ルーチンワークを効率化するには？RPAを活用した効率化や事例を紹介

ルーチンワークとは？

ルーチンワークとは、決まった順序で物事を繰り返し行うことを意味します。「日課」や「決まった所作」などと訳され、毎日や毎週、毎月というように、決まった期日や時間で習慣として繰り返される、日常的な定型の業務です。

ルーチンワークは、頭で考えて行動するというよりも、身体がそのような行動に慣れて自然に動きます。そのため、最初は必要性があり行っていましたが、現在は必要なくなってしまったことでもやり続けてしまいがちです。

ルーチンワークの具体的な例

ルーチンワークの具体例を挙げて紹介します。個人で行うルーチンワークとしては、毎朝ラジオ体操をする、毎日30分ジョギングや軽めの運動を行う、など健康に関したものが多いのではないでしょうか。

一方で、会社の業務として行うルーチンワークもあります。毎朝のメールチェックや朝礼、当番制の清掃、日報や議事録などがその一例です。また、あいさつを兼ねて定期的に回るルート営業、工場のライン作業、毎月行う事務処理などもルーチンワークに挙げられます。

会社のルーチンワークには、会社ごとや業務ごとの細かなルールが設定されていることがほとんどです。また、マニュアル通りに行う必要もあるため、慣れるまで一定の労力を費やします。

ルーチンワークの効率化が求められる理由

日課となっているルーチンワークですが、昨今ではその効率化が求められています。ここでは、ルーチンワークの効率化が求められる理由について、下記の主な3点について解説します。

• 人手不足と時間の浪費

• ミスの発生と品質向上の需要

• ワークライフバランスの重視

では、詳しい内容をみていきましょう。

人手不足と時間の浪費

ルーチンワークは単純作業が多く、習慣化された業務のため、特に疑問を抱かずに続けてしまいがちです。そのため、業務の中にあるムダな部分に気付きにくく、ただただ時間を浪費してしまうことも少なくありません。

人手不足に悩む企業では限られた人材で必要な業務を遂行するために、効率性を重要視せざるを得ない状況です。担当者だけではさばききれない業務量を扱う場合は、たとえルーチンワークでも生産性の高さが重要視されます。

ミスの発生と品質向上の需要

そもそもルーチンワークとは、決められた業務をマニュアル通りにこなすことで、ミスの発生や一定の品質を保つために行われます。

しかし、日々同じ業務をこなしているだけでは、目標やゴールが設定されにくいです。ただ業務をこなすことが目的になってしまうため、モチベーションの低下によりミスや事故を起こす危険性もあります。

ワークライフバランスの重視

ワークライフバランスとは、仕事と生活の調和を重視する考え方です。仕事上の責任を果たしつつ家族や個人としての時間を持つことで、生活にやりがいや充足感を感じ、健康で豊かな生活が送れます。

ルーチンワークは決められた業務を繰り返し行うため、新しいことへチャレンジしにくく、仕事へのやりがいを感じにくいです。また単調な仕事で飽きやすく、マニュアル通りに行うため、「誰にでもできる」「自分じゃなくてもいい」と考えてしまいがちです。

そのため、ただ続ければいいだけのルーチンワークでは、社員のワークバランスが崩壊する恐れがあります。一人ひとりの社員が充足感を得られるようになるためには、ただ業務を続けるだけの従来の方法を改革する必要があります。

ルーチンワーク効率化の手段とは？

企業の成長にルーチンワークの効率化は欠かせません。ここでは、ルーチンワーク効率化の手段について、下記の3つの方法を紹介します。

• マニュアル化と業務フローの見直し

• タスク管理ツールの活用

• RPAの導入

では、詳しい内容をまとめていきます。

マニュアル化と業務フローの見直し

マニュアル化と業務フローの見直しを行うことで、ルーチンワークの効率化を図れます。業務のマニュアル化は、作業手順を明確にし、業務に係る必要な部分と無駄な部分を可視化できます。

また、マニュアル化と同時に業務フローの見直しを行います。新しいシステムを導入した際は、機械化できる部分は積極的に行い、業務をよりシンプルにしましょう。

マニュアル化と業務フローの見直しによって、「業務の集中化を防ぐ」「業務にかかる時間を短縮する」「業務の引継ぎがスムーズに行える」などのメリットがあります。

タスク管理ツールの活用

ルーチンワークの効率化には、タスク管理ツールの活用も効果的です。ToDoリストなどのタスク管理ツールを利用して、その日行う業務を予めリスト化しておきましょう。1つの業務を完了したら、項目にチェックを入れることで達成感を感じられます。

また、残り業務を可視化できるため、モチベーション維持にもつながります。さらに効率化を進めるには、一つひとつの業務を細分化するのもいいでしょう。ひとつの業務のハードルを低く設定して数をこなすことで、達成感やモチベーションが高まります。

RPAの導入

ルーチンワークの中には、繰り返し同じ作業を行う業務も多いです。特にPC上で同じ作業を繰り返す業務の場合には、RPAの導入がおすすめです。

RPAとは、ある一定の作業をロボット化することです。たとえば、Excelで行う勤怠集計業務などは、月末に集中して行うと非常に負担となる事務作業のひとつです。これをRPAに任せることで、大幅に手間と工数が削減でき効率化を図れます。

RPAとは

業務の効率化に有効なRPAですが、そもそもRPAとはどのようなものかご存知ですか。ここでは、RPAとは何か、どのようにルーチンワークの効率化が図れるのか、具体的な活用例も含めて解説します。

RPAはルーチンワークの効率化に最適

RPAとは、「Robotic Process Automation」の頭文字をとって略した言葉で、繰り返し行われる単純作業にロボットを利用して自動化し、業務を効率的に行う仕組みのことです。

RPAは、「標準的な手順」「手法が定められる作業」「同じ動作を繰り返す作業」「情報量の多い作業」に向いています。標準的な手順とは、ひとつひとつの作業が工程化されていて、人間の判断を必要としない作業のことです。

情報量が多いほど、人手や工数を多く要します。しかしRPAを利用することで、人が作業する時間よりも圧倒的なスピードで、かつ正確に作業を行うことができます。その結果、人的ミスを防ぎ、確認や修正にかかる時間を削減できるのです。

RPAの具体的な活用例

月に数十枚もの伝票を、その都度区分分けを行いながら入力する作業は手間がかかります。しかしRPAなら一度入力した内容をロボットが記憶し、次回から自動的に入力作業を進めてくれるため、人間が行うのは確認・承認作業のみです。

また、請求書や納品書の作成も、RPAで行えば効率化が図れます。それぞれ決まった形式やテンプレートの書式を用意しておけば、毎回はじめから書類の作成を行う必要がなく、変更事項のみを入力するだけで簡単に書類が作成できます。

作成だけではなく、書類やメールの発送も自動化できるため、作業忘れなどの人的ミスも防げます。また、入力されたデータの集計やレポート化なども得意です。必要な時に速やかに必要な情報を引き出せます。

RPA導入のメリットとデメリット

ルーチンワークの効率化に有効なRPAですが、導入に際してメリットとデメリットを把握しておきましょう。ここでは、RPA導入によるメリットとデメリットを紹介し、その対策についても解説します。

RPA導入によるメリット

ルーチンワークにRPAを導入することで、以下のようなメリットを享受できます。

• 人件費の削減や人手不足の解消

• 業務の見直しによる生産性の向上

• 従業員の離職防止

RPAにルーチンワークを任せることで、圧倒的な人手不足の解消が行えます。膨大な情報の入力作業などには、大人数の人手を確保して行わなければいけませんでした。しかしRPAを利用すれば、通常業務の邪魔をせずに、夜間などを利用して自動入力が行えます。

また、RPAの利用により業務の見直しができるため、ボトルネックになっていた部分を解消できます。日々の膨大な業務を減らすことで、社員のモチベーションアップにも繋がるため、離職防止や生産効率の向上にも効果的です。

RPA導入のデメリットと対策

RPA導入には、以下のようなデメリットもあります。

• RPAシナリオのエラー

• システムのトラブル

• 人材の確保が難しい

• 導入コストが高い

RPAの稼働に必要なシナリオにエラーがあると、正しい業務の遂行ができません。そのため、RPAを稼働する前にエラーのチェックを行います。また、RPAのシステム自体にトラブルが起こる場合もあるため、本稼働前に試してみて、問題がないかどうか確認しましょう。

エラーやトラブルには専門の担当者が対応します。しかし、負担が大きくならないように、複数人の人材確保や、部署内での情報の共有が必要です。RPA導入にはそれなりのコストがかかりますので、導入前に費用対効果があるかどうかをよく確認しておきましょう。

RPAでルーチンワークを効率化させた事例

ここではRPAでルーチンワークを効率化させた事例を2つ紹介します。

事例①

月間数百万件もの受注がある、ヘルスケア等の専門商社の事例です。顧客ごとに稼働するプログラムを抱え、数百のプログラムの運営や監視、手動での対応などで、担当部署の従業員が思うように休暇を取れない状況でした。

そこで、まずベンダーと共に自動化が可能なプログラムの洗い出しや、費用対効果の検討を行いました。RPAにより定型業務やワークフロー処理を行いながら、独自のロボット開発に取り組み、効率化を実現しました。

事例②

クレジットカードや貸金業・保険代理業などを行う会社では、個人情報の入力をすべて手作業で行っていました。しかし、常時人的なミスによるトラブルが発生しており、懸念を抱えている現状でした。

そこでRPAの導入を行い、入力業務の自動化を実現。その結果、業務に関わる工数を大幅に削減しました。今後さらなる業務の効率化に期待が持てます。

RPA導入に向けたステップ

ここでは、実際にRPAを導入する際に必要なステップを見ていきましょう。RPAの導入前に必要な3つのポイントについて解説していますので、導入を検討している場合は、ぜひチェックしてください。

導入前の準備

RPAを導入する前の準備には、4つのステップがあります。

• 業務の改革、または達成のための目標・ゴールを設定する

• 通常業務より、自動化できるものを洗い出す

• 対象業務を選び、作業手順を明確にする

• 自動化を行うための、シナリオ（業務フロー）を作成する

まずは、どのような目標を達成したいのか、目標やゴールを設定しましょう。目標やゴールの設定ができたら、日ごろ行っている業務の中から自動化できる業務の洗い出しを行います。

自動化する業務を選んだら、対象業務の作業手順を明確にします。ここでは、必ず現場で作業を行っている方にも参加してもらい、作業手順に落ちや漏れがないかチェックを行います。間違いがあると、RPA稼働中にエラーが出る原因になるため気を付けましょう。

ベンダー選びと導入フェーズ

導入フェーズで行うのは、RPAの開発や導入、そして導入後の管理や運用体制の構築です。RPAツールは種類も多く、用途によって選び方も異なります。選定が難しい場合は、ベンダーやサポート支援の手厚いものを選びましょう。

RPAツールの購入方法は、以下の3つです。

• RPAメーカーから購入

• 代理店から購入

• 導入サポートを行う支援事業社から購入

RPAの開発に伴うシナリオ作成に行き詰っている場合は、ベンダーやサポート会社に相談しましょう。外注に依頼する場合は、明確な使用目的や作業手順を説明するほかに、エラーやトラブルが起きないように情報の共有を密に行わなければいけません。

社内の意識改革と教育

RPAの導入は、ゴールではありません。業務の大幅な変更や今後の対応なども踏まえて、社内の意識改革や専門の人材の教育・育成などが必要です。

RPAに必要な人材は、主にRPAの推進の管理者と担当者です。管理者は、RPAの導入支援を受けている場合に窓口となる存在のため、専門知識を得ている方が望ましいです。

担当者は、必ずしもエンジニアである必要はありません。しかし、RPAのロボット開発やシナリオ作成に携わるため、トラブル発生時も適切に対応できる人材を選びましょう。難しい場合は、教育担当者の派遣を支援企業に依頼するなどして、人材確保に勤めましょう。

業務洗い出しのコツは、以下の資料でご確認いただけます。

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アシロボならルーチンワークの効率化が可能

ここでは、ルーチンワークの効率化に便利なRPAツール「アシロボ」を紹介します。アシロボは、官公庁をはじめとして、野村證券、パソナといった大手企業にも導入されている人気のRPAツールです。

アシロボをおすすめする理由は、下記の4点です。

• 月5万円でパソコン２台利用できる業界最安値クラス
• 操作が簡単で部署単位で管理可能
• 無料の操作説明会で短期間での習得が可能
• メールサポート、オンライン相談が回数制限なく無料
• 導入前相談も受け付けております

では、順に解説します。

月5万円でパソコン２台利用できる業界最安値クラス

RPAツール「アシロボ」は、業界最安値ともいわれる、月5万円から利用できる低価格さが人気です。同価格で2ライセンスを取得できるため、ロボット2台の稼働を行えます。

また、初期費用として20万円の費用がかかりますが、その他の追加料金はなく始められるのも嬉しい点です。スモールスタートにぴったりのツールと言えます。

操作が簡単で部署単位で管理可能

アシロボは、一般的なRPAツールに必要な業界フロー図を組み立てる必要がありません。フロー図の代わりに、普段の作業内容をパネルにして並べるなどの直感的な作業が可能なため、現場の社員も担当が可能でよりエラーの少ないシナリオが作成できます。

搭載機能は30種類と充実しており、部署単位での管理が可能です。各部署に見合ったさまざまな機能を使用して、作業の効率化を実現できます。

無料の操作説明会で短期間での習得が可能

アシロボでは、オンラインでの無料操作説明会を随時開催しています。参加できるクラスは限られるものの、会員・非会員を問わず、技術取得のためにおすすめの受講方法なども示しているので、自分のレベルに見合ったクラスに参加できます。

また、業界最短クラスの習得時間で操作法を身に付けられるのも、アシロボの特徴です。通常半年程度かかる習得時間が、アシロボではマクロなどを開発できるエンジニアなら90分、それ以外の方でも7時間程度で習得できます。

メールサポート、オンライン相談が回数制限なく無料

アシロボでは、オンラインでの１社独占相談会を開催しています。一通りのコマンド理解はでき、自力でシナリオ作成していたが行き詰ってしまった。毎日稼働させていても、どうも安定しない。そんな具体的な相談やヒントが欲しい際の御社専用のお悩み相談会です。一社専用ですので深いご質問も可能です。

また、メールでのサポートも回数制限はございません。困った時に聞ける場所があるので安心してご利用いただけます。

導入前相談も受け付けております

アシロボでは、RPAでの自動化に向いている業務について随時相談が可能です。本導入前に、製品版と同じ機能を搭載する無料体験版を一か月試せるため、導入前に自社に適性があるかどうかがわかります。また、導入時には無料サポートも受けられます。

導入後も、年会費や更新料、バージョンアップにかかる費用など一切が無料です。シナリオ数の制限もないため、無制限にシナリオの作成が可能となります。シナリオ作りに迷ったら、Q＆Aサイトを参考にできるなど、アフターフォローも万全です。

まとめ

ルーチンワークは、RPAにより自動化を行いやすい業務と言えます。しかし、RPAに向いていると言われる業務は、直接的な利益を生み出しづらい、生産性の低い内容のものがほとんどです。

一方でルーチンワークは、人手や時間を確保しなければ消化しづらい作業が多いため、企業にとっては悩みの種でもあります。そのため、自動化できる業務は、積極的にRPAを導入して切り替えていきましょう。

RPAツールの導入にはそれなりのコストが必要ですが、コスパがよく、最速で実践できるツールをお探しの方には、アシロボがおすすめです。人手や工数の確保にお悩みの企業は、ぜひアシロボの導入を検討してみてください。