RPAの活用事例。業種・業務別の導入事例15選

RPAとは？

RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、ロボットによる業務自動化のことを意味します。作業手順を指示することによって、ロボットがブラウザやメールソフト、Excelなどのアプリを横断して行う作業を自動化できる技術です。
2016年ごろからRPAの導入が活発となり、働き方改革やコロナ禍でのリモートワークの増加に伴い、急激に導入が進んでいます。
受発注処理や在庫管理、経理業務など、作業手順が単純で判断を伴わず、繰り返し行われる作業をRPAは得意としています。

製造業のRPA活用事例

製造業でRPAが活躍している業務は、主に受発注処理や在庫管理、試験データの集計などの業務です。

これらの業務はほぼ毎日行われることに加え、大量のデータを扱うため、手作業では時間がかかりますし、入力ミスをすると大きなトラブルにつながる重要な仕事でした。

ここでは、製造業でのRPAの活用事例について紹介いたします。

顧客からの発注登録業務

ある製造業の受発注登録業務は、

1. お客様専用の発注管理システムにログイン
2. 受注情報を受注管理システムへ転記
3. 発注一覧表をPDF化
4. PDFをメール送信

という一連の流れがありました。転記ミスや記入漏れの危険性もあり、作業時間も多く取られてしまう業務です。

そこで、RPAを導入することによって、これらの業務を全てロボットが自動で行えるようになり、ミスの防止、作業者の精神的な負担の軽減にもつながりました。

出社が必要なFAX処理業務

送風機等の製造、各種インフラ、電機機器メンテナンス、設計開発などを行っている株式会社オンセックでは、顧客や仕入れ先からのFAXを紙で返信する業務があり、どうしても出社が必要でした。

そこで、RPAを導入するために紙ベースの書類を電子データに変更し、一連の作業を自動化しました。

作業フローの変更はせず、RPAで自動化した結果、出社の必要性が減り、スムーズにテレワークへの移行が可能になったようです。

詳しい事例はこちらからご確認ください。
アシロボで完全テレワークを実現／オンセック様

建築業のRPA活用事例

建築・建設業では現在、高度経済成長期に整備されたインフラの老朽化が進んでいる一方、人手不足や財政難でDXによるインフラの点検やメンテナンスの省力化・効率化は避けては通れない状況にあります。

建設業は現場での作業はもちろん、バックオフィス業務も膨大で、それらの業務を現場監督が手作業で行うということも少なくありません。

そのため、バックオフィス業務に追われて本来の現場での作業に支障が出る、残業が増えるなどが課題となっています。

ここでは、建築業のRPA活用事例について解説いたします。

受注案件登録業務

ある建設業者では、

1. 見積書・受注書を作成
2. 受発注管理システムに登録
3. 関係者にメール送信

といった業務を行っていました。複数のアプリ・システムを縦断しての作業のため、作業漏れや煩雑な作業で担当者の負担となっていました。

一連の作業をRPAで自動化することによって、不定期に起こる作業でも作業漏れを防ぐことができ、担当者の負担も削減することができました。

作業報告書共有業務

ある建築業者では、

1. 社内で作業報告をメールで送信
2. 帳簿システムに作業報告内容を登録
3. 指定の様式に書き出して、発注先に共有

といった業務を人の手で行っていました。1日に何百件とある報告内容を記載した報告書を発注先に共有しなければならないため、従業員の負担となっていました。

そこで、RPAを導入したところ、従業員は作業報告をメールで送信するのみで、ロボットがメールの内容を、発注者用のシステムに転記するよう自動化しました。

この結果、迅速に発注者に情報共有を行うことができ、従業員の負担も軽減しました。

小売業のRPA活用事例

小売業でも、発注作業や在庫確認など、単純作業のバックオフィス業務が多く、RPAを導入することによって業務効率化が進みやすいです。

ここでは、小売業のRPA活用事例を紹介いたします。

発注管理や在庫管理

オンラインショップ「plywood（プライウッド）」を運営する株式会社ベニヤでは、受注管理や在庫管理をRPAで自動化しています。

具体的には、社内の基幹システムとショッピングモールの管理画面を直接操作し、受注データの取り込みや在庫管理を行い、ルーティン作業を自動化させています。

ベニヤ様では、RPAを使用することによってテンプレートによる報告になり、受け手側が飽きてしまうことを避けるため、RPAにSkypeのアカウントを持たせ、「今日も暑いですね～」というような人間のようなメッセージを加えるなどの工夫をしているようです。

詳しい事例はこちらから
導入提案の答えはNO／ベニヤ様｜導入企業インタビュー｜中小企業向けRPA「アシロボ」

金融機関・銀行のRPA活用事例

申込者の情報照会

ある金融機関では、反社チェックを手作業で行っていました。

1. 反社チェックサイトで情報検索
2. 検索結果から、該当の情報を取得
3. チェック情報を集約のExcelに転記

これらの作業をRPAの導入により自動化することによって、不定期な業務でも作業漏れがなくなり、契約締結までのスピードが上がりました。

物流業界のRPA活用事例

物流業界では、ECサイトの普及やフリマアプリ、オークションサイトなどの人気が高まったことにより、業務の増加に拍車がかかっています。

物流業界というと配達業務に重点が当てられますが、実際にはバックオフィス業務も多く存在しており、業務負担となっていることも少なくありません。

そのため、RPAを導入することにより、人手不足の解消や作業効率の向上につなげやすい場合も多いのです。

ここでは、物流業界のRPA活用事例をご紹介いたします。

生産性の見える化

首都圏で食品物流を展開されている北王流通株式会社では、RPAの導入によりトラックドライバーの生産性を見える化し、業務手当制度を導入しました。

具体的には、各センターから届くドライバーの配送個数、配送店舗、配送時間、労働時間のデータを集計し、一人当たりの生産性を算出、その結果を一斉送信しています。

各ドライバーが翌朝に自身の生産性数値を見ることができ、「昨日は他の人より生産性が低かった」「昨日は良い結果だった」など、モチベーションアップにも繋がりました。

こうして集計した結果から、業務手当に反映し、好循環が生まれています。

詳しい事例はこちらから
アシロボRPAで生産性の見える化に成功／北王流通様｜導入企業インタビュー

経理部門の活用事例

これまで、業界別に活用事例を紹介してきましたが、部門ごとの業務に関するRPAの活用事例をご紹介いたします。

RPAが活用されやすい部門として、経理部門があげられます。経理部門では、入金処理や支払い金額の確認、売上集計業務など、ルーティン作業化している業務も多く、RPAで業務効率化を図りやすい作業が多くあります。

入金消込処理

経理部門でよくある業務として、

1. ネットバンキングにログインする
2. 指定日時の新着の入金を確認
3. メールで担当者に日時と入金額、振込元を送信

というような業務があります。

これらを手作業で行うとすると、担当者は毎日同じ作業を繰り返す必要がありますが、自動化すれば、入金がある必要な時にだけ作業することが可能になります。

ある経理部門では、上記の作業をRPAにより自動化し、1週間で100分近くの余剰時間を創出することに成功しました。

各部門の売上集計業務

経理部門では、CRMなどから情報を抽出し、整理するといった単純作業を行うことも多いでしょう。

ある経理部門では、

1. salesforceで登録情報を検索
2. 経理処理に必要なデータをダウンロード
3. ダウンロードしたファイルを指定の保存フォルダへ格納
4. ファイルを開いて経理処理に必要な金額をシステムに転記し、売上を集計

というような業務でRPAの導入により自動化しました。

毎日発生していた単純作業がなくなり、担当者の精神的負担と業務時間が大幅に削減できました。また、日常作業の自動化により、他の業務への対応時間を確保できました。

営業部門の活用事例

営業部門でも、顧客への売り込みやアポイント獲得、新規顧客開拓などの営業業務に加え、売上の管理や請求書の発行、申込書の作成など、バックオフィスでの業務が多く、本来行うべき人間にしかできない顧客とのコミュニケーションやフォローなどが後回しになってしまうことも少なくありません。

月末には営業活動をストップして営業担当者が書類作成などに時間をあてているという企業も多いのではないでしょうか。

ここでは、営業部門でRPAを導入した事例を紹介いたします。

売上ランキングデータの集計

営業部門で必要なのが、売上情報を集計し、ランキング形式で資料にまとめる業務です。

ある営業部門では、

1. 基幹システムで各部門、個人の売上情報検索
2. データをCSVでダウンロード
3. 営業会議資料としてまとめる

といった業務をRPAで自動化しました。

毎日必須の作業で一人の担当者が行っていた仕事だったため、休みが取りにくい状況でしたが有給消化が可能になり、働き方改革の推進につながりました。情報の取得漏れや、集計ミスがなくなり、資料データが正確になったというメリットもあったようです。

請求書発行

営業部門は、受注が決定した場合、請求書を作成し、フォルダに格納するという業務が発生します。

ある営業部門では、

1. システムで請求書を作成
2. 作成した請求書PDFに一定のルールで名前を付ける
3. 社内の担当者毎のフォルダへ保存

といった業務を自動化しました。

結果、短時間ですが定期的に負担となっていた業務がなくなり、営業担当者は顧客への対応や新規顧客への営業の時間に費やすことができるようになりました。

人事部門の活用事例

人事部門では、面接日程の調整や勤怠管理などのパソコン作業が少なくありません。

単純作業が多いことによって、本来人事が行うべき社員へのフォローやコミュニケーションが疎かになってしまう危険性もあります。

ここでは、人事部門でのRPAの活用事例をご紹介いたします。

勤怠管理システムデータの集計業務

人事部門では、勤怠管理システムのデータを集計する業務が毎月発生します。

具体的には、

1. 勤怠管理システムで情報検索
2. 勤怠実績をダウンロード
3. 社員ごとに勤怠時間・時間外労働を算出
4. 集計表に転記

といった作業が行われていました。これら一連の作業をRPA化することによって、作業負担が大幅に削減でき、1年間で約25時間の削減につながりました。

また、作業漏れや計算ミスが無いことから、ミスによる余分な作業が減ったり、担当者への精神的負担も軽減にも繋がります。

健康診断未受診者への督促通知

ある人事部門では、

1. 医療機関からの健康診断の受診結果ファイルをシステムに登録
2. 未受験者のデータをダウンロード
3. 健康診断未受診者へ催促通知をメールで送付する

といった業務が手作業で行われていました。1年間で必ず行われる作業であることや、従業員数が膨大かつ医療機関も数多く、残業時間も発生していた業務でしたが、全てRPAで自動化させることにより、業務時間を大幅に削減し、職員がメインの業務に集中できるようになりました。

自治体・官公庁のRPA活用事例

2021年4月に総務省が公表した「令和3年度「地方自治体におけるAI・RPAの実証実験・導入状況等調査」」によると、令和3年度では都道府県は91%、指定都市は95％、その他の市区町村では29%がRPAの導入が完了しており、実証中、導入予定、導入検討中を含めると約62%の自治体がRPAの導入に向けて取り組みを進めています。

では、実際に自治体でRPAがどのように使われているのか、事例を紹介いたします。

ふるさと納税受注業務

鹿児島県奄美市では、ふるさと納税の寄附情報の集約、出荷依頼、お礼状の作成等をRPAにより自動化しました。

奄美市では、ふるさと納税に関する業務において、

1. ふるさと納税サイトから新規の寄附データをダウンロード
2. 寄附者に対するお礼メール送信
3. ふるさと納税管理システムにログイン
4. ふるさと納税サイトから寄附データをアップロード
5. ふるさと納税管理システムでお礼品の出荷依頼をする
6. 寄附者に対するお礼状・受領書の帳簿をPDFで保存

というような一連の流れがありましたが、入力内容のチェックやシステム間で連携ができておらず、手作業で補完する必要があり、職員の大きな負担となっていました。

上記の作業をRPAに任せることにより、ふるさと納税受注業務では年間140時間の削減につながったようです。

また、定性的な効果として、操作ミスが無くなった、職員が別の業務を行うことで時間を有効活用できるようになった、RPAのシナリオを作ることで職員異動時の引継ぎも効率化したなど、さまざまなメリットがありました。

出典：自治体における RPA導入ガイドブック 総務省

残業時間・年休取得状況の管理業務

神奈川県小田原市では、職員の労務管理のため、各課で行っている超過勤務時間と年休取得状況の把握にRPAを導入しました。

職員の勤怠については庶務事務システムで管理していましたが、課ごとの状況を容易に確認できる機能は備わっていなかったため、管理者の負担となっていました。

RPA導入後は、庶務事務システムからダウンロードしたデータを使い、各課の実績をまとめ、管理者宛にメール送信を行う流れに変更し、一連の作業をRPAによって自動化しました。

その結果、業務時間を95.1%削減することができ、働き方改革の推進、作業ミスの防止、他住民サービス向上に関する業務に時間をあてられるようになったようです。

出典：自治体における RPA導入ガイドブック 総務省

RPA導入時のポイント

RPAツールを導入しただけでは、業務の自動化がすぐに進むわけではありません。ポイントをおさえて導入することによって、導入から自動化までをスピードアップさせることができます。

導入する際に気を付けたいポイントは主に3つあります。

• 業務の棚卸しを行い、自動化する業務を決める
• いきなりすべてを自動化しようとしない
• 企業全体で取り組む

下記にて、その詳細を解説するのでぜひ参考にしてください。

業務の棚卸しを行い、自動化する業務を決める

RPAを導入する際は、日々の業務の棚卸しを行い、どの業務を自動化するかを洗い出すことが肝心です。

例えば、交通費精算という業務では、「従業員がExcelに交通費を入力する」→「Excelをフォルダにしまう」→「担当者がExcelを開き、交通費の確認をする」→「修正が必要な場合は従業員に差し戻す」……などの細かい業務があります。

その中で、イレギュラーが少なく、繰り返し行われる作業を洗い出し、そこから自動化を行っていきましょう。

棚卸しを行うことで自動化したい業務が明確になりますし、業務の中に無駄がないかを見つけることにもつながるでしょう。

いきなりすべてを自動化しようとしない

RPAを導入したからといって、全ての業務が自動化するわけではありません。
いきなり全てを自動化しようとしてしまうと、シナリオ作成が複雑になってしまい、エラーが頻発したり、導入までに時間がかかってしまうことも多いです。

RPAを導入する際には、いきなり全てを自動化しようとはせず、小さな業務・一つの部署からスタートさせるようにしましょう。
小さく初めてノウハウを社内でためてから、徐々に範囲を広げるとスムーズです。

企業全体で取り組む

RPAを導入したは良いものの、エラーが起こってしまうということは珍しくありません。
そういった場合は、必ずメンテナンスや修正が必要になりますが、特定の人物だけしか調整できないという状況は避けるようにしましょう。

特定の社員や情報システム課などにメンテナンスを任せると、負担が集中してしまい、修正に時間がかかったり、放置されてしまったりする危険性があります。

企業全体でRPAの導入に取り組める環境や運用ルールを作り、現場でもメンテナンスを行えるようにしておくことが大切です。

RPAの導入でよくある質問

ここでは、RPAの導入に関するよくある質問を4つ紹介します。

RPAが得意な業務は？

RPAの得意な業務は、「手順やルールが決まっている定型業務」と「PC上で完結できる業務」の2つが挙げられます。

単調な作業を対象にRPAを導入することで正確に実行し、PC上で稼働できれば手動と合わせたRPA化が可能です。

具体的な例としては、「定期的な請求書や申請書の作成」や「メール内容をExcelにリストアップ」、「Web上の情報を定期的にまとめる」などがあります。

RPAが苦手な業務は？

一方、RPAの苦手な業務として、「ルールが決まっていない業務」「人の手による分析業務」「PC上で完結できない業務」の3つが挙げられます。

RPAを導入する際、業務内容をもとにしたシナリオの構築が必要不可欠であり、そのシナリオに沿って作業を実行します。

そのため、ルールがない業務やその都度考えて行わなければならない業務、人の手によって行う分析業務など、シナリオを作成できないような業務は自動化することができません。

RPAの導入メリットは？

RPAを導入するメリットは非常に多くあります。

そのなかでも特に大きなメリットは、「人的ミスが少なくなる」「人件費をはじめとしたコスト削減ができる」「人がコア業務に集中できる」「働き方改革を進めることができる」などが挙げられます。

RPAを導入することによって、業務効率化が図れるのはもちろんのこと、人によるミスの減少や従業員の不満解消、長時間労働の見直しなど、働きやすい環境づくりにもつながるでしょう。

RPAのメリットについて、詳しくは以下の記事で紹介しています。
RPAのメリットとデメリットの回避方法をわかりやすく解説

RPAにデメリットはある？

RPAのデメリットは、「メンテナンスや修理が必要不可欠であること」、「しっかりと管理できていないと生産性が低下する場合があること」、「判断が必要な業務はできないこと」の3つが挙げられます。

デメリットの対策として、メンテナンスや修理に関しては上述したように事前に研修を行っておき、誰でも行えるような状況を整えておけば解決できます。また、誰でもメンテナンスや修理ができれば管理しやすくなり、生産性低下を回避することが可能です。

RPAは人間のように考えて動くことはできないため、ミスに気付いたり、イレギュラーな対応はできません。あくまでも、教えた作業を繰り返すことができるツールとして利用しましょう。

RPAを導入する際はメリットだけでなく、デメリットを理解したうえで、検討するようにしましょう。

まとめ

この記事では、RPAの業界ごとの事例と、部門ごとの事例をご紹介いたしました。

アシロボでは、官公庁・上場企業様にも数多くご利用いただいているRPAツールです。上記で紹介した事例の他にも、数多くの業務改善をお手伝いしてきた実績があります。

また、価格も業界最安値クラスの月額5万円という低価格でありながら、導入サポートや操作説明会、アフターフォローも無料で充実していますので、プログラミング知識がない、IT人材が居ないという企業様でも、安心して導入いただけるRPAツールです。

現在、「煩雑な単純作業が多い」「業務効率化をしたい」「自社の業務は自動化できるのだろうか」など、お悩みの担当者の方は、導入前相談も随時行っておりますので、ぜひ一度アシロボにご相談ください。