COLUMN RPAコラム

RPA導⼊を検討・ご利用の企業様に向けたRPAの本質や基礎知識、
導⼊事例、成功のコツなど、RPAツールやアシロボについて等、様々な情報を掲載しています。

RPAで出来ること|どんな業務を自動化できるのか

RPAで出来ること|どんな業務を自動化できるのか

「デジタル化担当になったけど、何からはじめれば良い?」
「生産性向上や業務効率化って、どう取り組めば良い?」
そんな企業が抱える悩みは、RPAを導入することで解決できるかもしれません。

RPAによって、具体的にどんな業務を効率化できるのかをわかりやすく解説します。

RPAでできることとは?

RPA(Robotic Process Automation:ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、ロボットが手順を自動化することをいいます。ロボットというと、工場での作業を自動化するイメージが強いかも知れませんが、RPAが自動化するのはオフィスのパソコン作業です。

RPAでできることのうち、得意としているのは、「手順とルール」が決まっているパソコン業務です。人がいつものルールとして実行し、すでにルーティン化されている作業は、基本的にRPAが対応できると思って問題ありません。

例えば、

  • Aシステムの数値をBアプリに転記する
  • データから抽出した数値の集計作業をする
  • メールを起点として動作を実行する

といった作業です。
RPAができることと得意分野は、まるでアシスタントスタッフのごとく広範囲をカバーしています。

RPAについてより詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

RPAができる業務の具体例

実際に、どんな業務をRPAに代替できるのか、具体的な例を挙げてみます。

データ入力業務

営業システムに入力済みの注文データから一部の数値情報を抽出、毎月決まったタイミングで請求書作成システムに入力し請求書を作成、プリントアウトまでするといった作業です。RPAで自動化することによって担当者の作業時間を減らしサポートをするだけでなく、入力ミスの削減にも繋がります。

データ集計業務

マーケテイング部門が広告運用の費用対効果集計をする際、特定キーワードのCPA、CPCなどのデータをグーグルアナリティクスから抽出したり、数値をグラフ化するといったこともRPAで代替可能です。

また、人事部門で、社員の勤怠管理集計する場合であれば、勤怠システムから残業時間の数値を集計し、残業が多い従業員や部署をリストアップ。担当者へ確認するよう自動でメール送信をするといった複数のアプリケーションにまたがった業務もできます。

データの収集・反映業務

RPAは、データを集めてくるだけでなく、収集したデータの簡単な分析や検証をすることもできます。たとえば、こちらに記載されているEC事業者の競合価格調査なども、RPAの得意とするところです。また、集めた価格調査の情報を担当者にメールで通知する。チャットツールにアップすることも可能です。

複数のシステムやアプリにまたがった業務

  1. 営業管理システムに入力されている受注情報データをCSVファイルでダウンロードする
  2. ダウンロードしたCSVファイルを商品管理システムへ取り込み在庫を調整する
  3. 社内メーラーから担当者へ結果報告メールを送信する

と、システムやアプリ間をまたぐような、一連の作業もRPAに任せられます。
今までは自社専用にシステムを開発する必要がありましたが、RPAを導入すれば開発の手間もかかりません。

メール送受信

メーラーを立ち上げて社員が手作業していたメール業務さえも自動化が可能です

例えば、

  • 特定のメールアドレスから届いたメールに添付ファイルが付いていれば、決まったフォルダへ添付ファイルを保存する
  • テンプレートを使って担当者にメールを送信する

といった作業です。
さらには、タイマー設定によって、毎月発生する取引先への請求書メール送付などにも活用できます。RPAでは、宛先の間違いを防いだり、ファイルの保存元を誤ったり、そもそも作業を忘れてしまったりと言ったミス防止にも役立ちます。他にも、年末調整のような年に1度の業務では、担当者にとって久しぶりの作業となってしまい手順や処理を失念することもしばしばですが、RPAは一度覚えた手順やルールは、何年後であっても完璧に実行できます。

RPAでできないこととは?

RPAにもできないことはあります。それは、AI(人工知能)にイメージされる「自ら考えて判断する」ことです。RPAは、あくまで人の代わりの『手の役割』として、ルールと手順に基づいたルーティン業務において活躍します。

RPAでできないことをご紹介いたします。

自ら考えて判断すること

先述の通り、RPAはAI(人工知能)とは異なるものです。

そのため、作業の途中で設定にはないイレギュラーなことが起きた場合、自分で考えて次の作業を判断することはできません。
具体的には、「半角英数字で記入されるべき箇所に全角カナが入力された」といった状況です。人間が作業をしていれば入力ミスと判断できますが、RPAの場合はエラーが起きて作業がストップしてしまいます。
このような状況に陥った際には、RPA管理者にメールでエラーの報告が送られるように設定することはできます。途中から人間による作業に切り替えることで対処が可能です。

ルールの変更や複雑な作業

RPAにできない作業として二つめに挙げられるのが、ルールの変更・修正が多かったり煩雑な手順がある作業です。
ルーティン化された作業の中には、人間だからこそ判断ができる複雑な手順も存在します。それらを全てRPAの作業に組み込むのは難しく、エラーが頻発してしまうでしょう。
また、シーズンによって定期的にルールが変更されたり、ソフトウェアのバージョンによって手順を変える必要がある作業もRPAには向きません。
このような場合は、手順が変わらない単純な作業までをRPAで自動化し、途中から人の手に切り替えて効率化するといった方法で対処しましょう。

手書き文字や画像の解析

RPAは、メールなどのテキストデータから内容を読み取ることはできますが、手書き文字や画像から文字を抽出し解析することはできません。
RPAによって自動化する業務の中に、どうしても手書き文字や画像からの文字読み取りが必要となった場合は、別途画像認識ソフトなどを通してテキストデータ化し、苦手を補えるようにしましょう。

RPAのメリットとデメリット

RPAにできることとできないことが詳しくわかったところで、RPA導入によるメリットとデメリットを見ていきましょう。

RPAのメリット

RPAの最大のメリットは、時間がかかる単純作業を自動化することによって業務の効率化が図れるという点です。
RPAは決して、一人の社員のように自ら考え学習してくれるシステムではありませんが、社員のリソースを圧迫していた業務をまとめて引き受けてくれます。月末月初に残業をしていた業務をRPA化することにより、残業がなくなったというケースもあります。単純作業はRPAに任せて、人間にしかできない重要なコア業務に集中することで業績や成果をあげることにつながるでしょう。

RPAのデメリット

一方で、RPAにはデメリットもあります。
RPAの導入の進め方によっては、業務が属人化する可能性があります。例えば、RPA担当が一人しかおらず任せきりになってしまっていたり、他の人が見てもわかるようなシナリオの組み方をしていない場合です。
また、RPAで動かしているアプリケーションがシステム障害・ネットワーク障害などが原因で動作しなくなってしまった場合、RPAのシナリオが予期せぬ動作でエラーになってしまい、予定していた作業が完了しない可能性もあります。

社内のどの業務をRPAで自動化するかを考える際は、このようなデメリットも留意しつつ、対策を考えながら、進めていくことが重要です。

こちらで紹介した以外のメリットとデメリットに関しては、関連記事「RPAのメリットとデメリットとは?」をご覧ください。

RPAの導入事例

実際にRPAを導入することで、業務の効率化が成功した事例をご紹介いたします。

ECサイトの更新作業を効率化

オンラインショップやネット通販といったECサイトを自社で運営している企業にとって、ECサイトの更新作業は大変な業務負担となります。何万点といった商品ページごとに、日々の在庫数や価格を更新していかなくてはなりません。
RPAを導入すれば、倉庫で入力された在庫のエクセルデータから自動で商品ページへの更新が可能となります。さらには、セール等に伴う、夜間・休日の更新も可能となり、スタッフを深夜まで残業させたり休日出勤をさせることも無くなります。
在庫に限らず、金額の変更や商品写真の差し替えといった作業もRPAに任せられるのです。
ECサイトのように膨大なデータを常に最新に更新しなくてはいけない場合、人間による作業からRPAに切り替えることで肉体的・心理的な負担から解放できます。

受注情報の入力作業を効率化

ECサイトに限らず、自社サービスの受注情報を確認してExcelなどに入力するといった作業が朝のルーティンとなっている企業も多いのではないでしょうか。受注数が多ければ1〜2時間ほどかかり、コア業務の時間を圧迫してしまいます。業務量を予測しにくいという点でも、作業にあたる社員にストレスを与えてしまう可能性もあります。
このような作業も、RPAを導入することで自動化ができます。毎朝の1時間近い単純作業が自動ででき、かなりの効率化となりました。
さらに、RPAなら入力漏れや記載ミスといったヒューマンエラーも発生しません。ミスが許されない単純作業から解放され、受注内容から次の営業戦略を練るといった重要な業務に集中でき、業績アップにつながりました。

実際にRPAツール「アシロボ」を導入した企業様の声はこちらでご覧いただけます。
導入企業インタビュー一覧

まとめ

RPAによってできることとできないことについて、詳しく解説いたしました。
未来型の働き方とは、AIが目や頭脳の役割、RPAが手の役割を担う世界です。
この世界が近づけば近づく程に人的負担は減り、人は会議やお客様折衝、考える時間、クリエイティブな創造、そして休日や心の休息に当てる。これが、人間らしい環境と感じられる本当の意味での働き方改革であり、今後、あらゆる企業で当たり前になるべき働き方の在り方であると言えます。
自社の課題の中に、RPAで解決できる作業や業務、範囲はどこかを見据え、教師データ(AIに覚えさせる元データ)の不足するAIよりも先行して、業務効率と生産性向上の実現を目指す、デジタル化の第一歩を歩まれてはいかがでしょうか。

RPAの導入を具体的にお考えの方は、ぜひ「アシロボ」をご検討ください。
アシロボは、導入費用・月額利用料ともに低価格でありながら、高品質なサービスを提供しているRPAツールです。
官公庁でも導入されているほど、セキュリティ面での安全性も高く、多くの企業様に選ばれ導入されています。
RPAってどこのサービスが良いのかわからない……という方はぜひ、お気軽にお問合せください。

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