立替なしの経費精算を叶えます。

AI-OCR搭載で高精度に証憑書類をデータ化し、JIIMA認証（電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証）も取得済みなので、電子帳簿保存法への対応も問題ありません。

「Stapleコネクト」機能を使えば外部サービスとも柔軟に連携できるなど、拡張性にも優れています。

BIZUTTO経費

対応従業員規模	小規模企業 中小企業 中堅企業 大企業
初期費用	110,000円
月額利用料	440円〜／名（ユーザー数100名の場合）
無料プラン	–
無料トライアル	◯
提供形態	クラウド
主な機能	OCRによる証憑書類のデータ化 経費精算 交通費精算 汎用ワークフロー データ自動仕訳　など
連携可能なサービス	交通系ICカード コーポレートカード スマホ決済サービス　など

BIZUTTO経費は、アルプスシステムインテグレーション株式会社が提供する経費精算システムです。マニュアルいらずの使いやすさが魅力の経費精算システムで、わかりやすい画面設計で直感的に操作可能。経費精算では入力ミスに悩まされることも多いですが、入力ミスを減らす防止機能も搭載し、スムーズな経費精算を叶えます。

初期費用は110,000円、月額利用料金はユーザー数100名で440円／名からとされていますが、2年目以降も継続して利用する場合は月額料金が半額に。従業員数が多く、毎月のランニングコストにお悩みの企業にはとくにおすすめです。

追加料金はなしで導入から運用中まで継続サポートを受けられるので、はじめて経費精算システムを導入する企業も助かるでしょう。

経費精算システムの選び方5選！重要なポイントを徹底解説

経費精算システムを導入する際には、次に紹介する選び方のポイント5選を押さえておきましょう。

• 機能やワークフローなど自社の課題や企業規模にマッチしているか
• 初期費用だけでなく月額費用や追加機能に対するコストも総合判断
• 既存の会計ソフト・社内管理システム・ERPなどと連携は可能か
• 改正された電子帳簿保存法に対応している経費精算システムか確認
• 導入前後のトラブル対応や運用サポートが迅速かつ充実しているか

機能やワークフローなど自社の課題や企業規模にマッチしているか

経費精算システムを選ぶ際には、機能やワークフローが自社の課題や企業規模に合っているか確認しましょう。

例えば、多くの領収書を高精度かつスピーディにデータ化したい場合、AI-OCR（AIを用いた光学文字認識技術）が搭載された経費精算システムがおすすめです。さらに高精度を求めるなら、オペレーターによる入力やダブルチェックが可能な経費精算システムが有用といえます。

また、これまで通りの申請・承認ワークフローを活用したい場合、自社のワークフローに合わせてカスタマイズできる経費精算システムが必要です。条件分岐や指名型、OR承認やAND承認など、自社の求めるワークフローに対応できるか確認しましょう。

初期費用だけでなく月額費用や追加機能に対するコストも総合判断

経費精算システムを導入する際、初期費用に加えて毎月発生する利用料金やオプション料金にも注意が必要です。

月額料金は、1ユーザーあたり300円〜400円ほどで使える経費精算システムも少なくありません。しかし、従業員数が多ければ多いほどコストは膨らみ、オプション機能を追加する場合はさらに高くなります。

どんな機能がオプションとなるかは各経費精算システムによって異なるため、基本料金だけでカバーできる範囲を確認しておきましょう。

既存の会計ソフト・社内管理システム・ERPなどと連携は可能か

自社に合った経費精算システムを選ぶには、利用中の会計ソフトや社内管理システム、ERPなどと連携できるものを探しましょう。経費精算データを外部システムと連携することで、入力の手間が減り業務を効率化できます。

CSVファイルで連携できるパターンが多いですが、より効率的にデータを連携させたい場合、既存システムとAPI連携が可能な経費精算システムがおすすめです。

また、バーコード決済やICカード決済といった連携させたい決済サービスがある場合にも、対応しているか忘れずに確認しましょう。

改正された電子帳簿保存法に対応している経費精算システムか確認

経費精算システムを導入する際は、現行の電子帳簿保存法に対応済みの製品を選びましょう。

電子帳簿保存法とは、帳簿や決算書類といった税務関連書類を、電子データで保存することを定めた法律のこと。2022年の法改正により、これまでには紙面での管理が原則となっていた書類も電子データでの管理が可能となりました。また、電子取引のデータに関しては、紙面での出力が禁止とされています（※1）。

しかし、各種書類の電子保存を叶えるためには、電子帳簿保存法で定められた要件を満たさなければなりません。経費精算システムを導入するにあたってとくに注意したいのが、次にあげる検索要件です。

• 取引年⽉日、取引金額、取引先により検索できること
• 日付又は金額の範囲指定により検索できること
• ２以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること（※2）

電子帳簿保存法にも対応できる経費精算システムを導入するためには、上記3点の要件を必ず満たしている必要があります。要件を満たしている製品の多くは、JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を得ているため、気になる経費精算システムが認証済みかチェックしておきましょう。

※1出典：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 | e-Gov 法令検索
※2出典：電子帳簿保存法パンフレット「はじめませんか、帳簿･書類のデータ保存」｜国税庁

導入前後のトラブル対応や運用サポートが迅速かつ充実しているか

経費精算システムの選定時は、コストや機能面だけでなく、サポート体制の充実度も確認しておきましょう。

「これまではExcelで管理していたので、システムの導入がうまくいくか不安」「経費精算システムをみんなが使いこなせるか心配」「システムトラブルが発生したらどうしよう？」など、新たにシステムを導入する際にはさまざまな悩みが付きものです。

そんな時も、操作方法のレクチャーやデータ移管といった導入支援が用意されている製品や、電話やメール、チャットなどを通じて気軽に相談できる製品を選んでおけば、いざという時に頼りになります。

導入・運用サポートの有無や、有償・無償どちらかといった点をあらかじめ把握しておくと安心です。

経費精算システム導入のメリット3選！コスト削減と業務効率向上

経費精算システムを導入するとどんなメリットがあるのか、次の3つのポイントに絞って解説します。

• 申請や承認のプロセスなどが自動化され業務効率が向上し人件費削減
• ペーパーレス化により印刷や保管等のコストが大幅に削減される
• モバイル対応しているならリモートワークや多様な働き方をサポート

申請や承認のプロセスなどが自動化され業務効率が向上し人件費削減

経費精算システムを導入することで、経費申請・承認プロセスを自動化でき、業務効率の改善やコストダウンが叶うのは大きなメリットです。

経費精算システムを使わない場合、領収書を1枚ずつ確認して手入力する、クレジットカードの明細を1つずつ確認して申請するなど、経費精算に多くの手間がかかってしまいます。

しかし、経費精算システムを導入すれば、OCR機能によって領収書を自動でデータ化でき、クレジットカードや各種決済サービスと連携し、明細を自動で取り込んで申請することも可能です。

業務効率化が叶うことで、経費精算に割くリソースを抑えられ、人件費削減も叶います。

経費申請・承認の履歴が記録されるため不正の早期発見が可能

経費精算システムを導入すれば、申請者の手間を抑えられるだけでなく、承認者の負担も軽減できます。各社員の経費申請履歴や承認履歴をすべて保存しておけるため、不正申請があった場合も早期発見が可能です。

また、領収書の自動データ化、決済サービスとの自動連携により手入力が減るため、不正申請が起こるリスク自体を大幅に減らせるでしょう。

ペーパーレス化により印刷や保管等のコストが大幅に削減される

経費精算システムを導入すると、これまでには書類をファイリングして管理していたものも、まとめて電子データ化してペーパーレスを叶えられます。

そのため、わざわざ書類を印刷する手間やコストを抑えられるほか、書類の保管にかかる手間やスペースも削減可能です。

緊急時に備えるBCP（業務継続計画）対策としても、ペーパーレス化は大きなメリットと言えるでしょう。

モバイル対応しているならリモートワークや多様な働き方をサポート

経費精算システムは、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからも使えるものが少なくありません。もしもモバイルデバイスからも使用できる場合、インターネット環境さえ整っていれば、場所を問わずに経費申請・承認が叶います。

取引先への移動中、出張先、テレワーク中の自宅などいつでもどこでも申請・承認ができるため、隙間時間を有効活用したい場合や、テレワークを含めた柔軟な働き方を採用したい場合に便利です。

経費精算システム導入のデメリット3選！システム依存に注意

経費精算システムを導入する際は、次に紹介する3つのデメリット・注意点も把握しておきましょう。

• 初期費用・月額利用料・カスタマイズにかかるコストが発生する
• 業務フローの見直しや従業員の再教育が必要になることもある
• システム障害が発生すると業務が一時的に停止するリスクがある

初期費用・月額利用料・カスタマイズにかかるコストが発生する

経費精算システムを導入するには、初期費用や月額利用料、場合によってはカスタマイズ料がかかります。また、オプション料金が発生する場合もあるでしょう。

各経費精算システムによって費用は大きく異なるため、気になる製品の料金を慎重に比較することをおすすめします。

業務フローの見直しや従業員の再教育が必要になることもある

新たに経費精算システムを導入することで、これまでの業務フローを見直す必要が生じることもあります。また、システムの操作方法をはじめ、従業員への再教育が必要となることもあるでしょう。

なるべくスムーズなシステム導入を叶えるためには、以下のポイントを押さえた経費精算システムをおすすめします。

• 申請・承認フローを柔軟にカスタマイズできる
• 導入時・運用時の支援どちらも充実している
• 直感的に操作できるようなわかりやすい設計

システムに不慣れな人も焦らず対応できるように、システムへの移行期間を十分に設けておくことも効果的です。

システム障害が発生すると業務が一時的に停止するリスクがある

経費精算システムを利用中にシステム障害が発生した場合は、業務が一時的に止まってしまいます。システム障害から復旧するまでの間、経費申請・承認が進められません。

こういった事態を避けるために、24時間365日体制でシステムを運用監視している、システムが常に高稼働率を誇るなど、安定感のある経費精算システムを選びましょう。

経費精算システムの導入をおすすめする企業の特徴4選

次にあげる4つの特徴のうち1つでも当てはまっていたら、経費精算システムの導入をおすすめします。

• 従業員数が多くなり経費申請や承認の処理も煩雑になる企業
• 従業員が外出先や出張先で経費申請を行う必要がある企業
• 電子帳簿保存法や内部統制・コンプラを遵守する必要がある企業
• ペーパーレス化・業務効率化・コスト削減を目指している企業

従業員数が多くなり経費申請や承認の処理も煩雑な企業

経費精算システムは、日々の経費精算業務が大きな負担となっている企業におすすめのツールです。

従業員数が多ければ多いほど、経費申請・承認にかかる手間は増えていくもの。申請ミスがある度に手戻りが発生し、なかなか処理が完了しないことも少なくありません。

そこで経費精算システムを導入すれば、OCRやデータ連携によって経費申請を自動化できます。データを手入力する手間が減り、煩雑だった処理の多くを効率化できるでしょう。

従業員が外出先や出張先で経費申請を行う必要がある企業

外出先や出張先からも経費申請・承認を行いたい場合、経費精算システムの導入がおすすめです。

従業員が外出中・出張中などでワークフローが滞ってしまうと、業務が停滞してしまい、最終的な承認・決裁にまで時間がかかってしまいます。

一方、経費精算システムを導入しておけば、インターネット環境が整っていればいつでもどこでも申請処理ができるため、経理業務の遅滞を避けられるでしょう。

電子帳簿保存法や内部統制・コンプラを遵守する必要がある企業

「電子帳簿保存法の要件を満たしたい」「内部統制を強化したい」と思っても、経費をExcelや紙面で管理していては難しいもの。経費申請システムを導入し、データ管理を徹底する必要があります。

JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）により、「電子帳簿ソフト法的要件認証製品」として認証を受けているものを選んでおけば、電子帳簿保存法への対応も問題ありません。

操作ログを保管できる、細かな権限設定ができる、ログイン時に多要素認証ができるなど、セキュリティ面の機能が充実したものもおすすめです。

ペーパーレス化・業務効率化・コスト削減を目指している企業

「領収書や経費申請書類の管理が手間となっている」「印刷代も人件費もかさんでいる」とお悩みなら、経費精算システムの導入がおすすめです。

経費精算システムは、領収書やレシートをはじめ各種書類をまとめて電子データ化できます。データはすべてクラウド上・PC上で保管できるため、証憑書類の管理が負担となりません。

また、経費精算システムによってはタイムスタンプが付与されるため、非改ざん性を強化しながらも、コストダウンを叶えられるでしょう。