RPAのシナリオ作成費用相場｜シナリオ作成の課題とその解決法

RPAのシナリオとは？

RPAにおけるシナリオとは、RPA上で動作する作業手順のことです。
ドラマや映画の台本とニュアンスは近く、「どのような順番で、どのように業務を自動化するのか」といった一連の作業の流れのことをシナリオと呼びます。
例えば、

1. 請求書のフォーマットをエクセルで開く
2.  既存の経理システムを起動する
3.  IDとパスワードを入力してログインする
4.  売上データを算出する画面アクセスして、売上データをコピーする
5.  フォーマットエクセルにデータを転記する
6. エクセルからPDF形式で出力する

といった作業手順を一つ一つシナリオ化することで、RPAは請求書を出力する流れを自動化してくれます。このような手順にも、それぞれに「ここをクリックする」「このセルに入力する」「画面が表示されるまで少し待つ」など、細かい作業があるはずです。こういった細かい作業も漏らさずRPAに伝えてあげないと、エラーにつながります。

社内で作成するか、外部に委託することで作成できる

シナリオは、RPAによる業務の自動化を実現するうえで欠かすことのできない存在です。
シナリオがなければRPAは動作しないため、シナリオの設計内容は入念に検証する必要があります。
しかし、RPAのシナリオはどのようにして作成するのが良いのか分からないという方も少なくないでしょう。
シナリオ作成の方法としては、社内でシナリオ作成を行うというパターンと外部にシナリオ作成を依頼するという2通りが考えられます。
それぞれの方法について解説します。

社内でRPAのシナリオを作成するポイント

RPAのシナリオを作成するための手段としては、まず社内でシナリオ作成を行うというものが挙げられます。
導入するRPAツールにもよりますが、一般にRPAのシナリオを作る場合にはある程度のITスキルが必要不可欠であり、ツールによってはプログラミングの能力が欠かせないということがあります。
社内でシナリオ作成を行う場合は、RPA活用に向けた社内のチーム作りに力を入れることがポイントです。
また、後述するようにシナリオ作成を担った部署に負担が集中してしまうことがあるため、注意する必要があります。

シナリオ作成を外注する場合のポイント

シナリオ作成を行う際には、外部にシナリオの作成を依頼するということも考えられます。
垂直立ち上げでRPAの導入を行うことで、タイムラグが発生することなく即座にRPAによる自動化の恩恵を受けることができます。
外注する際のポイントは、並行して社内でも操作方法を覚えるように意識するということです。
RPAツールの利用そのものを外部委託してしまったのでは、社内でRPAを扱える人材がいないというRPAのブラックボックス化を招いてしまうかもしれません。
そのため、RPA活用のための社内研修などもしっかりと検討しましょう。

RPAのシナリオ作成にかかる費用とは？

RPAのシナリオを外部委託するケースでは、シナリオ作成にまとまった費用が必要となる場合が少なくありません。
RPAのシナリオ作成やRPA活用サポートを行ってくれるサービスは複数存在しますが、概ね以下の金額が相場です。

• シナリオ作成
  150,000円〜（1本あたり）
•  シナリオ作成・オンサイト開発
  5,000円〜（時間単価）
• RPA運用のサポート
  30,000円〜（月毎月決まった時間でシナリオを作成するサポート）

シナリオ作成を外部委託した場合は、RPAを適用したい業務内容のヒアリングを行い、シナリオ作成のための費用の見積もりをしてもらうのが一般的です。
その後、動作環境の確認や要件整理を経て、実際にシナリオを作成してもらうという流れとなります。

シナリオ作成以外のRPA導入費用と相場

RPAツールを活用するためには、シナリオ作成以外にも様々な費用がかかります。
主に挙げられるのは、RPA導入の際にかかる初期費用や毎月支払う必要のあるライセンス料などです。
RPAツールは、機能を絞った安価なものから高機能で大規模な運用が可能で高価なものまで、幅広く展開されています。
RPAツールを導入する際は、それぞれの費用の相場をしっかりと把握したうえで自社にとって最適なツールを選択することが重要です。
ここでは、シナリオ作成以外のRPAツール導入費用と相場を見ていきましょう。

初期費用

初期費用は、RPAツールを導入する際に一回だけかかる料金のことです。
なかには初期費用を設けていないRPAツールもありますが、多くのベンダーはRPAツールの導入時に一定額のインストール費用を課しています。
初期費用はツールによってさまざまですが、参考価格を以下の表にまとめました。

	初期費用 ※参考価格
デスクトップ型	0円～20万円程度
サーバー型	20万円～100万程度。構築費用含め数千万円になることも
クラウド型	10万円～50万円程度

大規模な運用が可能なサーバー型RPAのなかには、数百万〜数千万円の費用がかかることも珍しくありません。
デスクトップ型のRPAは比較的安価な傾向があり、手軽にRPA導入を進めることができます。

運用費用

運用費用とは、月々支払う必要のあるライセンス料などのことを指します。
RPAは長期的に活用していくことが基本のツールですので、ランニングコストは特に慎重に検討する必要があります。
ランニングコストの相場は、以下の通りです。

	ランニングコスト ※参考価格
デスクトップ型	月額5万円～
サーバー型	月額50万円～100万円
クラウド型	月額10万円～30万程度

こちらも初期費用と同様、サーバー型RPAは高値な傾向があり、デスクトップ型のRPAツールは月々5万円程度で利用できるものもあります。

サポート費用

RPAの導入を検討している企業のなかには、自社でITスキルの高い人材を確保するのが難しい場合や、RPAツールのサポートを外部委託したいと考える企業も少なくありません。
自社で対処できる場合は問題ありませんが、RPAツールの運用を外部委託する場合はサポート費用についても検討しておく必要があります。
サポート費用の相場は、1日3万〜10万円程度です。
導入支援や管理、運用サポートなどを一括で請け負ってくれますが、年間で250万円〜500万円以上かかってしまうことも珍しくないため、決して無視できるコストではありません。
サポート費用はベンダーによってさまざまで、無料のサポートが充実していることもありますので、確認しておきましょう。

 

RPAのシナリオ作成の進め方

RPAを効果的に活用するためには、しっかりとシナリオの設計内容を練ることが必要不可欠です。
業務の手順が曖昧だったり複雑なままだと、RPAツールを業務に適用することができません。
RPAのシナリオ作成を進めるうえでは、まず業務の手順やルールを明確にしてから、優先順位をつけていくことが重要です。
以下では、RPAのシナリオ作成の進め方を紹介します。
業務を洗い出す
RPAのシナリオを作るためには、まず現場が担当している業務を洗い出すことが必要です。
「どのくらいの頻度で発生する仕事なのか」や「1回あたりの作業時間はどれくらいなのか」など、詳細な項目を含めながらリストアップしていきましょう。
それぞれの業務におけるシナリオ作成の難易度を参考にしながら、自動化できる業務を洗い出すことが大切です。

優先順位を決める

RPAを導入して業務の自動化を行う際は、優先順位をつけることが必要不可欠です。
一気にRPAによる自動化を始めてしまうとシナリオ作成に時間がかかってしまったり、情報システム部などITを担当する部署へ負担が集中してしまうといった事態も招いてしまいます。
RPAは、パターンの決まりきった単純作業の自動化が得意です。
リストアップされた業務のなかでも特に頻度が高いものはどれなのか、RPA化が進めやすいものはどれなのか、優先順位付けを行いましょう。
RPA化する業務の作業手順を洗い出す
RPA化する業務が決まったら、次はその業務の作業手順をさらに詳細に洗い出していきましょう。
例えば「請求書の作成」の自動化に取り組む場合は、「Excelを開く」「C3セルを選択する」「データを貼り付ける」「pdf形式で出力する」といった細かい部分まで作業手順を分割することが必要です。
自動化をきっかけに業務フローを可視化することで、これまで取り組んできた無駄な作業に気づくことができるというメリットもあります。

作業手順をシナリオ作成者に説明する

自動化したい業務の作業手順がリストアップできたら、その手順をシナリオ作成の担当者に説明しましょう。
シナリオ作成の担当者は、提示された作業手順を見ながらRPAによる自動化のための実現方法を考えます。
ここで情報の伝達ミスが発生してしまうと、後々のトラブルの原因になりかねません。
そのため、シナリオ作成担当者と密な連携を取ることが重要です。

テストで稼働する

シナリオ作成担当者がシナリオを作成したら、テストで稼働してみましょう。
例えば顧客へのメール送信業務をRPAで自動化する場合は、いきなり実際の顧客データを用いるのではなく、テストのために用意したものを用いてRPAの稼働テストを行います。
この段階でこれまで気づかなかったシナリオの不備や欠点が見つかることがあり、そのような場合は、もう一度担当者とすり合わせを行ったうえで再びテストを行いましょう。

メンテナンスしながら調整する

テスト稼働が終了して概ね問題なしとなったら、RPAを本格運用するための準備に入ります。
初期段階はいきなり全てをRPAに任せるのではなく、人間の目で常に確認しながら運用するのが良いでしょう。
「このようなケースでエラーが発生してしまう」といったテストでは気づけなかった問題点が発見されることもあります。
テスト後にはメンテナンスをしながらRPAを運用し、本格運用の前の最終調整を入念に行いましょう。

本格運用

メンテナンスしながらの運用期間が終了したら、いよいよRPAツールの本格運用に入ります。
このフェーズになると深夜や早朝の稼働、休日の稼働なども積極的に行うことができます。
RPAによる自動化のメリットをフル活用しながら、常に現場からフィードバックを受け取ることが重要です。
導入後に見えてきた課題からRPAのシナリオをさらに改善し、よりブラッシュアップされたシナリオを仕上げていきましょう。

RPAでありがちなシナリオ作成の課題

RPAのシナリオを作成する際には、RPA活用のためのノウハウが必要です。
しかし、現場とのコミュニケーション不足やITスキルを保有した人材が不足といった問題から、RPAのシナリオを作成する際の壁にぶつかってしまうケースも少なくありません。
ここでは、RPAでありがちなシナリオ作成における課題について紹介します。

シナリオ開発に取り組む時間がない

RPAのシナリオ作成にありがちな課題として、シナリオ開発のための時間が足りないという点が挙げられます。
案件や担当者のITスキルにもよりますが、RPAのシナリオ作成はテストも含めれば数時間〜数十時間かかることも珍しくありません。
また、情報システム部がシナリオの修正対応に追われてしまうことによって、シナリオ修正までに時間がかかってしまうというのもよくあるケースです。
修正までに時間がかかることで現場もRPAを活用しなくなってしまうという負のスパイラルも招いてしまうため、担当者の業務を調整するなど、事前に対策を検討する必要があります。

実務で使えるレベルのシナリオが作れない

簡単なテストメール送信といった業務は自動化できても、「扱うデータ量が増えた」や「長期間運用したりするとエラーが発生してしまう」ということがあります。
RPAを導入したは良いものの、実務で使えるレベルのシナリオがなかなか作れないというのは、RPAのシナリオ作成における課題といえるでしょう。
RPAを活用するためには、一定のITスキルが必要であり、実務で使用できるレベルのシナリオが作成できるようになるためには、ある程度の時間を見込んでおいたほうが良いかもしれません。

シナリオの仕様変更や調整で情報システム課が多忙に

先程も少し触れましたが、RPAのシナリオ作成を担当する情報システム課が多忙になってしまうというのもよく耳にする課題点です。
RPAは一度シナリオを作成したら終わりというわけではなく、常にシナリオのブラッシュアップや修正を行って効率を高めていく必要があります。
そのため、情報システム課がトラブル対応やシステムの仕様変更対応に追われてしまい、即座に修正できないことから、シナリオが使われないまま放置されてしまうなどの失敗につながります。
RPAによる自動化を推進する際には、情報システム課のリソースに注意を払うことや、現場でもシナリオ作成ができる人材を育成することが必要になるでしょう。

RPAのシナリオ作成の課題解決法とは

ここまでにRPAのシナリオ作成においてよくある課題を紹介してきました。
これらのよくある課題を解決して効果的にRPAの導入を行うためには、どのようなアプローチを行えば良いのでしょうか。
シナリオ作成の外注や段階的な自動化など、RPAのシナリオ作成時にはいくつかの課題解決に向けたアプローチが存在します。
RPAのシナリオ作成の課題解決法について見ていきましょう。

シナリオ作成を外注する

最近では、RPAのシナリオ作成の請け負いやRPAの活用に向けたコンサルティングを行っている企業が多くあります。
RPAのシナリオ作成においてよくある課題を解決する方法として、シナリオ作成を外部委託するという方法が考えられます。
シナリオの作成を外部委託することでシナリオ作成を社内で行う必要がないため、情報システム課に負担が集中してしまうといった課題を解決することが可能です。
しかし、外部へRPA活用を全て任せてしまうと、RPA活用のノウハウが社内に蓄積されません。
シナリオ作成を外注する際は、同時に自社の社員にもRPAの基本的な操作方法を覚えてもらうようにしましょう。

まずは小さな業務から作成する

RPAのシナリオ作成における課題の解決方法として、小さな業務から段階的にシナリオ作成へ取り組んでいくという方法が考えられます。
RPAをいきなり複雑な業務に適用してしまうと、ルールを決めるような会議が発生したり、その会議が頓挫して進まない等、壁にぶつかります。また、RPA化がなかなか進まないので、モチベーションも維持しづらいです。
社内にナレッジが蓄積されるまでは、まずは定型化された自動化難易度の低い業務から取り組んでいくのが良いでしょう。
徐々にRPAを浸透させていくことで、スムーズに業務の自動化を進めることができます。

サンプルを参考にする

多くのRPAツールには、「csvファイルを添付してメールを送信する」「フォーマットに従って請求書を作成する」といったサンプルのシナリオが用意されています。
RPAを現場へ導入する際は、これらのサンプルを参考にするのも良い方法です。
まずは、サンプルのシナリオをそのまま走らせ、RPAの基本的な操作方法を身に着けましょう。
その後、徐々にサンプルシナリオを改変していき、実務に使えるレベルのシナリオへと仕上げていくのがおすすめです。

ベンダーのサポートを受ける

RPAツールは、ベンダーがRPAツールの活用に向けたサポートデスクを設けていることが多いです。
RPAのシナリオを作成する際には、そういったベンダーのサポートを活用するのも良いでしょう。
ベンダーによっては、無料でのサポートに回数制限が設けられている場合や、限られた時間帯しか対応していない場合があります。
事前にしっかりとベンダーのサポート体制も確認しておくことが非常に重要です。

低価格ながらサポートが充実したRPA「アシロボ」

RPAツールの相場の項目で紹介したように、RPAツールのなかには高価なものが多くあります。
月々数十万円以上のコストを自動化のために捻出するのは、少しハードルが高いと感じる企業も多いでしょう。
そのような際にぜひおすすめさせていただきたいのが、月々5万円で利用することができるRPAツール「アシロボ」です。
アシロボでは、操作の研修が無料なため、社内のRPA人材の育成ができます。また、回数無制限で無料の個別相談会で、シナリオづくりの不明点を解消できます。シナリオ作成代行もオプションでご用意しています。
RPAツールによる業務効率化を行う際には、ぜひアシロボをご検討ください。

まとめ

RPAのシナリオ作成の方法やシナリオ作成時にありがちなトラブルなどについて解説してきました。
RPAを導入する際は、一気に多くの部署へ導入するのではなく、対象部署を決めて、難易度の低い業務から段階的に作成し、他の部署へ浸透させていくことが重要です。
RPAは、これまで人間が担当してきた単純作業を全て自動でこなせる画期的なツールです。
効果的なシナリオを作ることで、RPAツールはより一層その威力を発揮することができます。
ぜひこの記事の内容を参考にRPAツールのシナリオ作りを進め、業務効率化を進めていきましょう。