中小企業こそRPA導入をおすすめする理由｜導入率やメリットをご紹介

中小企業のRPAの導入率は？

株式会社MM総研が調査した「RPA国内利用動向調査2020」によると、2019年11月時点の大手企業の導入率が51%に対し、中小企業の導入率は25%となっています。全体で見ると導入率は38%であり、前年である2018年の22%と比較すると16%もアップしていることが伝わってきます。
このように約4割の企業が導入しているということが分かりますが、中小企業に関しては導入率はそれほど良くありません。
ただし、導入を検討している中小企業は44%となっているため、今後導入する企業が増えていくことが想定できます。

中小企業のRPAの導入率が低い理由

中小企業のRPA導入率が低いのにはどのような理由があるのか気になる方が多いのでしょうか。その理由として、主に2つの要因が考えられます。
下記では、その要因について具体的に解説します。

導入コストがかかるため

RPAを導入して活用するためには、毎月の利用料や導入する際の費用といったコストがかかります。ツールによって異なりますが、年間で数十万〜数千万円のコストがかかる場合もあり、導入コストは決して安くはありません。
大手企業であればある程度の予算を確保することができ、長期的に利用したとしても導入するメリットを得られやすい傾向にあります。
しかし、中小企業の場合では予算確保が難しく、運用によるメリットもそれほど得られないということも少なくありません。
そのため、中小企業での導入はコストとメリットが釣り合っていないこともあり、大手企業ほど積極的に導入していないという実情があります。

運用できる人材不足のため

RPAは導入したら終わりというわけではなく、定期的にメンテナンスや改善を行う必要があります。
しかし、メンテナンスや改善を行うためには、ITに関するスキルや知識を保有したエンジニアが必要です。

大手企業であれば、社内システムの開発や運用、保守などを行っている情報システム部門を設置していることが多いため、ITに精通したエンジニアが在籍している傾向にあります。また、研修等も充実しているところが多いため、社員が全体的にベースとなるITスキルを持っているということも言えます。

一方、中小企業の場合では情報システム部門がなかったり、人材の教育が十分でないこともあり、RPAを導入して運用するための環境が整っていないということも多くあります。
このことからRPAの導入や運用に関して人材不足が否めず、中小企業がRPAの導入に踏み出せない要因といえるでしょう。

中小企業こそRPAを導入すべき理由

上記では、導入率が低い理由について解説してきました。

その理由を見て、納得できるという企業も少なくないのではないでしょうか。
しかし、中小企業だからこそRPAを導入したほうが良いといえることも多くあります。

ここでは、中小企業がRPAを導入すべき理由やメリットについて4つご紹介します。

人材不足に対応できる

現在の日本では今もなお少子高齢化が進んでおり、労働力人口の減少が社会的な問題となっています。
この問題は、業界や業種、会社の規模を問わない問題ではありますが、人材育成の資金や時間がそれほどないという中小企業にとっては不利な状況といえます。
また、その問題に加え、近年問題視されている新型コロナウイルス感染症の影響も受け、多くの中小企業では業績が悪化し、例年通りの採用が厳しいという実情もあります。
そのような状況に対し、RPAを導入することで単純作業や繰り返し行う作業をロボットによる自動化を図ることができ、慢性的な人材不足の解消を望むことができます。

人材にかかるコスト削減になる

RPAは導入することで継続的に稼働できるため、単純作業や繰り返し作業を休みなく処理してくれます。そのため、本来そこに割く予定だった人材を確保する必要がなくなり、人を雇う際に発生する費用や時間といったコストを削減することが可能です。
さらには、膨大な件数を処理できるとともに業務上のミスが少なくなるため、生産性向上や品質向上につなげることもできるでしょう。

業務の属人化を解消できる

中小企業における業務の属人化を解消できるというメリットが挙げられます。大手企業と比べると中小企業は従業員数が少ないため、特定の担当者が同じ業務を進めるということはよくあることです。
そのため、ほかの従業員が代わりにその業務を担当することが難しく、知識やノウハウが共有されずに業務が属人化してしまうということは珍しくありません。またマニュアルを作成する時間的余裕がなく、属人化になりやすい傾向であることも否めません。
業務の属人化は、担当者が変わった際などに生じる引き継ぎが難しくなり、業務の効率が低下してしまうことがあります。

RPAを導入してマニュアルを作成し、システムに手順を記憶させることで誰がやっても同じような結果を得ることができ、業務の属人化を解消することができます。

働き方改革・離職率の低下につながる

RPAを導入することにより、単純作業をロボットが代わりにやってくれるため、従業員の負担が少なくなり、離職率の低下と働き方改革にもつながります。
単純作業などで業務を圧迫し、本来の自分の仕事ができない、残業が発生しているという場合には、RPAを導入することである程度の業務の自動化を図ることができ、業務時間の削減が実現できます。
また、従業員のストレスや疲労軽減ができるとともに、有給が取りやすくなる、本来のコア業務に注力できるなど、働き方改革にもつながります。

中小企業がRPAをするデメリットや注意点は？

ここまで導入すべき理由やメリットについて解説してきました。
しかし一方で、デメリットや注意点も存在します。ここでは、どのようなデメリットがあり、どこに注意すれば良いのかを解説します。

運用体制を整えないと野良ロボットが生まれやすい

野良ロボットとは、管理担当者が退職などの影響により、管理ができなくなってしまったRPAのことをいいます。
運用体制を整えないと、野良ロボットが発生し、間違った動作を行って処理を続けてしまう、正常に動作せずに業務が停滞してしまう、シナリオの修正ができないといった問題が起きてしまう可能性があります。
野良ロボットの発生を防ぐためにも、管理は複数人で担当し、RPAの運用ルールを制定して管理することが大切です。

操作が難しいRPAだと浸透しない可能性も

RPAには、画面録画して手順を覚えさせる手軽なものもあれば、プログラミング知識が必要になるものもあります。
自社にRPAを導入する際、操作が難しくて操作ができない、一定の社員しか作業ができないというようなツールの場合は、自社に浸透しないかもしれません。
浸透しなければRPAを運用する頻度が減ってしまい、RPAを導入している意味がなくなってしまいます。
RPAの導入を考えている場合は、「操作は難しくないか」「誰でも操作できそうか」「操作を覚える研修は整っているか」といった部分を考慮すると良いでしょう。

RPAでは自動化できない作業もある

RPAはすべての業務を自動化できるというわけではありません。単純作業や繰り返し作業に対しては真価を発揮できますが、変則的な業務や人の判断が必要となる業務の場合は、自動化することが難しいです。
そのため、導入すれば全ての作業が無くなるとは考えず、RPAと人間と協業で業務を進められる、と考えたほうが良いでしょう。

RPAのできること・できないことは以下の記事で紹介しています。
RPAでできること｜どんな業務を自動化できるのか

中小企業がRPAを導入するときのポイント

中小企業がRPAを導入する際、どのようなことに気をつければ良いのかと考える方も多いでしょう。ここでは、導入するときにおけるポイントを7つご紹介します。これらをしっかりと押さえることで、より効率的に業務の自動化を目指すことができるようになるでしょう。

スモールスタートで始める

中小企業でRPAを導入する際、まずは小さな規模から導入するスモールスタートからはじめるようにしましょう。はじめから大規模な導入をしてしまうと、シナリオ作成が複雑になり、なかなか導入が進まなくなることや、修正が多くなって担当者の負担が大きくなるといった課題が生まれてしまいます。
そのため、最初は全社全体で導入するのではなく、チームや部署といった小規模な範囲から導入をはじめることがポイントです。
また、自動化したい業務すべてをRPAで運用するのではなく、そのなかの一部からはじめていくことで、導入するまで見えなかった課題に気付くことができます。スモールスタートからはじめることで、チームや部署の成功事例を参考にし、業務内容に適した展開をしやすくなるでしょう。

低コストなRPAを導入する

中小企業の場合、大手企業と比べるとRPAに割ける費用が少ない傾向があります。
また、中小企業だと自動化できる業務量がそれほど多くはないため、メリットが少ないと感じがちです。そのため、予算よりも高いRPAを導入してしまうと経費が圧迫され、継続的に運用しにくくなるとともに、費用対効果を感じられないかもしれません。

RPAは、月5万円ほどから導入できるものもあります。低コストで導入しやすいRPAなら、是非アシロボにご相談ください。

現場で操作がしやすいRPAを導入する

RPAを運用する際、プログラミングスキルなどのIT関連の知識やスキルが必要になりますが、実際に活用していくのは現場で働く従業員です。
エンジニアであればある程度の知識やスキルを保有している可能性があるため、難なく運用することもできるかもしれませんが、そういった知識がない方の場合は操作が難しいかもしれません。そうなってしまうと気軽に導入することができず、業務の自動化を図ることができなくなってしまいます。
ITに精通している従業員が現場にいない場合は、プログラミング知識といった専門知識がなくても簡単に使いこなせるRPAを検討すると良いでしょう。

RPAの操作説明会を開催する

RPAを導入したあとは、操作説明会を開催して運用する部署やチームに操作方法や運用目的などを共有するようにしましょう。
操作説明会を通じて共有することで従業員同士のズレをなくすことができ、どのような方でもRPAを操作がしやすくなります。
また、RPAのサービスを提供している会社によっては無料で操作説明会を開催しているところもあるため、積極的に参加することをおすすめします。

評価制度を設ける

評価制度を設けるのもポイントの一つです。
RPAを導入してから少し経ったあとに、「実際に運用してみてどうだったか」「もっとこうしたほうが良いところはあるか」といった使用感などを評価する機会を設けることで、改善点を発見することができます。
それらを発見して改善を重ねていくことでより運用しやすくなり、理想的な自動化を図るとともに生産性向上や品質向上などにつなげることができるでしょう。

社内に紹介する機会を作る

RPAを導入したあとは、他職種や他部署でもRPAの導入が進められるように、社内で活用事例を共有する機会を作ることをおすすめします。
RPAを知らない社員が多い場合は、RPAに対する不安や抵抗感がある場合もあります。そこで、社内にRPAを紹介する機会を作ることが有効です。
また、部署での成功事例を共有し、違う部署でも活用できないか意見交換をするなどすれば、全社での導入が進みやすくなります。

経営者が指針を示す

RPAは、単なるツールではなく、組織の変革や戦略の一部です。そのため、経営者がRPAに対するビジョンや目標を明確に示すことが必要です。経営者が指針を示すことで、社員はRPAの意義や方向性を理解し、積極的に取り組むことができます。また、経営者は、RPAの導入に関わる社員に対してサポートや評価を行うことで、モチベーションやエンゲージメントを高めることができます。

アシロボは中小企業向けRPAです

一言でRPAといってもさまざまな種類のRPAがあり、どのRPAを導入すれば良いのか分からないという方も少なくないのではないでしょうか。

弊社が提供している「アシロボ」は、専門性の高いスキルや知識が不要でも運用でき、低価格RPAであるため、中小企業などの現場部門で活用されています。
ここでは、アシロボの主な特徴を4つご紹介いたします。

業務洗い出し会を無料で実施

RPAを導入する前には、「どの業務を自動化したいか、自動化したらどれほど余剰時間が生まれるか」といった業務の洗い出しが必要です。その工程をしっかりと行わないと、効率的な自動化を目指すことはできません。
しかし、企業によっては「どういう風に業務の洗い出しを行えば良いのか分からない」と悩んでいる企業もあるのではないでしょうか。
アシロボでは、そのような方に向けた業務洗い出し会を無料で実施しています。
それらに参加することで、詳細まで業務の洗い出しができるようになり、見えてなかったことが発見できるかもしれません。

無料での説明会で短時間での習得が可能

どの企業にもITに詳しいエンジニアが在籍しているというわけではありません。企業によってはエンジニアそのものが在籍しておらず、プログラミングに関する知識がある社員がいないということもあるのではないでしょうか。
アシロボでは、「導入前相談」やレベル別の初級～中級までの講座、使用するツールに特化した講座など、RPAのシナリオ作成できるまでの「操作説明会」を無料で用意しております。
そのため、知識ゼロだった場合でも7時間半程度という短時間でシナリオ作成能力を習得することができます。

現場で使いやすい操作感

一般的なRPAの場合では業務フロー図などが必要になりますが、アシロボではそういったものは必要ありません。
人がしている操作をパネルで並べ、人に業務を引き継ぐようなOJT方式でシナリオを作成できます。そのため、高度なITスキルや知識が不要であり、直感的に設定を行えるため、現場でも使用しやすい操作感があります。

Q&Aやサポートも充実

RPAを導入して運用していくためには、継続的なメンテナンスや改善が必要であり、そのため、サポート体制が充実しているかどうかも非常に重要です。サポート体制が整っていなければ、自力で解決せざるを得ない場合や有料サポートを受けて解決しなければならない場合があり、時間やコストがかかってしまいます。アシロボでは、導入サポートや操作説明会のほか、契約更新料やバージョンアップ費用などは追加料金はかからず、無料で利用することができます。
また、Q&Aサイトも無料で用意しており、疑問や質問があった際でも気軽に利用することが可能です。

まとめ

中小企業がRPAを導入するべき理由や導入する際のポイントなどについてご紹介してきました。
RPAを導入することで業務の自動化を図ることができ、生産性向上やミス防止といったさまざまなメリットがあります。ただし、RPAを導入する際は、一気に大規模で導入するのではなく、小規模から徐々に導入していくスモールスタートからはじめると良いでしょう。アシロボは、低価格でありながらも比較的簡単に操作できるRPAツールであるため、どのような企業でも導入しやすくなっています。
「低価格のRPAツールを導入して様子を見たい」や「どの業務が自動化できるのか知りたい」などを考えている場合は、ぜひアシロボの導入をご検討ください。