COLUMN RPAコラム

RPA導⼊を検討・ご利用の企業様に向けたRPAの本質や基礎知識、
導⼊事例、成功のコツなど、RPAツールやアシロボについて等、様々な情報を掲載しています。

RPAの効果について|効果測定方法とポイントをご紹介


RPAは「Robotic Process Automation」の略語で、ロボットによる業務プロセスの自動化を指します。
データ入力やメール送信といった単純作業を自動化・効率化することができるため、RPA導入によって得られる効果は幅広く、企業にとって多くのメリットがあります。
RPAを導入する際には、RPA導入によって得られる効果を正確に測定することが重要です。
この記事では、RPAを導入するメリットやRPAの効果測定方法、効果測定のポイントなどを解説します。

RPAの導入前に導入効果を想定しておくことが大切

RPAを導入した際によくある失敗例として、「思ったほどの効果が得られなかった」や「確かに効率化はできたが、導入コストのほうが高くついた」というケースが挙げられます。
RPAツールには月々決まったライセンス料がかかるものがほとんどであるため、ランニングコストも算出しながら本当に自社にとって効果的なのかを導入前に見極める必要があります。
RPAツールの導入に失敗しないためにも、RPAツール導入による自動化の効果を事前に予測しておくことが重要です。

RPAの導入によって得られる効果とは?

RPAは導入前に効果を見極めることが大切だとお伝えしましたが、それではRPAの導入には実際どのような効果があるのでしょうか。
働き方改革や業務自動化など、RPA導入にはさまざまなメリットがあります。
ここではRPA導入によって得られる効果を「働き方改革の推進」「定型業務の効率化」「業務内容の可視化」といった8つの観点から解説します。

働き方改革の推進ができる

RPAを導入する第一の効果として、働き方改革を推進できるという点があります。
最近では残業時間を削減したり、有給休暇の取得を義務付けたりといった働き方改革が積極的に推進されています。
特に長時間労働に対する世間の目は厳しくなってきており、業務を効率的にこなすことが求められる時代になりました。
RPAで業務を効率化することによって、残業の削減、有給取得率の向上などにもつながるでしょう。
業務を効率化することで社員の労働環境が改善し、育児や介護といったプライベートと仕事を両立してもらいやすくなります。

定型業務を効率化できる

定型業務を効率化できるという点もRPAを導入するメリットです。
情報システムからのデータ取得や情報システム上へのデータ入力など、手間のかかる作業は現場にとって負担となります。
決まった作業の繰り返しは社員にとって心理的な負担も大きく、ストレスの原因の一つです。
RPAは、判断や意思決定を必要としない定型業務を行うことが得意です。
RPAを導入することで、人間にとって退屈な単純作業の繰り返しから開放することができ、人間が本来行うべきクリエイティブな業務に注力することができるでしょう。

業務内容を可視化できる

RPAを導入する際には、RPAによって自動化する業務をリストアップする必要があります。社内で取り組んでいるさまざまな業務を洗い出し、業務フローを可視化する過程でこれまで気づけなかった無駄な作業に気づくことができます。
そのため、これまで取り組んでいた業務に対する問題点や、業務が抱える課題を洗い出すことができるため、業務フローの改善につながるという点もRPA導入のメリットです。
また、場合によってはRPAを導入するよりも効果的だと考えられる業務フローの改善や、属人化防止のための糸口が見つかることもあります。
RPA導入をきっかけに業務内容を可視化して、業務フローが改善することができます。

ヒューマンエラーの防止ができる

データ入力やデータ転記といった単純作業は、多くの場合ミスが発生してしまいます。
人は長時間同じ作業を繰り返していると集中力が低下しやすい傾向があります。
特にミスの許されない給与計算や勤怠管理といった業務において、ヒューマンエラーが発生するとミスの修正対応などのイレギュラーな業務が発生してしまい、これが現場にとって負担となってしまうという悪循環が発生します。
その点RPAでは、手順が定まった業務を正確にこなすことができ、長時間同じ作業を続けたからといってミスが起こることはありません。
RPAを導入することでヒューマンエラーを防止できるため、現場の負担を軽減することが可能です。

人手不足の解消につながる

現代の日本社会は少子高齢化が進んでいます。
労働力人口はかつてないほどに減少しており、経済産業省が公表した「2050年までの経済社会の構造変化と政策課題について」という資料によれば、2050年には日本の人口は1億人まで減少することも予測されています。
そのため、これからの時代では、業種や業界を問わず人手不足に陥ることが懸念されます。
中小企業はもちろんのこと、大手企業も含めたさまざまな企業が人手不足へ対処することが必要不可欠です。
それらに対し、RPAを導入することで人間に代わる労働力として業務をこなしてくれるようになり、24時間365日稼働することができるため、人手不足の解消につながるでしょう。

参考:2050年までの経済社会の 構造変化と政策課題について

人間がコア業務に集中できる

RPAは業務を自動化することができるといっても、「顧客対応をする」「新しい企画を立案する」など、考えて行動することはできません。
ですが、単純作業や定型作業に追われてしまい、本来やるべきコア業務に時間が割けないという企業も少なくありません。
RPAを導入することによって、空いた時間で営業活動や事業の計画といったよりクリエイティブなコア業務に集中できるようになるため、社員のモチベーションも向上し、企業全体としての生産性改善につなげられるでしょう。

外注費・残業代の削減につながる

納期が決まっていたり、繁忙期には残業をして処理を行う作業がある企業は多いのではないでしょうか。
また、特別なスキルを必要としないデータ入力といった単純作業を外部委託しているという企業も少なくありません。

しかし、単純作業を外注したり、残業で対応しているとその分のコストがかかってしまいます。
そのような業務をRPAツールを使って業務を効率化すれば、外注費や残業代を削減することが可能です。
コストカットという面もおいてもRPAツールの大きな魅力といえます。

自身の業務の処理速度が速くなる

RPAツールによる自動化を行う際、やや設定が煩雑なカーソル操作よりもショートカットキーを使って操作を行う方が安定して動作します。
RPAツールを導入することで直接得られるメリットというよりも副次的な効果ではありますが、RPAツール導入をきっかけにショートカットキーを勉強するきっかけになった等ITツールの習得につながったという声もあります。
エクセスや情報管理システムに設定されていたショートカットキーを覚えることで、自分自身の業務効率化につながることがあるというのも、RPA導入による思わぬメリットといえるでしょう。

RPAの導入効果の測定方法

RPA導入を行う際には、RPA導入によって得られた効果をしっかりと測定することが重要です。
RPA導入後に得られた効果を算出し社内で共有することで、さらに別の業務の自動化の取り組みや他部署へ自動化を促進などをすることができます。
RPA導入の効果測定方法について見ていきましょう。

定量的な効果測定の方法

定量的な効果測定とは、数値として表すことができる効果測定のことをいいます。
例えば、「RPA導入によって2時間かかっていた業務が5分に短縮できた」「月々10万円の人件費を削減できた」といったものが定量的な効果測定にあたります。
費用については、以下の計算式で計算することが可能です。

削減できた費用=担当者がかけていた時間×担当者の時給-RPAの利用料

定量的な効果測定を行うことで、RPA導入によって得られた費用対効果を正確に算出することができます。

例:経理部門での自動化の場合
例えば、

  • 売上管理ソフトで情報を検索する
  •  経理データをダウンロードする
  • ファイルを保存フォルダへ移動させる

というような業務を自動化していたとします。
毎月の業務を処理するのに30時間かかっていたとすると、年間で約360時間を使って処理を行っていたことが分かります。
RPAの導入でこの業務が完全に自動化できた場合、担当者の時給が1,500円だったとすれば、「36時間×1500円=54万円」と算出できます。
ここから、RPAの年間の利用料を引いた価格が、費用対効果となります。

定性的な効果測定の方法

定性的な効果測定とは、定量的な効果測定と反対に数値では表すことができない効果のことです。
具体的には、「ヒューマンエラーが減った」「担当者の有給取得率が上がった」「コア業務に割ける時間が多くなった」等があげられます。
RPA導入による効果測定というと、比較しやすくひと目で効果が把握できる定量的な効果測定ばかりが注目されがちです。
しかし、RPAツール導入による効果を正確に知るためには、定性的な観点も考慮する必要があります。
そのため、社員にアンケートを実施するなど、定性目標も明確化しておきましょう。

RPAの効果測定のポイント

RPAを導入するうえでは、効果測定を行うことが必要不可欠です。
実際にRPA導入の効果測定を行ううえでは、どのようなポイントに気をつければ良いのか来なるでしょう。
まずはRPA導入にかかるコストを明確化して、RPAによる効果測定のための下準備を行う必要があります。
以下では、RPAの効果測定を行ううえで気をつけておきたいポイントについて解説します。

RPAにかかる導入コストを明確にする

RPAの効果測定を正確に行うためには、まずRPA導入にかかるコストを明確化する必要があります。
RPAを導入する際には、導入時に一回限り必要な導入費用とライセンス料などの導入後に月々払う必要のあるランニングコストの2つがあります。
RPAで業務効率化ができるからといって削減できる業務量を導入費用が上回ってしまっては本末転倒です。
RPAを導入する前に、まずはRPA導入にかかるコストを計算しておく必要があります。

業務にかかっている費用・時間を明確にする

RPAを導入する際には、現在の業務フローをリストアップしましょう。
その際に、現在一つ一つの業務にかかっている費用や時間を明確化することが重要です。
業務のプロセスを明確化しておくことで、どの業務にRPAでアプローチすれば良いのかが明確になります。
業務にかかっている費用や時間を洗い出したあとは、先述したRPAにかかる導入コストと比較するようにしましょう。
最も削減効果が高い業務から段階的にRPAを導入するのが効果的です。

コア業務にリソースを割けているか確認する

RPAによって業務の自動化を行うことで、単純作業が一気に効率化します。
これまで単純作業を担当していた社員は、空いた時間で営業活動や事業計画といったコア業務に専念することが可能です。
また、RPA導入の効果を測定する際には、RPA導入によって削減できた時間だけでなく、RPA導入によって削減できた時間でどんなコア業務に取り組めているのかにも着目することが重要です。
クリエイティブな仕事に従事したことによる社員のモチベーション向上など、多角的な観点から効果を検証しましょう。

定性的な効果も測る

先述したように、RPA導入による効果測定を行うとなると効果がひと目で分かりやすい定量的な観点からの評価のみが注目されがちです。
確かに定量的な評価は比較がしやすく、RPAツール導入による効果を分かりやすく把握することができます。
しかし、「クリエイティブな仕事に従事できた」や「モチベーションが上がった」という観点は、どうしても数値化しにくい傾向があります。
さらには、定量的な観点ばかりに着目するとRPA導入による副次的な効果を見落とすことにもつながってしまうため、社員へのアンケート実施などを通じて定性的な効果も測定しましょう。

まとめ

RPA導入によるメリットや効果測定の方法について解説しました。
RPAを導入することには、業務効率化やコストの削減、モチベーショの向上といったさまざまな効果があります。
しかし、何でも自動化すれば良いというわけではありません。
RPAを導入する際には、まずRPA導入によって得られる削減効果とRPA導入にかかるコストを慎重に比較検討することが重要です。
RPA導入によって得られた効果を正確に測定し、自社にとって有益なRPA導入を進めていきましょう。

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