RPA導入に失敗しないための運用ルールの策定方法

RPAの運用ルールの設定が重要な理由

RPAを実行するうえで、運用ルールの設定が非常に重要です。

運用ルールが明確でなければ、RPAを正しく機能できなくなる場合があり、導入した意味が成さないということにつながってしまうかもしれません。

ここでは、RPAの運用ルールを設定するのがなぜ重要なのかについて具体的に解説します。

ブラックボックス化してしまう

運用ルールをしっかりと設定し、社員に共有していないと、システムのブラックボックス化を招く可能性があります。

どんな動作をさせれているシナリオなのかを記録していない場合、担当が休んだときや辞めてしまったときに、ほかに運用方法を知る方がいないため、ブラックボックス化してしまいます。

また、シナリオの中身も同様に、シナリオ内にメモなどを残したり別途書類を作成したりといった記録が必要です。運用ルールがあれば、担当者の異動でRPAを引き継ぐ際の時間短縮にも繋がります。

トラブル時の対応が素早くできない

運用ルールを定めておかないと、トラブルなどが発生した際、素早く対応できないことにもなりかねません。

もし、担当者が不在の場合でも、運用ルールが決まっていれば、そのルールに基づき適切に対処ができます。しかし、運用ルールがバラバラだと何か問題が起きたときに適切な対処ができなかったり、対処が間に合わなくなってしまったりする可能性があります。

そのため、運用ルールを設定し、どのような状況においても誰でも使えるようになることが理想です。

一部の部署でしか使えなくなってしまう

運用ルールの中には、各部署が導入するまでの具体的なステップを設ける場合もあります。どのような手順で導入を進めていくかの手順がなければ、技術を持っていたり、ITに明るい情報システム部門といった一部の部署でしかRPAを扱えなくなってしまう可能性があるためです。

システムの扱いに慣れていない部署の場合は、導入手順のルールでRPAをスムーズに扱うことは難しいかもしれません。

また、現場の部門が外部のベンダーに作成を依頼して導入した場合、運用ルールがない状態だと、メンテナンスを外部ベンダーに頼りっぱなしになってしまったり、唯一RPAを使える情報システム部門が負担しなければならなくなるため、大きな負荷がかかってしまいます。

その結果、メンテナンスが滞ったり、この負担を申し訳なく感じた現場が、情報システム部門にメンテナンスを依頼しなくなったりと、結局使われなくなるパターンは少なくありません。

現場部門への導入の際は、担当者の教育と併せて、運用ルールの策定が重要になってきます。

誤った作業を続けてしまう

定期的に管理者が実行状況を確認する等の運用ルールがなければ、ロボットが誤った作業を続けてしまうこともあります。

安定的に動作するシナリオづくりのための運用ルールや、シナリオ自体に管理者を設け定期的に稼働状況を確認するルールがないと誤動作を起こし、大切なデータの削除が起こる可能性もあるためです。

作成時にエラーが起きないような作り方のルール、対お客様に関わるような重要な業務は人間がダブルチェックをする、RPAはシナリオを作ったら終わりではなく定期的に実行状況の確認やメンテナンスを行う等のルールを設ける必要があります。

RPAの運用ルール策定方法

RPAの運用ルールの重要性についてお伝えしてきましたが、それらを踏まえて運用ルールの策定はどのように行うと良いのでしょうか。

運用ルールはステップを踏みながら作成していくことが多いため、RPAと業務フローをセットで考えつつ、リアルな業務に沿った実際に使えるルールを作成することが肝心です。

下記では、運用ルールの策定方法について具体的に解説します。

RPAでできることや特性を理解する

まずはじめに、RPAでできることや特性の理解から進めます。

導入しているRPAやこれから導入する予定のRPAの具体的な特性や活用範囲などを確認しましょう。

また、導入済みのRPAで業務フローとミスマッチな部分などがある場合は見直しを行い、再度調整します。

業務フローの整備・業務の棚卸しをする

RPAについて理解を深めたら、業務フローの整備や業務の棚卸しを行います。

RPAを効果的に活用するためには、RPAを活用する部分と活用せずマンパワーで行う部分をしっかり分けることが大切です。

また、RPAの特性をフルに活かした業務の流れを作れるよう、業務の手順もしっかり考えながらRPAを組み込みます。

RPA運用マニュアルを作成する

上記までを完了したら、RPA運用マニュアルの作成に入ります。

基本的な操作方法のほか、初期設定や設定変更などの方法についての記載を行います。また、シナリオの作成のルールも作成します。例えば、シナリオ名の付け方、コマンドの並べ方、コマンド内でのメモの残し方等です。具体的な事例も載せておくとわかりやすいです。

RPAを普段操作しない方でも理解できるように、分かりやすい構成や伝わりやすい表現を意識しましょう。

責任者・管理者を決定する

運用マニュアルを作成すると同時に、RPA運用における責任者や管理者も決めておくと良いでしょう。

「このRPAを誰が開発したのか」などを明確にしておけば、エラーや不都合な部分が発生した場合にどこに責任の所在があるかが分かるようになり、スムーズに対処を行えるようになります。また、インストール型のRPAの場合は、一つのPCを何名かで操作することになるため、端末の管理者を設けておくことも重要です。それにより、パソコン自体に問題がないか？ツールやOSのアップデート対応等を漏れることなく行うことにも繋がります。

トラブル対応手順を明確化する

万が一トラブルが発生したときの対応手順も明確化します。

トラブルを防ぐための運用の注意点や、実際にトラブルが起きた場合の対処方法など、できるだけ具体的にまとめましょう。

対応方法がしっかり準備されていれば、いざトラブルに対峙したときも慌てず処理できるようになります。

定期的に見直しをする

運用マニュアルを作成したからといって、同じものをずっと使い続けられるわけではありません。

システムの仕様変更や、ファイルの保存場所の変更などがあれば変更箇所を踏まえて運用マニュアルもアップデートしていく必要があります。

また、実際に運用マニュアルを使ってみて改善点が見つかればそれも反映させていき、より精度の高いマニュアルにブラッシュアップしていきます。

RPAの運用ルールを作る際のコツ

RPAの運用ルールを作成する際、押さえておくべきポイントが存在します。

ここからは、運用ルールの質を高め、完成後にしっかり活用できるように、運用ルール作成時のコツについてご紹介します。

導入フェーズごとにマニュアル化する

上述でも触れた通り、RPAは業務フローをしっかり整備し、活用する範囲とそうでない範囲を明確にしたうえで導入を進める必要があります。

そのため、運用マニュアルも導入フェーズごとに作成したほうが実際の業務フローにマッチして分かりやすいといえます。

導入前の計画や導入中の検証、シナリオ作成担当者の研修、導入後の運用管理とメンテナンスなど、導入の流れを見直して改善していくために、PDCAサイクルを意識してマニュアル化するのも良いでしょう。

社内ガイドラインを設定する

RPAを導入する際は、社内ガイドラインも併せて設定することも成功のコツです。

RPAの開発範囲や稼働領域といった社内での枠組みを決めておかなければ、開発者や導入担当の裁量で自由にRPAの開発や設定が行われてしまい、収拾がつかなくなる可能性があります。

運用に不明瞭な部分を発生させないためにも、明確な社内ガイドラインを設けましょう。

部署・業務分担を明確にする

RPAの運用の仕方が分からず、情報システム部署に任せたままでは業務効率化は実現できません。

また、どこの部署がRPAの何を担当しているのかが分からなければ、トラブルが発生したときにどの部署と連携をとれば良いのか分からず、対処が遅れてしまう可能性があります。

特定の部署に負担が集中しないようにするだけでなく、RPAに関する社内の体制を周知するためにも、部署ごとの業務分担を明確にしておきましょう。

小さくゴール設定をする

最初から大きなゴールを設定するとなかなかゴールに到達できず、モチベーションが大きく下がってしまうものです。

RPA導入に関しても同じであり、はじめから完璧なRPAの活用を目標にしてしまうと思い通りに導入や運用が進まず、中途半端な状態に停滞してしまうかもしれません。

RPAの導入を成功させるためには、小さくゴール（マイルストン）を設定することが何よりも大切です。

目標も細かいフェーズで分ければ達成が積み重なり、良い方向に進捗できていると成功体験が得られ、モチベーションもアップします。

運用を進めていく意欲が高まれば、パフォーマンスの向上も期待できるでしょう。

ベンダーに相談をしてサンプルなどをもらう

RPAの運用ルールを作る際は、RPAのベンダーに相談し、ルールのサンプルなどをもらうという方法もあります。

運用ルールを一から作っていくのは難しく、「どこから手をつければ良いか分からない」と悩むことも少なくありません。

そのような際、運用ルールのサンプルがあればルールの全体像を掴みやすくなり、骨組みづくりもスムーズに進めることができます。

RPA導入ならアシロボにお任せください

RPA導入を検討しているなら、RPA化をスムーズに進められるRPAツール『アシロボ』にお任せください。

アシロボを活用することで、これまでマンパワーで行ってきた簡単なパソコン作業をRPA化し、効率的な業務につなげられます。

ここからは、アシロボ導入のメリットやアシロボの特徴などをご紹介します。

導入前相談会で業務棚卸しの方法などをお伝えします

RPAを導入したいものの、具体的な導入準備やルールの策定方法などがよく分からないなどの悩みを抱え、なかなか導入を進められないという企業は多いのではないでしょうか。

アシロボでは導入前相談会を開催しており、業務の棚卸し方法などをお伝えします。

また、操作説明会も無料で参加することができ、個別の相談会も回数制限なく参加可能なため、担当者を多数育成する場合もコストがかかりません。

そのほかにも、アシロボはコマンドにメモ機能が搭載されており、シナリオ画面を印刷できるため、プロセスが不明になりブラックボックス化するという事態を防げます。

特定の担当者しか操作できずRPAが上手く活用されないという失敗も、この機能を使うことで簡単に回避することが可能です。

シナリオのFAQなども充実

アシロボには、シナリオのFAQなども充実しており、「エクセルを開いて指定のセルの値を取得」「ウェブから文字情報をコピーする」等、サンプルのシナリオが無料でダウンロードできます。

万が一、サンプルシナリオで疑問を解決できなかったとしてもテクニカルサポート受付がきめ細かに質問に対応するのでご安心ください。

操作性が簡単で使いやすく、最短7時間で習得可能

アシロボは操作性が比較的簡単で使いやすいことも特徴の一つです。

操作は、TOP画面・編集画面・詳細入力画面の3画面のみの画面構成で、非常にシンプルで直感的に操作することができます。

また、操作を覚えるセミナーも充実しており、OJT形式で操作を身につけていくことができます。操作説明会は初級～上級、エクセル・ウェブ等があり、操作方法は最短7時間で習得できます。

アシロボは操作が簡単ですが、使用できる機能は多彩です。

自社で使用している各種システムの起動、メール作成の補助や送受信、Excelやブラウザの各種操作など、充実した機能があるため、操作を覚えることができれば、様々な作業の効率化が実現します。

月5万円から使用可能で業界最安値クラス

RPAの導入費用はRPAの種類などによって異なりますが、初期費用で10～50万円、ランニングコストとして月5～120万円ほどかかるといわれています。

RPAは業務の効率化を叶えられる便利なシステムである一方、導入にはまとまったコストがかかるのが一般的です。

しかし、アシロボは月5万円で２台のパソコンで使用可能であり、業界最安値クラスの低価格でRPA導入を実現できます。

また、本格的な導入の前に製品を試してみたいという方に向けて１ヶ月の無償トライアルをご用意しています。

自動課金されることなく、1ヶ月間無料で製品版と同じ機能を使用できるため、使用感を確認することが可能です。

トライアル中に分からないことなどがあれば、担当者がしっかりサポートするため、アシロボの機能性を確かめたうえで導入を進められるでしょう。

まとめ

RPA導入で業務の効率化を成功させるためには、運用ルールをしっかり策定することが大切です。

業務フローとマッチさせ、使用する領域を確認しながら実際の作業に沿ったマニュアルを作成してください。

また、リスクヘッジや運用ルールの周知、使用しやすい環境の整備なども大切なポイントといえます。

RPA運用ルールの作成についてしっかりと知識を身につけ、RPAを上手に活用できるようにしましょう。

自社で独自のマニュアルを作るのが難しい場合やRPA導入に不安や疑問点がある場合は、ぜひ一度『アシロボ』にご相談ください。