RPAでできること｜どんな業務を自動化できるのか

RPAでできることとは？

RPA（Robotic Process Automation：ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、ロボットが手順を自動化することをいいます。ロボットというと、工場での作業を自動化するイメージが強いかも知れませんが、RPAが自動化するのはオフィスのパソコン作業です。

RPAでできることのうち、得意としているのは、「手順とルール」が決まっているパソコン業務です。人がいつもの手順とルールを実行し、すでにルーティン化されている作業は、基本的にRPAが対応できると思って問題ありません。

例えば、

• Aシステムの数値をエクセルに転記する
• データから抽出した数値の集計作業をする
• メールに記載されている内容をシステムに登録する

といった作業です。
RPAができることと得意分野は、まるでアシスタントスタッフのごとく広範囲をカバーしています。

RPAについてより詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

RPAができる業務の具体例

実際に、どんな業務をRPAに代替できるのか、具体的な例を挙げてみます。

請求書作成業務

営業システムに入力済みの注文データから一部の数値情報を抽出、毎月決まったタイミングで請求書作成システムに入力し請求書を作成、プリントアウトまでするといった作業です。RPAで自動化することによって担当者の作業時間を減らしサポートをするだけでなく、入力ミスの削減にも繋がります。

さらには、タイマー設定によって、毎月発生する取引先への請求書メール送付などにも活用できます。RPAでは、宛先の間違いを防いだり、ファイルの保存元を誤ったり、そもそも作業を忘れてしまったりと言ったミス防止にも役立ちます。

発注リスト転記業務

また、お客様からメールで受信した発注リスト（Excel）を自社の受発注管理システムに転記を行ったり、お客様先のシステムを定期的に確認し、受注があれば、データをダウンロード。CSV形式のデータをエクセルで加工し、自社の基幹システムにインポートするという作業もRPA化できます。

広告レポート作成

マーケテイング部門が広告運用の費用対効果集計をする際、特定キーワードのCPA、CPCなどのデータをグーグルアナリティクスから抽出したり、数値をグラフ化するといったこともRPAで代替可能です。

勤怠集計・通知

また、人事部門で、社員の勤怠管理集計する場合であれば、勤怠システムから残業時間の数値を集計し、残業が多い従業員や部署をリストアップ。担当者へ確認するよう自動でメール送信をするといった複数のアプリケーションにまたがった業務もできます。

競合の価格調査

RPAは、データを集めてくるだけでなく、収集したデータの簡単な分析や検証をすることもできます。たとえば、EC事業者の競合価格調査なども、RPAの得意とするところです。また、集めた価格調査の情報を担当者にメールで通知する。チャットツールにアップすることも可能です。

受注情報・在庫確認業務

RPAは、複数のシステムやアプリにまたがった業務も任せられます。

1. 営業管理システムに入力されている受注情報データをCSVファイルでダウンロードする
2. ダウンロードしたCSVファイルを商品管理システムへ取り込み在庫を調整する
3. 社内メーラーから担当者へ結果報告メールを送信する

今までは自社専用にシステムを開発したり、人間が手作業でデータを連携する必要がありましたが、RPAを導入すれば開発の手間や無駄な工数がかかりません。

経費精算集約

メーラーを立ち上げて社員が手作業していたメール業務さえも自動化が可能です

例えば、

• 特定のメールアドレスに【経費精算】という件名で届いたメールに添付ファイルが付いていれば、決まったフォルダへ添付ファイルを保存する
• テンプレートを使って担当者にメールを送信する

といった作業です。

他にも、年末調整のような年に1度の業務では、担当者にとって久しぶりの作業となってしまい手順や処理を失念することもしばしばですが、RPAは一度覚えた手順やルールは、何年後であっても完璧に実行できます。

入金確認業務

毎月月末に集中して作業が発生する入金確認業務もRPA化が可能です。まず、ネットバンキングにログインし、入金リストのCSVをダウンロード。新しい入金があれば、該当する顧客を管理システムで検索し、入金チェックを入れ、担当者に通知を送ります。

その他にも、具体的事例は以下の資料よりご確認いただけます。

RPAでできないこととは？

RPAにもできないことはあります。それは、AI（人工知能）にイメージされる「自ら考えて判断する」ことです。RPAは、あくまで人の代わりの『手の役割』として、ルールと手順に基づいたルーティン業務において活躍します。

RPAでできないことをご紹介いたします。

自ら考えて判断すること

先述の通り、RPAはAI（人工知能）とは異なるものです。

そのため、作業の途中で設定にはないイレギュラーなことが起きた場合、自分で考えて次の作業を判断することはできません。
具体的には、「半角英数字で記入されるべき箇所に全角カナが入力された」といった状況です。人間が作業をしていれば入力ミスと判断できますが、RPAの場合はエラーが起きて作業がストップしてしまいます。
このような状況に陥った際には、RPA管理者にメールでエラーの報告が送られるように設定することはできます。途中から人間による作業に切り替えることで対処が可能です。

ルールの変更や複雑な作業

RPAにできない作業として二つめに挙げられるのが、ルールの変更・修正が多かったり煩雑な手順がある作業です。
ルーティン化された作業の中には、人間だからこそ判断ができる複雑な手順も存在します。それらを全てRPAの作業に組み込むのは難しく、エラーが頻発してしまうでしょう。
また、シーズンによって定期的にルールが変更されたり、ソフトウェアのバージョンによって手順を変える必要がある作業もRPAには向きません。
このような場合は、手順が変わらない単純な作業までをRPAで自動化し、途中から人の手に切り替えて効率化するといった方法で対処しましょう。

手書き文字や画像の解析

RPAは、メールなどのテキストデータから内容を読み取ることはできますが、手書き文字や画像から文字を抽出し解析することはできません。
RPAによって自動化する業務の中に、どうしても手書き文字や画像からの文字読み取りが必要となった場合は、別途画像認識ソフトなどを通してテキストデータ化し、苦手を補えるようにしましょう。

どこまでRPA化するといいか？

このように、業務を自動化できるRPAですが、全ての業務を完全自動化できるわけではありません。間違いがないか人間が最終確認をしたり、イレギュラーな対応等、「ルールと手順」が決まっていない業務は、人間が行う必要があります。

ここでは、具体的な事例とともに、どこまでRPA化するといいのかをご紹介します。

請求書作成の例

自社の受注管理システムから毎月月末に請求書を発行する業務を自動化していたとします。システムから転記を行い請求書を作成する作業は、一つひとつ手作業で請求書のエクセルファイルにコピー＆ペーストする必要がないため、RPAで自動化することのメリットは大きいです。人間が行うと単調な作業ほどミスが出やすいため、ミスの防止にも繋がります。しかし、顧客との関係で今月はイレギュラーな対応（追加費用や値引き）が発生するという場合もあります。出来上がった請求書を印刷する前、もしくはメールでお客様に送信する前に、目視チェックは人間が行うという方法で、RPAと人間の作業を分担するのが、RPAの良い活用方法と言えるでしょう。

入金消込作業の例

インターネットバンキングにログインし、銀行口座に入金があったら消込を行うという作業もRPA化することができます。しかし、お客様先で振込金額を間違えたり、イレギュラーな請求があり金額がシステムと違う場合も発生します。イレギュラーがあるからRPA化できないと思ってしまいがちですが、100件あるうちの、80件をRPAが消し込み作業をし、残りの20件は確認ができないデータとしてRPAが人間に通知を行うということも可能です。
すべて自動化しようとせず、RPAにできるところはRPAに任せるという考え方を持つと良いでしょう。
人間に例えると、新人さんにできるところまでお願いし、残りはベテランさんがチェックするというような役割分担のイメージです。100件のうち80件でも自動化できれば、かなりの省力化に繋がります。

RPAのメリットとデメリット

RPAにできることとできないことが詳しくわかったところで、RPA導入によるメリットとデメリットを見ていきましょう。

RPAのメリット

RPAの最大のメリットは、時間がかかる単純作業を自動化することによって業務の効率化が図れるという点です。
RPAは決して、一人の社員のように自ら考え学習してくれるシステムではありませんが、社員のリソースを圧迫していた業務をまとめて引き受けてくれます。月末月初に残業をしていた業務をRPA化することにより、残業がなくなったというケースもあります。単純作業はRPAに任せて、人間にしかできない重要なコア業務に集中することで業績や成果をあげることにつながるでしょう。

RPAのデメリット

一方で、RPAにはデメリットもあります。
RPAの導入の進め方によっては、業務が属人化する可能性があります。例えば、RPA担当が一人しかおらず任せきりになってしまっていたり、他の人が見てもわかるようなシナリオの組み方をしていない場合です。
また、RPAで動かしているアプリケーションがシステム障害・ネットワーク障害などが原因で動作しなくなってしまった場合、RPAのシナリオが予期せぬ動作でエラーになってしまい、予定していた作業が完了しない可能性もあります。

社内のどの業務をRPAで自動化するかを考える際は、このようなデメリットも留意しつつ、対策を考えながら、進めていくことが重要です。

こちらで紹介した以外のメリットとデメリットに関しては、関連記事「RPAのメリットとデメリットとは？」をご覧ください。

RPAの導入事例

実際にRPAを導入することで、業務の効率化が成功した事例をご紹介いたします。

ECサイトの更新作業を効率化

オンラインショップやネット通販といったECサイトを自社で運営している企業にとって、ECサイトの更新作業は大変な業務負担となります。何万点といった商品ページごとに、日々の在庫数や価格を更新していかなくてはなりません。
RPAを導入すれば、倉を常に最新に更新しなくてはいけない場合、人間による作業からRPAに切り替えることで肉体的・心理的な負担から解放できます。

受注情報の入力作業を効率化

ECサイトに限らず、自社サービスの受注情報を確認してExcelなどに入力するといった作業が朝のルーティンとなっている企業も多いのではないでしょうか。受注数が多ければ1〜2時間ほどかかり、コア業務の時間を圧迫してしまいます。業務量を予測しにくいという点でも、作業にあたる社員にストレスを与えてしまう可能性もあります。
このような作業も、RPAを導入することで自動化ができます。毎朝の1時間近い単純作業が自動ででき、かなりの効率化となりました。
さらに、RPAなら入力漏れや記載ミスといったヒューマンエラーも発生しません。ミスが許されない単純作業から解放され、受注内容から次の営業戦略を練るといった重要な業務に集中でき、業績アップにつながりました。

 

実際にRPAツール「アシロボ」を導入した企業様の声はこちらでご覧いただけます。
導入企業インタビュー一覧

また、その他のアシロボの利用事例は以下よりダウンロードいただけます。業務の発見にご活用ください。

まとめ

RPAによって、できることとできないことについて、詳しく解説いたしました。
未来型の働き方とは、AIが目や頭脳の役割、RPAが手の役割を担う世界です。
この世界が近づけば近づく程に人的負担は減り、人は会議やお客様折衝、考える時間、クリエイティブな創造、そして休日や心の休息に当てる。これが、人間らしい環境と感じられる本当の意味での働き方改革であり、今後、あらゆる企業で当たり前になるべき働き方の在り方であると言えます。
自社の課題の中に、RPAで解決できる作業や業務、範囲はどこかを見据え、教師データ（AIに覚えさせる元データ）の不足するAIよりも先行して、業務効率と生産性向上の実現を目指す、デジタル化の第一歩を歩まれてはいかがでしょうか。

RPAの導入を具体的にお考えの方は、ぜひ「アシロボ」をご検討ください。
アシロボは、導入費用・月額利用料ともに低価格でありながら、高品質なサービスを提供しているRPAツールです。
官公庁でも導入されているほど、セキュリティ面での安全性も高く、多くの企業様に選ばれ導入されています。
RPAってどこのサービスが良いのかわからない……という方はぜひ、お気軽にお問合せください。