業務の自動化とは？自動化を成功させる方法とメリットについて
単純作業を可能な限り削減することができる手段として急速に注目が集まっている業務の自動化。RPAと呼ばれるツールを活用することでデータ入力などのルーティン化された作業を削減することができる、今や企業にとって欠かせない業務効率化の手段です。業務の自動化にはいくつか気をつけておきたいポイントが存在します。業務自動化における注意すべき点や、業務を自動化することのメリットについて解説します。
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業務の自動化が注目されている理由
最近では、RPAと呼ばれるPC上で行っている業務の自動化ロボットや、Excelマクロといった業務を自動化させる手段が脚光を浴びています。これらの業務自動化ツールを導入することで、これまで以上に企業の生産性を向上させることが可能です。それでは、なぜ現在これほどまでに業務の自動化が注目されているのでしょうか。その理由を見ていきましょう。
少子高齢化による人手不足の深刻化
最近になって業務の自動化が脚光を浴びている理由の一つに、少子高齢化による人手不足が挙げられます。一昔前までは働き手の数自体が多く、中小企業であっても常に優秀な人材にリーチできるチャンスがありました。
一方で、多くの調査で指摘されているように日本では働き手不足が深刻化しています。労働力が減少しているため、自動化やロボットの力を借りた業務の効率化が必要不可欠なのです。人手不足の深刻化は、業務の効率化が注目を浴びている重要な背景の一つといえます。
働き方改革の推進
自動化が注目を浴びているもう一つの背景に、働き方改革の推進が挙げられます。以前は長時間の残業が慢性化している職場も少なくなく、多少業務量に無理があっても残業で何とか乗り切る、ということも珍しくありませんでした。
しかしながら最近では「ワークライフバランス」という文脈で、労働時間の削減や柔軟な働き方の実現を進めようという動きが進んでいます。政府が主体となって働き方改革を進めているということもあるため、業務の自動化が注目を浴びているのです。
業務の自動化にありがちな失敗
業務を自動化することはとても重要なことですが、自動化したからといって必ずそれが企業にとってプラスの効果を発揮するとは限りません。自動化ツールの導入にもコストがかかるため、必ず企業にとって効果がある自動化なのかを常に検討することが必要です。自動化の際にありがちな失敗を4つ、紹介します。
業務の実態を把握できていない
自動化の際に最もありがちな失敗の一例として、自動化のツール導入を担当する社員が、自動化したい業務の詳細を把握していないまま自動化を進めてしまうというケースがあります。
特に、既に現場で導入されているツールと互換性がないツールを導入しようとしたり、現場の担当者が取り扱いできない難しいツールを導入しようとしたりしてしまうケースが少なくありません。業務の実態を把握できていないと自動化によって効率がかえって落ちてしまうということに繋がりかねないため、注意が必要です。
自動化しづらい業務を自動化させようとしてしまう
最近では多様な業務が自動化されてきていますが、パソコンを使う仕事だからといって何でも自動化できるわけではありません。
単純作業が続くような単調な仕事は自動化に向いている一方で、複雑な意思決定を必要とする業務には自動化に向いていません。
自動化しづらい業務を自動化させようとしてしまうと、RPAの導入に時間がかかってしまう、エラーが頻発し修正に手間がかかるなどのデメリットがあります。
業務効率化を目指すあまり、自動化に向いていない業務をRPAで自動化させようとしてしまうことがないよう、まずは自動化しやすい小さい作業から始め、感触を掴んでいくとよいでしょう。
効果を数値で表さずにツール導入をしてしまう
導入時に必要となる初期費用に加え、月々払う必要があるライセンス料など、自動化ツールの導入にはコストがかかります。これらのコストを計算せずに自動化を進めてしまうと、コストを削減するための自動化によってコストが増大してしまったという、本末転倒な事態になりかねません。
業務の自動化を進める際は、自動化によって削減できた工数を計算するなど、必ず自動化によって得られた効果を数値化するようにしましょう。
全自動化を意識しすぎる
業務を自動化できるとなれば、「この業務も自動化できるのではないか」「あの業務も自動化できるのではないか」など、自動化に期待をしてしまうことはよくあることです。しかし、社内で発生する業務を可能な限り自動化したとしても、人の手でこなさなければならない仕事は必ず残ります。
全てを自動化することばかりに目を向けてしまうと、非効率な業務フローになったり、自働化するにはどうしたらいいかということばかりに気をとられてしまうということになり兼ねません。自動化はあくまでもサポート的な役回りが中心ということを意識して、全自動化を意識しすぎず、半自動化という考え方をもっていただくのがおススメです。
業務の自動化における代表的なツール・用語
業務の自動化のためには、自動化したいことに合わせたツールの検討が必要です。。「業務の自動化」といった際に必ず聞かれるキーワードとして、「RPA」「OCR」といったものがあります。また、最近ではAI（人工知能）を活用し自動化を進めようという試みも少なくありません。自動化における代表的なツールや用語について解説します。
RPA
RPAとは、「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略語です。PC上で動作するロボットを活用して業務の自動化を行うツールのことを指します。
メール送信やデータ入力といった従来人間が担っていた単純作業を自動化することに強みがあり、国内の製造業やサービス業はもちろん、金融機関や地方自治体など幅広い組織で活用が進んでいます。活用の際にプログラミングスキルが不要であるサービスが多いのもRPAの特徴です。
OCR
OCRは、手書きや印刷された文字をスキャナが自動で読み取りデータ化する技術のことです。日本語では「光学的文字認識」などと訳されています。OCRもRPAと同様に業務の自動化を進めることができるツールの一つです。
OCRが主に活用されるのは、伝票や請求書等の手書き書類の入力やアンケート結果の読み取りといった場面です。文字を認識して文字データに変換できるため、認識した結果を利用して内容の解析や加工を行うこともできます。
AI
AIとは、人間によって作られた知能、すなわち人工知能のことです。2020年前後になって急速に注目を浴びている技術の一つでもあり、画像認識や音声認識、自然言語処理と呼ばれる文章を理解する技術など様々な場面でAIが活用されています。
特に企業におけるAIは多種多様な活用方法があり、例えばネット上の情報を収集して分類するタスクや、これまでの売上データから将来の売上データを予測するタスクなどがあります。RPAやOCRなどの自動化ツールとあわせて活用することでより強力な効果を発揮することができるツールです。
IoT
IoT、すなわち「モノのインターネット」とは、インターネット経由で様々なデバイスが連携することです。例えばセンサーとドアが連携し、人が出社した際に自動でドアのロックを解除する、といったケースや、センサーとエアコンが連携し、出社と同時にエアコンを起動する、といった活用方法があります。
インターネット経由で情報を管理できるため、エアコンやドアなど実際に存在する機械と高度に融合した業務の自動化が可能です。
マクロ（VBA）
マクロ(VBA)は、ExcelやWordといったMicrosoft社の製品に付属している自動化機能のことです。ExcelやWordでは、決まりきった手順をマクロという機能で記録することができます。さらに、記録したマクロはExcelやWordの内部でプログラミング言語の形式で保存されているため、後からいつでも自動化の内容をカスタマイズすることが可能です。
利用にはプログラミングスキルが必要ですが、社内にMicrosoft社の製品が導入されてさえいれば今すぐに活用を開始できる、といったメリットがあります。
業務を自動化するメリット
RPAツールやIoTなど、業務の自動化のためには様々な方法があります。しかし、業務を自動化する際には多くの場合、導入費用や研修等、金銭面での負担が発生してしまうものです。それでは、なぜそのようなコストを負担してまで自動化を進めようという企業が増えてきているのでしょうか。自動化のメリットについて解説します。
業務の属人化防止になる
業務を自動化することの最も大きなメリットの一つとして、業務の属人化を防ぐことができるという点があります。例えば営業部署にエースとなる社員がいる場合、エース社員に仕事が集中してしまい、必要なスキルやノウハウが部署内で共有されないという問題が起こりえます。そのような状況でエース社員が退職してしまうと一気に部署としての力が落ちてしまい、業務が回らないという事態に陥りかねません。ツールを導入して業務を自動化することで、業務が属人化してしまうことを防ぐことができ、より強靭な組織を構築することができるのです。
無駄な時間の削減になる
業務の自動化におけるメリットとして、無駄な時間の削減という点も挙げられます。単純な作業を人の手で担っている場合はどうしてもその分の人件費がかかってしまいます。外注などを利用して人件費の削減を図ったとしても、人件費を完全にゼロにすることは不可能です。
しかし、自動化ツールによる仕事の場合、いくら自動化ロボットを長時間稼働させても残業代かかりません。定額のライセンス料のみで運用できるため、自動化にはコスト面でのメリットが大きいといえます。
単純作業を減らし、コア業務に注力できる
自動化が得意な分野は、データの入力や経費の精算といった単純作業が多い分野です。単純作業を人の手で担う場合、疲労や集中力の低下によってどうしてもミスが発生してしまいます。また、そもそも単純作業を継続して行うことは多くの人にとって苦痛であり、社員エンゲージメントが低下してしまうことにもなりかねません。
単純作業を自動化することで、浮いた分の労働時間をより生産性の高いコア業務に回すことができます。クリエイティブな仕事に注力させられるため、働きがいの改善にもつなげることが可能です。
業務自動化の進め方のコツ・手順
業務の自動化には多くのメリットがあります。それでは、実際に自社の業務を自動化する際には、どのようなステップで進めていけばよいのでしょうか。まずは現在の業務を洗い出し、可能な限りペーパーレス化を検討するところから始まります。業務自動化のためのステップやポイントについて解説します。
現在の業務手順を洗い出す
最初に、現在社員が担当している業務を洗い出す必要があります。RPAを始めとした自動化支援ソフトは大量の作業を一度にこなすことができる便利なツールですが、決まりきった手順の中でしか動作させられないという特徴があります。手順化されていない業務を自動化するのは難易度が高く、自動化がうまく進んでいかない可能性が高いです。まずは自社の中で自動化させたい業務内容を洗い出し、ロボットに担当させる仕事内容を明確化しましょう。
ペーパーレス化を検討する
業務の自動化を行う際は、ペーパーレス化を検討するのも重要なポイントです。情報を書類で管理すると、情報紛失のリスクが高まると同時に、印刷費やインク代にコストがかかってしまいます。さらに、紙で記入した情報をパソコンに取り込んでから処理を行い、それを再び紙で印刷する、となると非効率的です。
まずは発注書・申請書・契約書など、現在紙で業務を行っているものをペーパーレス化をすることが、業務の自動化させる第一歩となるでしょう。
自動化できそうな業務を見つける
ツールを活用した自動化を検討する際には、自動化できそうな業務を積極的に探しましょう。パソコンによる自動化には得意な分野と不得意な分野があります。基本的に、売上の入力や売上データの処理といったデータ加工など、単純作業はパソコンによる自動化の得意分野です。反対に、意思決定が必要だったり、ルールと手順が毎回違う業務などは自動化には向いていません。自動化ツールの特性をよく理解し、単純作業が多いルーティン化している業務を中心に自動化するよう意識しましょう。
ツールの選定
効果的な自動化を行うためには、自社にぴったりなツールを導入することが欠かせません。自動化のためのツールには、高機能で価格設定が高めのものから、機能が少ないものの低価格で利用できるものまで、多種多様なものが存在します。自動化したい業務にしっかりと対応しているツールを選ぶことはもちろん重要ですが、だからといってとにかく高機能なツールを選べばよい、というわけでもありません。自動化したい業務内容と照らし合わせながら、自社の規模とぴったりなツールを選ぶように心がけましょう。
まずは小規模な自動化から進める
自動化を行う際は、いきなり全自動化を試みてもうまくいきません。自動化ツールをしっかりと活用するためには、社員それぞれがツールの特性や使い方をよく理解することが必要です。最近では使いやすさを意識したツールも増えてきてはいますが、それでも初めての活用までに数時間〜十数時間の学習が必要なツールがほとんどです。いきなり全自動化を行うのではなく、まずは小規模な自動化から挑戦するなど、段階的に自動化していくとスムーズでしょう。
結果検証と改善を繰り返す
自動化ツールを導入したあとは、しっかりとフィードバックを受け取ることが重要です。自動化ツールを導入した結果削減されたコストはもちろんですが、中には自動化ツールを導入したために新たに発生したトラブル対応など、削減しきれなかったコストもあるはずです。自動化ツールによって得られた結果の検証を進めるとともに、これからさらに自動化ツールを効果的に活用するためには何が必要なのか、常に改善し続ける姿勢が重要です。
業務自動化に成功している事例
自動化ツールを導入することで、これまで単純作業に取られていた時間を大幅に削減することが可能です。実際、毎朝発生していた90分の作業時間がゼロに短縮されたケースや、75時間分の作業時間の短縮に成功したケースなど、業務自動化に成功した事例は数多くあります。ここでは業務自動化に成功した事例を2つ、紹介します。
毎朝90分の作業がゼロに
FintechとEFOを核としたクラウドマーケティングに取り組んでいるショーケース様。広告運用を担当するグループにおいて、運用型広告の進捗管理やレポートの作成にかかる工数が課題となっていました。
そこで、広告の運用で得られたデータの処理やレポートの作成をRPAツールであるアシロボによって自動化。その結果、これまで4名体制で担当していた業務が2名体制に移行できただけでなく、毎朝90分行っていた作業時間がゼロになり、朝8時出社の撤廃に成功しました。
各拠点で共通で行っていた業務を自働化し1作業で75時間の削減
BtoB・BtoC物流をサポートするアップル流通株式会社様。『ヤマトビジネスメンバーズ』クラウドサービス上にある運賃請求データのダウンロード作業がルーティン作業として発生しており、毎朝7時に出社して運賃CSVを抽出する骨の折れる作業でした。
しかし、アップル流通株式会社様ではアシロボを活用してデータ収集を自動化。結果、朝9時にはデータが揃うようになり、複数拠点の業務量を合計すると1回あたり約75時間の業務時間の削減に成功しました。
RPAによる業務自動化ならアシロボにお任せください
業務自動化のサービスの中には、月額利用料が数十万円を超えるツールも少なくありません。しかしながら、中小企業を中心に、少ないコストで事務作業を自動化したいというニーズは根強く存在しています。そんなときにぜひおすすめしたいのが、低価格で業務を自動化できるRPAツールである『アシロボ』。アシロボの特色について紹介します。
業界最安値クラスで導入可能
アシロボは、月額5万円から利用が可能なRPAツールです。他の多くのツールは月額利用料が10万円以上であるため、アシロボは業界最安値クラスで導入することができます。さらに、月額5万円で2台セットの運用が可能なのも嬉しいポイントです。
また、初期費用も1法人1回限りの20万円がかかるのみで、追加で契約する（２台追加）場合は初期費用は必要ありません。低価格ながら充実した機能を備えているため、官公庁や大手企業などにも続々導入実績が拡大しています。
実践レベルまで習得できるセミナーも無料
RPAツールを活用する際には、活用のために必要な学習時間がコストになりがちです。アシロボでは、アシロボを業務レベルまで活用できるようになるためのセミナーが充実しています。
連日で実施している「EXCEL講座」や「WEB講座」といった内容を、無料で受けることができます。レベル別にセミナーを実施しているため、社員のITリテラシーに関わらずアシロボを活用することが可能です。
導入後の無料サポートも充実
RPAツールを導入したはいいものの、導入後にトラブルが発生してしまい、トラブル対応に工数が取られてしまった、ということは珍しくありません。また、「実現したい操作があるが、どのように自動化すればよいのかわからない」というケースもよくあります。
アシロボでは、そのような場合に備え、導入後の個別無料サポートを充実させています。サポートの回数制限や人数制限なども設定されていないため、納得がいくまで丁寧な操作説明を受けることができる点も、アシロボならではのメリットです。
まとめ
業務を効率化するための手段を始め、業務効率化に向けたツールの導入手順や活用方法などを解説しました。データ入力や集計処理といった単純な作業は、できる限りパソコンによる自動化を活用したいものです。また、自動化を行う際には自社にとって最適なツールを選んで自動化することが欠かせません。ぜひこの記事の内容を活用して様々な業務を効果的に自動化し、より一層業務の効率化を進めていきましょう。
