RPAとは？わかりやすく解説！導入のメリット・価格・導入事例までご紹介
現在、生産性の向上や業務効率化のためにRPAの導入を検討されている企業が増えてきています。
業務効率化を目指してRPAの調査をしているものの、「いまいち理解ができない」「RPAって簡単にいうと何？」「どのようなことができるの？」と、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
今回は、RPAとは何なのか、なぜ導入が増えてきているのか、仕組みや導入のメリット、事例まで詳しく解説いたします。
Contents
RPAとは？簡単に解説
RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、PC上で行う業務をロボットによって自動化できるツールのことです。
RPAの強みは、複数のシステム・アプリケーションをまたぐ作業が自動化可能であることです。
例えば、
- 顧客管理システムから情報を検索する
- 経理データをダウンロードする
- ダウンロードしたデータを基に、数値をExcelに記入する
- ファイル名を変更し、指定のフォルダに保存する
など、複数のシステムをまたいだ業務などは、マクロでは行えないため、RPAによって自動化することによって、大きな効果を発揮することができます。
デジタルレイバーとの違い
デジタルレイバーとは、人に代わってテクノロジーが業務を担う考え方をいい、労働力として扱う概念を指します。
単純な労働システムとして捉えるのではなく、一つの労働力として扱われるため、「仮想知的労働者」とも呼ばれています。
そんなデジタルレイバーは、作業自体に人の手が必要なく、テクノロジーが業務を進めていくため、RPAと近いものがありますが、対応できる業務の幅に違いがあります。
あらかじめ設定しているプログラムに沿った単純作業を担うRPAに対し、デジタルレイバーはある程度のルールや判断基準を組み込んで実行の正確性を育てていくため、より人に近い作業を期待できます。
そのため、作業効率の向上よりも正確性を求めている場合は、デジタルレイバーのほうが向いているといえるでしょう。
AIとの違い
RPAと似たものとして、AI（人工知能）があげられます。
AIは人工知能のことで、機械に人間と同じような知能を持たせたソフトウェアのことです。
RPAとAIの違いを簡単にいうと、RPAは「手の役割」で、AIは「目と脳の役割」を果たします。
RPAはルールに沿ってシナリオ化された業務をそのまま自動化することができますが、自動化できる分野や領域は限定的です。
AIとRPAを組み合わせていくことで、自動化できる領域を増やすことが可能になります。
RPAとAIの違いについては、以下の記事で詳しく解説しています。
RPAとAIの違いとは？連携によるメリットや事例をご紹介
botとの違い
botとは、決まったタスクを自動的に繰り返すプログラムのことです。
例えば、LINEなどで使われているチャットボットは、ユーザーからの特定のメッセージを受信した時に、自動で返信メッセージを送信する、といった働きをします。
bot中には、音声認識やAIを使用したものもあり、iOSに搭載されている「Siri」もAIを組み合わせたbotの一種で、ユーザーの音声を認識し、発言に合わせてネット検索を行ったり、スマホ操作を行ったり、簡単な会話をすることもできます。
botは、主に会話などを自動化するのに対して、RPAは作業を自動化する点において違いがあります。
RPAとbotを組み合わせることによって、
- ユーザーからの問合せをbotが対応する
- botが引き出したデータをRPAによってシステムに登録する
などの業務を自動化することができます。
マクロとの違い
マクロとは、Excel、WordなどのOffice製品に付随している機能のことで、Office製品での作業をマクロを使って記録しておくことで作業を自動化できるツールです。
RPAは複数のシステムをまたいだ作業を自動化できるのに比べて、マクロはOffice製品のみが作業範囲となっているのが一番の違いです。
また、マクロで高度な作業を行う場合にはVBAというプログラミング言語を理解する必要がありますが、RPAの場合はそうした知識がなくても導入が可能です。
RPAとマクロの違いについては、以下の記事で紹介しています。
RPAとExcelのマクロ（VBA）の違いとは？事例や選び方を解説
RDAとの違い
RDAは、Robotic Desktop Automationの略で、RPAの種類の1つです。
サーバーにインストールして使用するツールを「RPA」、パソコンにインストールして使うツールを「RDA」と呼びます。
PC作業を自動化するツールを総じてRPAと呼ばれることが多いですが、インストール先が違うことで呼び方が変わります。
RDAは個人のパソコンにインストールするため、気軽に導入することができ、部門ごとの細かい調整がしやすいのがメリットです。
対してRPAはサーバーにインストールをするため、PCを一括して管理することが可能です。多くの単純作業を自動化する必要のある大企業に向いています。
弊社の提供しているアシロボは厳密に言うとRDAです。ですが、この記事では、RDAも業務を自動化するツールの総称であるRPAと称してご紹介いたします。
RPAの種類
RPAには大きく分けて、「デスクトップ型」と「サーバー型」の2種類あります。
デスクトップ型のRPAは、各パソコンにインストールして使用するツールです。
RPAを利用したいパソコンに導入するだけで使用することができるため、比較的導入しやすいことから利便性が高いといえます。
ただし、性能はパソコンのスペックに依存する傾向にあり、作業が限定的になってしまいがちです。
そのため、小規模の仕事を自動化したいと考える企業にはおすすめの形式といえるでしょう。
一方、サーバー型のRPAはクラウド型と呼ばれることもあり、パソコンだけではなく、サーバーにもインストールできるツールです。
各パソコンにインストールするデスクトップ型と比べ、サーバーの性能によって処理能力が高くなり、サーバーによってRPAを管理できるため、大規模での作業を自動化したい場合におすすめといえます。
ただし、導入するまでに時間がかかり、購入費用もさまざまです。
また、導入に関して専門知識が必要となる場合があるため、それらの知識に疎い場合は、運用するのが難しいかもしれません。
RPAの3つのクラスとは
RPAは、対応できる自動化レベルによって3つのクラスに分けることができます。
適用業務が違うことはもちろんのこと、導入や維持管理にかかる費用も異なってきます。
| クラス | 内容 |
| クラス1：RPA（Robotic Process Automation） | 従来型のRPAのことであり、定型業務だけの自動化に対応しています。 具体例としては、「事務的な入力作業」や「データ管理」、「販売管理」、「経費処理」などが挙げられます。 |
| クラス2：EPA（Enhanced Process Automation） | AIと連携してデータ解析を行い、構造化されていないある程度の非定型業務を自動化することが可能です。 具体例としては、「セキュリティログの分析」や「多種多様な要因を考慮した売上予測」などが挙げられます。 |
| クラス3：CA（Cognitive Automation） | EPAよりもさらに高度なAIと連携し、業務プロセスの自動化以外にも、意志決定までをも自動化することが可能です。 具体例としては、「ヘルプデスク」や「状況によって変動する仕入れ管理」、「経済や市場を考慮した経営に関する判断」などが挙げられます。 |
RPAのシナリオ作成別の種類・仕組み
RPAは、人がパソコンを操作する動作を記憶させ、繰り返すことで業務の自動化を図るという仕組みがあります。
業務の自動化を図るためには、「シナリオ」を作成して記憶させることが必要不可欠です。
RPAによってシナリオの作成方法は異なりますが、主に3つの方法があります。
- 座標指定型
- 画像認識型
- 構造認識型
下記では、具体的にどのような作成方法なのかを解説します。
また、こちらの記事でもシナリオに関して解説していますので、合わせてご確認ください。
RPAシナリオ作成のポイント。作り方や注意点を解説
座標指定型
座標指定型とは、人が実際にやっている作業を記録し、スクリーン上の場所を座標として指定する方法です。
横軸をX、縦軸をY、画面左上を原点（0,0）とし、「画面上でマウスがどう動いているのか」「どの場所でキーボードが使用されているか」などを指定することで、操作の自動化が実現できます。
この方法は比較的シンプルであり、処理速度が早いというメリットがありますが、パソコンのウインドウサイズやレイアウトが変わると正しく座標を認識できなくなり、上手く動作しないという問題も珍しくありません。
画像認識型
画像認識型は、事前に特定の画像を指定してその画像と動作をロボットに記憶させ、その画像が画面上に表示されたタイミングで自動処理を行う方法です。
ロボットは、「検索」や「実行」などのボタン、アプリケーションのアイコン画像を光学文字認識（OCR）や画像認識によって識別することができます。
それにより、パソコン上に表示された画像と記憶している画像をマッチングし、記録されている動作を行うようになります。
そのため、人手を介さずにも自動処理ができ、現代のIT環境ではほとんどのRPAで採用されている方法です。
構造認識型
構造認識型は、アプリケーションやWebページなどの構造を解析し、対象を具体的に指定する方法です。
画像認識型と似ているように感じますが、属性や構造を認識するという特徴があります。
それぞれの役割に分けて指定したものをRPAに理解させ、特定の処理を行う際に指定した操作を実行します。
構造を指定することで複雑な業務も自動化することができ、操作対象を的確に指定できるため、精度が高い方法といえるでしょう。
RPAの導入が増えてきている背景
株式会社矢野経済研究所の調査によると、2023年度のRPAの市場規模は1,520億円と予想しており、年々市場規模は拡大していくでしょう。
また、今後は大企業のみならず、中小企業や地方自治体もRPAの導入が予想されています。
参考：RPA市場に関する調査を実施（2020年） | ニュース・トピックス
では、なぜここまで急速にRPAの導入が増えてきているのでしょうか。ここでは、RPAの導入が増えてきている背景についてご紹介いたします。
生産労働人口の減少・人手不足
日本では、少子高齢化が進み、生産労働人口は減少の一途をたどっています。
1995年をピークに、日本の生産年齢人口（15歳から64歳）は減少しており、総務省によると2060年には2015年の生産年齢人口に比べて45.9%減少することが見込まれています。
参考：総務省｜平成29年版 情報通信白書｜期待される労働市場の底上げ
そのため、少ない人数で業務を行うために、単純な業務をRPAなどによって自動化し、人はコア業務に注力することができるよう、RPAの導入が進んできているのです。
技術の進歩による利便性の向上
RPAは2016年ごろから注目され始めましたが、当時のRPAはプログラミング知識が必要であったり、導入金額が高額だったりと、中小企業などには導入がしづらいものでした。
ですが、現在はプログラミング知識がなくても、簡単な研修があれば基本的な動作を行えるRPAが登場し、利便性が向上しています。
また、導入金額も月数万円程度のRPAが登場し、中小企業にも導入しやすくなったのもRPAの導入が進んでいる一因となっています。
事例の増加
2016年ごろからRPAが注目を集め、当初は銀行や保険会社などの金融機関で導入が進んでいました。現在は金融機関以外での業種でもRPAが使われ始め、事例が増加し、導入がしやすくなったのも、急速にRPAの導入が進んだきっかけと考えられます。
働き方改革などによるワークスタイルの変化
新型コロナウイルスの感染拡大や働き方改革の推進により、日本でもワークスタイルが急速に変化し、テレワークの導入が進みました。
RPAを導入することによって、「書類にハンコを押す」「社内PCにアクセスしてデータを打ち込む」などの業務を自動化させることができ、出社の必要性を無くすことも可能です。
また、感染症の拡大や災害が発生した場合のBCP対策としてもRPAは効果的です。
このような背景から、RPAは急速に導入が進んでいるのです。
RPAのメリットや効果
RPAの導入メリットは、
- 人的ミスが無くなる
- 業務処理が早くなる
- 無駄な人件費を抑え、コスト削減につながる
- 働き方改革の推進につながる
- 人がやるべきコア業務に注力できる
などがあげられます。
RPAは業務が自動化できるといった効果に加え、単純作業が無くなることによる従業員の不満解消や、長時間労働の排除、有給取得率の向上など、さまざまな副次的効果を得ることができます。
詳しいメリットや効果については、以下の記事でも解説していますので、合わせてご確認ください。
RPAのメリットとデメリットとは？｜RPAコラム｜中小企業向けRPA「アシロボ」
RPAにデメリットはある？
万能のように思われるRPAですが、デメリットも存在します。導入時にはデメリットを知ったうえで、対策を行う必要があるでしょう。
RPAのデメリットは、
- メンテナンスが必要になる
- 判断が必要な業務は自動化が難しい
- 管理が不十分だと混乱を生む可能性もある
などです。
デメリットの対策として、「現場でもメンテナンスができるよう、人材の育成を行う」「自動化する業務をしっかりと選定する」「RPAを使う業務の社内ルールを作る」などを行うことで、デメリットを補うことができます。
詳しい解決方法やデメリットは、以下の記事でご確認ください。
RPAのメリットとデメリットとは？｜RPAコラム｜中小企業向けRPA「アシロボ」
RPAでできることと苦手なこと
RPAが得意としている業務は、「手順とルールが決まっているもの」です。
RPAができることの例と、苦手なことの例を以下の表にまとめました。
| RPAができることの例 | RPAが苦手なことの例 |
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RPAができることと苦手なことは、以下の記事で詳しく解説しています。
RPAで出来ること｜どんな業務を自動化できるのか
RPAの価格相場
RPAの価格は、RPAの種類やベンダーによって異なります。
また、運用やスキル習得のための研修を全て自社で行うか、RPAのベンダーやコンサルティングを利用して一部を外部委託するか、全て外部委託するかの運用のパターンによっても価格は異なります。
以下は、運用パターンごとの価格相場です。
| 運用パターン | 価格 |
| RPAの開発・運用・スキル習得を全て自社で行う | 0円～10万円程度 |
| RPAの開発運用を社外のサポートや研修を使いながら、最終的には自社で行う場合 | 1か月あたり5～20万円程度 |
| RPAを全て社外に委託し、開発・運用する場合 | 1か月あたり50～200万円程度 |
RPAの種類ごとの価格は、以下の記事で解説していますので、こちらも合わせてご確認ください。
RPAの導入費用は？種類別の価格を徹底比較
RPAの導入手順
RPAを導入する際、しっかりと手順を踏むことが大切です。
主な導入手順は以下の通りです。
- 導入目的・目標を決定する
- 自動化する業務を選定する
- 目標設定をする
- RPAの選定をする
- 人材育成をする
- 導入・運用をする
下記にて、それぞれ具体的に解説します。
導入目的・目標を決定する
まずは導入目的や導入目標を決定しましょう。
「なぜ導入を検討するのか」「何を目的に導入するのか」などを明確にすることが非常に大切です。
具体例として、「働き方改革を推進したい」や「人材不足を解消したい」といったことが導入目的としてよく挙げられます。
導入目的や導入目標はRPAを導入する際に必ず必要であり、下記で触れる最終目的・目標を構築する際に必ず役立つ要素です。
そのため、時間がかかったとしてもしっかりと決めるようにしましょう。
自動化する業務を選定する
上記の目的な目標に加え、どの業務を自動化するのかを選定することも非常に重要なポイントです。
業種や業態によって多少異なりますが、自動化できる業務として以下のようなものが挙げられます。
- 作業頻度が多い業務
- 作業手順が少なく、同じ作業を繰り返す業務
- ミスができず、ダブルチェックが必要な業務
自動化する業務を選定する際は、これらの業務と似ているかどうかで判断して選定すると良いでしょう。
目標設定をする
最初に設定した導入目的や導入目標に沿って、最終的な目的・目標（KPI）を設定します。
具体例としては、「残業時間の削減」や「作業ミスの削減」、「顧客満足度の向上」などが挙げられます。
こちらの導入目的や導入目標と同様に、非常に大切な要素であり、KPIがしっかりと定まっていなければ効率的な自動化を実現することは難しいかもしれません。
RPAの選定をする
導入目的・目標から最終的な目的・目標までを明確にし、実行計画を立てたあとは、自動化に適したRPAの選定を行いましょう。
要件にマッチしていることを前提に、「使いやすさ」や「サポート体制」、「費用」など、複数あるサービスのなかから選定していきます。
RPAには無料ツールと有料ツールの2つがあり、有料ツールでも期間限定で無料お試しプランを用意しているところもあります。
そのため、見積もりの段階で無料プランを活用しながら使用感を確認し、自社にとって最適なRPAを決めるようにしましょう。
人材育成をする
RPAは導入したら終わりというわけではありません。
導入後も定期的なメンテナンスや改善を行う必要があります。
また、いざ導入してみたとしても思うような結果を得られず、導入を失敗してしまったという場合には再設計が必要です。
そのため、そういったメンテナンスなどが行える専門知識に長けたエンジニアが必要不可欠です。
もし、自社にはエンジニアが在籍していないという場合は、操作を行える人材を育成する必要があります。
また、育成する人材は一人だけではなく、複数人のほうが望ましいです。
RPAによっては比較的簡単に操作できるツールもあり、状況などによっては人材育成にそれほど時間はかからないかもしれません。
RPAを導入することを考えているなら、メンテナンスや改善をしっかりと行える人材を育てるようにしましょう。
導入・運用をする
上記までのことをすべて終えたら、導入・運用を開始します。
RPAをはじめて利用するという場合は慣れていないこともあり、どうしても時間がかかってしまいがちです。
また、導入直後は運用体制がなかなか整えられず、効率化を図りにくいというケースは少なくありません。
利用しているサービス会社が提供しているマニュアル動画やQ&Aなどを参考にしながら徐々に慣れていくと良いでしょう。
RPAの導入事例
では、RPAの詳しい導入事例についてご紹介いたします。
今回は、RPAが活躍することの多い
- 経理部門
- 人事部門
- 営業部門
での事例を紹介いたします。
弊社が提供しているRPA「アシロボ」の導入事例は、以下から確認が可能ですので、合わせてご確認ください。
経理部門での導入事例
経理部門では、入金確認や振込リスト作成、経理データの編集、請求書制作などの業務を自動化することが可能です。
入金確認作業の事例では、
- ネットバンキングにログイン
- 新着の入金表示を確認
- メールで担当者に連絡
という業務をRPAで自動化でき、1週間で100分近くの余剰時間を創出することができています。
人事部門での導入事例
人事部門では、勤怠管理の集計、会社設立申請書の作成、適性検査受講者の検査結果抽出などの業務をRPAで自動化ができます。
勤怠管理作業の事例では、
- 勤怠管理システムで情報を検索
- 勤怠実績をダウンロード
- 社員ごとに勤怠時間・時間外労働を算出
- 集計表に転記
という業務の自動化に成功しました。
1年間で約25時間の削減になり、作業漏れや計算ミスなどによる担当者のプレッシャーの軽減にも繋がっています。
営業部門での導入事例
営業部門では、交通費精算業務、請求書作成・発行、営業リスト作成、資料請求リスト作成売上情報集計などの業務を自動化することができます。
交通費精算業務の事例では、
- 最安値の交通費ルートをサイトで検索
- 交通費をExcelに転記
という業務を自動化することに成功しています。
月に2時間程かかっていて、残業が必要だった業務でしたが、RPAによって自動化することにより、残業を無くし、転記ミスも無くすことができました。
RPAのよくある質問
ここでは、RPAに関するよくある質問についてご紹介いたします。
RPAを簡単に説明すると？
RPA（ロボティックプロセスオートメーション）は、ロボットがプロセスに従って作業を自動化するツールのことです。主にパソコンを用いた作業をロボットが代行して行う仕組みとなっています。
RPAは無料で利用できるものはある？
無料のものもあります。ですが、プログラミング知識が無いと利用ができない、利用できる機能が限られているなど、デメリットも多いです。
サポートが必要な場合や大規模でRPAを導入したい場合には、有料のものの方が良いでしょう。
どのような業務をRPAで自動化すべき？
膨大なデータの処理や、単純な作業、複数のアプリをまたぐ作業等で、ルールやプロセスが決まっているものはほとんどが自動化可能です。全てを自動化しようとすると、導入がなかなか進んでいきません。まずは小さな業務から効率化を進めていくと良いでしょう。
自社の業務にRPAは向いているのか？
手順が決まっている定型業務であれば、どんな業界・部門でもRPAで自動化することができます。自社の業務がRPAで自動化できるか気になる方は、体験版を利用して確かめることも可能です。アシロボでは、業務をヒアリングして、どの業務が自動化可能かお伝えしたり、実際に少し動かしてみることも可能です。是非ご相談ください。
また、アシロボでの導入事例はこちらからご確認いただけます。自社と似たような業務や業種がある場合はRPA導入の参考となりますので、合わせてご確認ください。
導入前相談会
まとめ
RPAはルールが決まっている業務を自動化してくれるロボットです。RPAは少子高齢化社会や働き方改革の推進、ワークスタイルの変革等により、脚光を浴びています。
RPAの導入が進めば、コスト削減や業務の効率化が進むのはもちろん、空いたリソースでより生産性の高いコア業務に注力することができ、自社のビジネスモデルの改革やDXの第一歩となるでしょう。
弊社で提供している「アシロボ」は、低価格で中小企業でも使いやすいRPAです。無料のサポートも充実しているため、初めてRPAを導入するという方でも利用しやすいのが特徴です。
RPAの導入を迷われている方は、ぜひお気軽にご相談ください。
